淺談事業單位的檔案管理工作

高坤

摘 要：檔案工作規范化，標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。

關鍵詞：規范化;標準化;檔案管理;文書處理;基礎工作

檔案管理是單位日常工作中最基礎性的工作，也是一項非常重要的工作。對于工作人員的流動性大的事業單位，檔案比工作人員能夠更好地為事業管理工作的連續性提供重要的基礎參考數據。借助檔案資料，能夠使管理人員更好地了解該項工作的過去，把握現在，更好地謀劃未來。通過對檔案資料的研究，可以少走彎路，取得事半功倍的成果。

現實情況是，事業單位的檔案工作遠遠沒有得到應有的重視。多數單位普遍做得較好的是榮譽檔案。對于本單位各項工作的各個歷史時期所取得的成績，比如：以本單位或本單位內部機構的名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作活動中獲得的獎狀、錦旗、獎牌、獎杯、錦旗等;上級領導知名人士來本單位參加表彰獎勵活動的題詞、書畫、照片、錄音帶、錄像帶等;上級領導和名人來本單位參加表彰大會所形成的錄音帶、錄像帶、照片、底片、光盤等，主要領導接見頒獎視察慰問獲得榮譽的集體和個人，有先進集體和個介紹經驗、載譽歸來 外地外系統取經學習的活動等內容;本單位的科研成果證書及獎牌等，其他與表彰獎勵有關的實物等收集齊全，歸檔及時。而單位的工作檔案、人事檔案等諸多方面往往歸檔范圍不清楚，建檔不完整，查閱困難。檔案管理工作存在許多亟待改進的地方。

一、存在的主要問題

（一）重視程度不夠，多數單位沒有專職檔案工作人員

單位領導對檔案管理的重要性沒有足夠認識，或者雖然認為檔案管理工作很重要，但是在工作安排上，卻沒有足夠重視。對檔案管理工作被動應付，更談不上加強服務。事業單位由于編制少，往往是一人兼數職，從事檔案管理工作的人員更是一人多崗，有的沒有經過崗前培訓，不能很好地適應檔案管理工作的需要。

（二）時緊時松，管理制度不完善

一些事業單位對于檔案的管理沒有形成完整的制度，有的單位對于資料收集抓一時，急時抓一抓，過了就不過問，檔案工作形同虛設。有的單位，具體工作有人做，但是條條塊塊，互相分割，分散管理，沒有有效銜接。有的雖然設立了檔案室，但是沒有查閱、登記制度，沒有系統管理和應用。

（三）方法簡單，技術落后，科學化管理水平低下

相比較大型企業的信息化、自動化管理，電子檔案非常普及的狀況，有的事業單位的檔案還適應不了現代化的需求。部分事業單位的管理依然運用落后的手工整理。檔案管理工作要求對立卷歸檔的文件資料進行編目。手工整理，占用工作人員時間長，效率低，并且容易出差錯。更不容易滿足全面開發查閱，提高檢查速度，確切地說，不能保證查閱的準確率和全面率。有的事業單位配備了部分設備，但是檔案資料的歸檔、管理、使用達不到科學、有序、快速、準確。

二、加強檔案管理的措施

（一）提高對檔案管理工作的認識，配備具有專業素質的工作人員

科學的檔案管理能有效印證事業單位的科技成果及管理水平的高低。檔案管理如果出現混亂，必定會給單位帶來管理上的隱患。事業單位的管理者，應當充分認識到檔案管理工作在單位建設的重要作用，切實增強做好單位檔案工作的使命感和責任心，進一步明確做好檔案工作是各級各單位義不容辭的責任和義務。單位頂層設計中要有檔案管理工作的位置，把檔案管理工作提上議事日程，制定相應的制度，配備相應的工作人員，明確工作要求和責任。確保單位檔案管理工作有人管，工作有人做，使檔案管理工作有序的開展。定期檢查檔案工作，引導全體人員加強對檔案工作重要性的認識，提高工作技能，以帶動單位檔案管理工作的發展。

（二）建立健全管理制度，使檔案管理工作常態、規范化

檔案管理工作不能一時松一時緊，要有完善的制度做保障。事業單位應逐漸建立起科學化管理檔案的制度，可依據國家有關檔案管理規定，結合本單位實際情況，制訂出相應的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉出、銷毀等具體規定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深人學習，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發展需要為準則，為檔案的作用發揮提供支撐。同時，加強檢查和監督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。

（三）要有必要的投入和培訓，提高運用先進技術的能力與水平

單位要致力于檔案管理的科學化建設，依托計算機、網絡等信息化工具加強檔案的管理。組織技術力量有針對性的學習使用檔案管理軟件系統。單位提供相應的經費，向檔案管理工作好的單位學習、借鑒，學習使用先進的檔案管理軟件，適應多種文字存儲格式、支持實時瀏覽、具備互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表等的控制與管理的需要。對于電子檔案的存儲、復制要嚴格控制，將紙質檔案和電子檔案有效結合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規范化、完整化、系統化的檔案體制。

選好用強檔案管理人員。盡量安排細心、勤奮好學、喜歡檔案管理工作的人員從事檔案管理工作。保障檔案管理人員穩定。強化業務知識培訓，增強檔案管理人員的業務素質與能力。積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵自學檔案管理知識，從時間和經費上給予保障。并注重平時工作中的幫帶督導，培養檔案管理人員發現問題，解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質。

綜上所述，檔案管理是事業單位一個重要基礎性環節，單位領導應給予高度重視，建立完善相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業單位管理的高效化。

參考文獻

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