工程建設項目檔案創新管理措施探討

王靜

摘 要：工程建設項目檔案涵蓋中標通知書、施工合同、開工報告、施工技術交底記錄等開工前資料以及項目施工全過程產生的各種技術類、管理類與質量驗收資料。近年來，工程建設項目規模不斷擴大，涉及到的項目參與方越來越多，這就給工程建設項目檔案管理工作增加了難度，如何建立一套行之有效的管理機制，創新管理模式，確保檔案資料的完整性、真實性與安全性已經成為檔案管理人員的首要任務。因此，本文將圍繞工程建設項目檔案管理存在的問題以及采取的創新管理措施展開論述。

關鍵詞：工程建設項目;檔案管理;創新措施

眾所周知，工程建設項目施工周期長、投入資金大、參建單位多、質量與技術標準要求高，在施工過程中，將產生大量的制度化、標準化文件、技術類資料、管理類資料以及各種施工現場記錄，這就增加了工程建設項目檔案管理的工作量，如果沿用傳統的管理模式，不但影響工作效率，而且容易發生檔案資料丟失、受損的情況，同時，檔案資料的利用率也會大打折扣。因此，檔案管理人員應當及時轉變思想觀念，通過理念創新、方法創新、模式創新、技術創新，為工程建設項目的順利實施提供真實、確鑿、完整、權威的參考依據。

一、工程建設項目檔案管理存在的問題

（一）管理機制不完善，制度執行力欠缺

雖說管理制度是一個老生常談的話題，但是，對工程建設項目檔案管理工作來說，制度缺失仍然是普遍存在的一個管理通病，尤其是獎懲機制與監督檢查機制，部分施工企業往往出現“有制難循，有規難守”的現象，檔案管理人員經常自作主張，在檔案資料的收集、整理、建檔、借閱、保管過程中，嚴重違反標準化的操作流程，檔案資料缺失、損壞現象屢屢發生，給工程建設項目的正常開展帶來嚴重影響[1]。

（二）專業知識匱乏，責任意識淡薄

部分施工企業的檔案管理人員認為檔案管理工作無足輕重，既不會產生經濟效益，也不會影響工程項目管理大局，因此，常常抱有“當一天和尚撞一天鐘”的心理，以至于在實際工作當中，疏于學習新知識，嚴重缺失進取心，檔案資料的真實性、完整性也受到嚴重影響。甚至一些管理人員對在建的工程項目一問三不知，在收集資料時，常常出現歸檔錯誤的情況，這就給后期檔案管理工作增加了工作量。

（三）信息系統有待完善，檔案管理模式落后

目前，信息技術已經在檔案管理工作當中得到普遍推廣和應用，但是，受到技術投入資金不足與硬件設施缺失等因素的影響，工程建設項目檔案管理信息化進度嚴重滯后，尤其是施工過程中產生的一些技術性文件與資料，仍然采取紙質化管理模式，這就使檔案資料的安全性受到嚴重威脅。另外，由于管理人員的專業知識水平、個人職業素養參差不齊，一些資歷老、工作年限長的工作人員已經習慣了過去的管理模式，對檔案信息系統的操作知識一知半解，這就嚴重影響了工作效率，各部門的工作銜接也經常出現脫鉤現象。

二、工程建設項目檔案創新管理措施

（一）完善管理機制，加大監督力度

施工企業應當根據《檔案法》的有關規定，對工程建設項目實施過程中，產生的各種紙質資料、圖片資料、視頻影像資料進行收集、整理、歸檔。同時，結合工程建設項目的實際情況，建立一套完善的制度化管理體系，對涉及到的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案信息系統操作指南》、《獎懲制度》、《監督檢查制度》等內容納入到管理體系當中，并指派專人負責檔案管理工作。為了提高管理績效，確保工程建設項目檔案的真實性、完整性與安全性，施工企業應當設置專職監督檢查崗位，任用責任感強、管理經驗豐富、制度執行力好的專職人員對檔案管理工作全過程進行有效監督與定期檢查，如果在檢查過程中發現人為操作失誤的情況，應及時予以糾正，并對糾正效果進行驗證。對屢教不改者，應當根據企業內部的獎懲機制對責任人進行嚴肅處理。

（二）健全培訓體系，落實考核機制

為了提高檔案管理人員的專業技術水平與管理水平，施工企業應當建立一個針對性強、實效性好的內部培訓機制，并于每年年初制訂本年度的檔案管理人員專項培訓計劃，將檔案管理制度、信息系統操作技能、檔案管理的專業理論知識以及個人職業素養等內容納入到培訓計劃當中。通過集中培訓、線上培訓、專家講座的形式，對檔案管理人員進行專項培訓，使管理人員樹立高度的主人翁責任意識與大局意識，并不斷提升個人的專業技能水平以及綜合素養。

另外，為了驗證培訓效果，施工企業的人力資源部門應當結合培訓內容以及管理人員的崗位職責權限，設定一個科學合理的績效考核目標，對完成考核目標的個人給予相應的物質獎勵，對未完成考核目標的個人應當根據獎懲制度的規定，對其進行嚴肅處理。

（三）提升信息化管理水平，增強檔案管理安全意識

工程建設項目檔案屬于施工企業內部的保密資料，事關企業的重大決策事項以及工程建設項目的順利實施。因此，檔案管理人員應當進一步增強安全意識，對紙質檔案資料應當設立專門的保管室，并做好檔案保管室的通風、防火、防盜、防潮等安全防護工作，確保檔案資料的完整性。隨著信息技術的迅猛發展，與檔案管理相配套的信息管理系統已經初具雛形，但是，由于信息管理系統與互聯網絡直接關聯，在管理過程中，信息系統經常受到網絡病毒的侵蝕與黑客攻擊，造成部分檔案資料丟失，給企業造成巨大的損失。為了避免這種情況的發生，施工企業應當引入專業的信息化管理人才，對檔案信息管理系統的各項功能予以完善。比如安全防護措施，專業技術人員可以利用先進的指紋識別技術、人臉識別技術設置加密程序，更改登錄權限[2]。

此外，工程建設項目檔案主要是針對當前的建設項目而言，因此，在工程建設項目竣工以后，檔案管理人員應當建立專門的檔案管理信息系統，使其成為一個獨立的子系統，與其它建設項目予以區分，這樣，既方便檔案查詢，同時，也提高了工程建設項目檔案的利用率。

結束語

工程建設項目檔案不僅為施工企業的經營發展提供了重要的參考依據，而且也為項目規劃、建設、質量驗收等工作提供了豐富的信息資源，因此，檔案管理人員應當始終秉持與時俱進的態度，積極借鑒成功的管理經驗與方法，在實際工作當中采取創新管理措施推進工程建設項目檔案的科學化、標準化、信息化管理進程。

參考文獻

[1]嚴峰，高華.工程建設項目檔案創新管理的建議措施[J].蘭臺世界，2019（z1）：200.

[2]謝艷.工程建設項目檔案管理創新的建議措施[J].城建檔案，2017（6）：49-50.