關于辦公室工作精細化管理的探討

摘 要 隨著科學技術的快速發展，企業科學管理、創新管理步伐加快，規范化、精細化管理對企業提升辦公室管理質量具有較大促進作用，不僅能夠降低管理成本，促使辦公室管理達到預期目標，對于個人來說精細化管理的實施，也利于養成自我管理的良好行為習慣對于個人工作效率的提高也有重要意義。因此，本文介紹了辦公室管理的特點以及精細化管理視角下的辦公室管理的必要性，分析了辦公室管理質量存在一些問題，同時提出了精細化管理視角下辦公室管理的策略，以期提高辦公室工作的效率和質量。

關鍵詞 辦公室工作;精細化;管理;分析

1 辦公室管理特點

1.1 約束性與規范性

辦公室管理在通過實施嚴格的規章制度達到預期目標，確保管理工作順利實施。主要是規章制度起到約束與規范的作用，能夠規范管理人員的行為，從而提升管理效率，以此適應企業發展需求。

1.2 政治性與原則性

辦公室管理工作要求管理人員在管理期間應遵循一定原則，并且應具有較高的政治觀念，只有這樣才能使管理工作向正確的方向發展，才能提高其責任感與使命感，并且注重自身知識積累與綜合素質的提升。

1.3 無私性與連接性

因為管理的目標主要是以企業利益為重，所以工作人員在此基礎上應遵循廉潔自律、公私分明原則，才能夠提高辦公室管理效率。因此辦公室管理具有無私性與連接性特點，需要管理人員提升自身思想覺悟，抵御各種利益誘惑，這對辦公室管理質量的提升具有較大促進作用。

1.4 服務性與奉獻性

辦公室工作人員具有重要的服務屬性，服務領導、服務企業、服務其他部門等，辦公室工作管理處于承上啟下、上傳下達、溝通協調、樞紐橋梁、綜合性的“窗口”， 既要方方面面、全方位、開放型、處理好關系，又要適應工作的千頭萬緒，把握好輕重緩急，做到不遺漏、不誤事，出成績時大家可能都是無名英雄，堅守崗位積極奉獻以更高標準、更高要求，更好地做好辦公室工作[1]。

2 精細化管理視角下的辦公室管理的必要性

在精細化管理視角下，辦公室管理是企業發展過程中的重要部分，這在一定程度上體現了企業科學發展理念。從微觀角度分析，辦公室管理應當端正管理態度，細化管理過程。這不僅僅是一種管理理念，也是健全企業文化一部分。企業辦公室管理規范化、精細化以及個性化管理對企業提升辦公室管理質量具有較大促進作用，不僅能夠降低管理成本，提高工作人員工作效率，并且通過管理化結構、精細化結構、個性化層次三層管理模式相互制約與補充，使管理效率與質量得到提高。除此之外，通過不斷學習實踐細化管理內容，為構建規范、高效的管理機制與體系，落實企業持續發展觀念，實現辦公室管理質量的提升，這對企業未來發展具有一定重要性。

3 精細化管理視角下辦公室管理存在的問題

3.1 權責不統一

一些企業在辦公室管理的過程中，會出現權責不統一問題，致使在管理期間產生沖突，主要因為管理人員責任意識偏低，在解決管理問題的過程中，很難尋找到有效的管理方法，只是將管理問題匯報上級。此外，不同部門之間沒有高效的溝通與交流，并未明確辦公室管理人員自身工作范圍，導致崗位職責無法確定，以至于出現互相推諉現象，從而難以提高辦公室管理質量。

3.2 對辦公室管理認識不足

我國較多企業在辦公室管理的過程中，將重心放在提高質量方面，在一定程度上忽略了工作人員自身管理水平，并且對管理具體內容認識不足，導致管理質量無法得到有效提升。此外，一些管理人員以消極心態面對管理工作，對管理中的一些問題與要求很難以積極心態解決，導致在管理期間懶散情況的發生，不但阻礙了辦公室管理順利實施，而且對整個企業的發展產生較大影響。

3.3 管理意識偏低

在辦公室管理的過程中，一些管理人員管理意識有待提升，主要體現在很難實施一些管理制度，即便實施，力度也無法達到要求，其主要原因便是管理人員管理意識普遍較低，管理者普遍認為，辦公室管理只需將日常工作做好即可，從而在工作中存在懶散行為，導致管理期間出現不同問題，嚴重影響不同部門之間的正常溝通與交流[2]。

3.4 管理制度不完善

管理是嚴格的“愛”，對提高辦公室精細化管理質量具有較大促進作用。然而，在實際管理中企業管理制度不完善，會導致管理效率無法得到有效提升，致使面對管理問題很難將責任具體到人，同時獎罰制度不明確，這在一定程度上降低了管理工作人員的工作積極性。

4 精細化管理視角下辦公室管理策略分析

4.1 制度化推動精細化

企業應在精細化管理的基礎上提升管理水平，落實精細化思想，以此使管理人員從思想上認識到管理的重要性，這也需要以科學的制度管理作為保障。此外，在辦公室管理的過程中，還應定期或不定期分析與總結日常管理經驗，并形成一套規范化的工作制度，這對提高辦公室管理人員精細化水平具有較大的促進作用，比如在辦公室會議管理的過程中，需要將會議目的、會議申請以及意義等環節歸納成一套會議管理體系，為后續會議管理質量的提高奠定良好的基礎。

4.2 強化協同意識，應用流程與標準化理論

我國企業辦公室管理需要不同部門之間良好的協同與配合，只有這樣才能實現辦公室精細化管理，對此，需要各部門工作人員具有較高的協同化意識，并且在此基礎上注重投入與產出關系，同時嚴格控制管理成本，以此確保辦公室精細化管理工作效率與質量。此外，還應將精細化管理理念融入管理中，并對不同管理工作進行合理的分解，對分解后工作順序實施梳理，確保不同工作環節之間的銜接性。

4.3 完善企業文化大力培育精細化文化

企業文化是企業發展過程中較為重要的部分，能夠提高工作人員的積極性，并增強其歸屬感，因此進行辦公室管理工作時應該融入文化建設，開展相關文化活動，宣傳辦公室管理精神，并通過會議、年會的方式對管理價值觀念進行充分解讀和宣傳，從而提高工作人員的歸屬感與凝聚力。辦公室精細化管理氛圍，能夠帶動每一個人對于工作的精細化要求。反過來，每一個人都按精細化管理對自己要求，形成一種良好風尚，也將大力促成整個辦公室管理的精細化，同時對于個人職業生涯和規劃具有積極效應。辦公室精細化與個人精細化互為促進。

4.4 構建崗位目標責任制度

在辦公室管理的過程中，首先需要明確管理責任與目標，構建崗位目標責任制度，對工作任務制定嚴格的標準，使工作人員在日常工作中根據標準進行管理。對于一些程序化較強的工作，應當界定工作責任與目標，使每個工作環節責任落實到人，同時對工作目標實施總結，以此使辦公室管理模式更加細化。

4.5 應用辦公室自動化系統

當前，科學技術日新月異，互聯網不斷發展，企業要想提高辦公室精細化管理質量，應當應用辦公室自動化管理系統。此外，辦公室精細化管理的主要目標是明確工作責任，通過規范化管理，將成本控制在一定范圍內，以此實現企業經濟效益。根據企業實際發展情況，在對辦公室職能分配的過程中應根據不同特點，賦予辦公室在企業中的樞紐角色。除此之外，將信息技術應用到辦公室管理中，能夠使各種信息及時傳遞，并且可將煩瑣的管理工作難度降低，為辦公室管理質量的提升奠定良好的基礎。

4.6 量化管理科目

我國企業在進行辦公室管理的過程中，實效性與延續性很難較好實現，處于一種模糊狀態。辦公室管理人員在管理期間，一般情況下根據自身經驗管理，在一定程度上對管理量化不夠重視，很難使管理科目進行有效量化。為此，首先需要改革傳統管理模式，再對管理科目進行實時性量化，同時詳細劃分管理任務，以此為管理精細化和管理質量的提高提供依據。在辦公室管理的過程中，相關部門應當有效配合，并對工作流程實施革新與優化，從而提升辦公室管理水平。

此外，因辦公室管理具有較高的針對性，在實際管理的過程中，首先明確崗位職責，對臨時管理任務需要指派專業管理人員負責，這在較大程度上能夠確保辦公室管理工作的有序進行，以此為辦公室管理質量的提升奠定良好的基礎，這對企業整體管理效率的提高具有較大促進作用。

5 結束語

綜上所述，我國企業在精細化管理背景下，辦公室管理存在一些問題，為此需要構建合理的崗位目標責任制度，并且在此基礎上實現辦公室自動化管理。同時，還應提高辦公管理人員服務模式意識，形成濃郁積極氛圍，細化管理內容，最大程度保障企業高效運轉，同步實現個人價值。這在較大程度上能夠確保企業正常運行。此外，管理人員還應認識到提升辦公室管理質量對企業未來發展的重要性，逐步使管理模式向精細化管理方向發展，只有這樣才能提升辦公室管理效率與質量，為企業未來發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1] 許研.淺議精細化管理在辦公室內務工作中的應用[J].現代經濟信息，2019（30）：111.

[2] 王文棟.淺析國有企業辦公室工作的精細化管理[J].商情，2019 （2）：155.

作者簡介：

龔海丹（1991-），女，廣西興安人;學歷：本科，職稱：助理政工師，現就職單位：資源縣水利電業有限公司，研究方向：文秘。