信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略分析

劉渭彬

摘 要 信息時代的到來，既為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，同時也為檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇。本文基于信息時代的重要特點，即信息的重要價值，信息的開放性及思想的開放性等探究此時代背景下，檔案管理工作需具備的服務性功能，并提出以開明與包羅萬象的思想廣開言路、善取民意，以此豐富檔案信息同時挖掘信息深度，建立信息時代富有時代鮮活氣息的檔案信息，與時俱進地開辟檔案管理工作新內(nèi)容新方法。

關(guān)鍵詞 信息時代;檔案管理;創(chuàng)新;策略

隨著時代的進步和發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)深入到社會經(jīng)濟生活的各個方面。在辦公愈發(fā)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的時期，檔案管理工作也從紙質(zhì)媒介的保管轉(zhuǎn)化到信息化、數(shù)字化的數(shù)據(jù)管理模式。因此，檔案管理工作從工作思維到開展工作的方式方法，乃至對工作的思想轉(zhuǎn)變都面臨著全方位地改變與革新。本文從此三方面試論之[1]。

首先，信息時代，檔案管理工作要正本清源，從轉(zhuǎn)變工作思路面對檔案信息的管理開始，革新對檔案管理工作的認知與觀念，開發(fā)檔案信息的服務性功能，創(chuàng)新工作內(nèi)容和工作方法。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理者需要按照紙質(zhì)檔案資源特點，對其進行編號、分類和保存及查詢等工作，工作量較大，但工作內(nèi)容及工作細則相對簡單，工作思維在長時間的工作中易固化。其檔案一方面注重于保存，另一方面為便于查詢注重檔案保存的秩序性，整體上看，工作的主導思路和思想是有序地保存檔案，交涉對象一般是配合對公服務，一般情況下，即便是本人也不能隨意調(diào)看自己的檔案。但，在信息化時代，一切都煥然一新了。檔案管理工作，不再局限于保管和查詢，將更多地發(fā)揮其服務性功能。檔案管理工作，一方面要對檔案進行信息化處理，并利用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)對檔案信息進行重新編制與存儲，同時，為適應時代的發(fā)展和要求，檔案信息管理工作也將向服務性功能轉(zhuǎn)變[2]。

在信息時代里，尤其是大數(shù)據(jù)的使用，信息成為主導成敗的關(guān)鍵因素。社會的發(fā)展，激烈的競爭中，成敗往往取決于信息的占有率及對信息的分析判斷的準確性。因此，信息，不再像以往的時代中毫無生氣、無所作為，而是隨著時代的發(fā)展變得炙手可熱、大有可為。其中，檔案信息，是兼具權(quán)威與深度的信息，無論是要了解一個人，還是要了解一些社會現(xiàn)象，乃至理解歷史源流，等等，都可以從檔案信息中找到可供深思的重要線索或內(nèi)容，甚至可以通過檔案信息的分析找出某些現(xiàn)象的根源所在。無論是世風的發(fā)展與演進，還是以往時代人們思想的共性體現(xiàn)，或是追尋從前世代中的重要因素，從檔案信息中都能找到痕跡，甚至能找到根源。因此，檔案信息在信息時代已經(jīng)脫盡字面記錄的表面塵埃，綻放出字里行間中所蘊含的光芒。對檔案信息的理解，也必將從特殊時代中的保守與封閉走向真實、開明，為社會的進一步發(fā)展發(fā)揮其重要作用。因此，檔案信息管理工作，可以從檔案信息在信息時代里所發(fā)揮的不同的社會意義，挖掘檔案信息的服務性功能及其特殊性，革新工作思想和工作思路，開展具有適應時代發(fā)展和具有社會價值與社會意義的管理工作[3]。

其次，在信息時代，尤其是大數(shù)據(jù)已然來臨的時期，可以在原有檔案信息的基礎上，利用互聯(lián)網(wǎng)，廣開言路，鼓勵民眾一同參與到檔案信息的管理中來，挖掘信息深度，豐富信息內(nèi)容，為檔案管理工作賦予鮮活的時代性特征，創(chuàng)新檔案管理工作。為此，一方面，可以通過開放一定的權(quán)限，令民眾在一定范疇內(nèi)對檔案信息進行自由查詢和了解并開放留言平臺或其他形式的發(fā)聲渠道，客觀地了解檔案信息在民間的形象及其他層面的價值;另一方面，檔案管理者也可以通過某主題發(fā)起討論，通過留言或?qū)懶?，抑或相關(guān)的門戶或平臺等多種網(wǎng)絡通道，鼓勵民眾自由上傳所了解的相關(guān)內(nèi)容，或?qū)δ承n案信息中的內(nèi)容以注釋的方式加以解讀、糾正或修飾，采收民眾意見，及其反應的其他與檔案信息相關(guān)的內(nèi)容，從而為檔案信息的豐富和矯正提供參考，通過檔案管理部門的研究和討論，為檔案信息甄選有價值和有意義的信息，為檔案管理在新時代中獲得嶄新而鮮活的生命力，促使檔案管理工作與檔案一同走向新生[4]。

再次，在信息時代，檔案信息管理工作也要注重其信息的保護與安全。信息時代，信息有時候是黃金，有時候卻是刀槍。公正地使用信息，可以為社會做出積極有意義的貢獻，但若作為工具進行不道德的勾當，則可能如利劍一般對人或企業(yè)，甚至國家造成傷害。因此，在信息時代，檔案信息的管理工作在進行信息化處理時，要注重對數(shù)據(jù)的安全防護，為和諧社會的發(fā)展與推進做出貢獻[5]。

總而言之，信息時代，一切都變得不同以往，非同尋常。檔案管理工作也隨著信息時代的到來，演變出全新的價值，同時也面臨著更新工作思路及思想，革新工作內(nèi)容，創(chuàng)新工作方法等方面的挑戰(zhàn)和機遇。在信息時代，大數(shù)據(jù)的應用，為檔案管理工作從檔案信息的價值認知、檔案信息的處理到檔案信息的挖掘及豐富，都開辟了新的領(lǐng)地，促使檔案管理工作從被動的配合應用走向主動的信息建設，發(fā)揮其社會價值及社會意義。信息時代，是思想愈發(fā)開明的時代，也促使檔案信息管理工作可以擺脫固有的桎梏走向民眾，走進民眾，并通過更為開明和包羅萬象的思想，為檔案信息的豐富性與深邃性，乃至檔案信息的完整性賦予了新的生命力，是在信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的根本途徑，也是檔案信息管理工作不斷走向新生的原動力。

參考文獻

[1] 謝志勛.新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題[J].文教資料，2019（3）：135-136.

[2] 吳頔.信息時代檔案工作者應具備的素質(zhì)探析[J].決策與信息，2015（29）：243.

[3] 王艷娟.探究提高檔案管理科學化水平的有效[J].決策與信息旬刊，2016（10）：209.

[4] 馬麗榮.檔案管理工作的現(xiàn)實困境與創(chuàng)新模式研究[J].決策與信息旬刊，2016（12）：220.

[5] 王洪濤.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理研究[C].決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學術(shù)研討會.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學術(shù)研討會”論文集（上）.煙臺：煙臺市牟平區(qū)招生辦公室，2017：63.