機關事業單位養老保險檔案管理的問題與對策分析

摘要：機關事業單位的養老保險檔案是單位養老保險的重要載體，記載著參保人員的信息。本文對在養老保險檔案管理中存在的問題進行分析，通過健全管理制度，提高管理人員的業務水平，組建專業的管理團隊。在工作中，合理使用信息化的管理方法，解決日常管理中出現的問題，降低養老保險檔案管理難度。

關鍵詞：養老保險;檔案管理;機關事業單位

前言：

2015年頒布的《國務院關于機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》為我國機關單位養老保險工作指明了正確的方向，同時也為保險檔案管理帶來了一定的挑戰。機關單位在日常工作中應注重使用先進的技術，提高個人的管理能力，推動檔案管理工作朝著規范化、制度化及系統化的方向發展。

1機關事業單位養老保險檔案管理的問題

1.1缺乏明確的工作標準

現如今我國機關單位的參保人員在進行信息資料填寫過程時，沒有統一的填寫標準，全國各地的機關單位各行其是，有的使用紙質版、有的利用電子版，也存在兩版并行的狀況。在我國的檔案管理缺乏標準的管理制度，導致在日常的工作管理中，保險檔案資料不規范，查找困難。同時，由于部分領導階層及管理者對該項工作缺乏重視，使我國機關事業單位保險檔案管理工作存在一些的問題，一定程度上，影響了單位的管理效率[1]。

1.2檔案管理難度大

我國的機關事業單位因經歷過制度改革，使原單位的工作人員變動較大，導致單位內的人事檔案不斷增加，為退休人員保險待遇獲取工作增加了難度。同時，原來的檔案管理偏單一簡單化，側重與對退休工作人員的退休金進行管理，但是現如今在改制的背景影響下，機關事業單位的福利待遇不斷增加，養老保險檔案需要與社會保險、醫療保險進行對接，多元化的應用方式加大了養老保險檔案的開發利用的同時也增加了管理人員的工作難度。

1.3缺乏專業的管理團隊

因我國的養老保險機制起步較晚，一些社保經辦機構領導層及機關單位管理人員對檔案的管理工作缺乏重視，導致檔案管理人員的專業能力不高。實際上，只有在管理人員具備較高檔案管理的知識水平，并對管理流程及內部結構充分的了解，才能提高日常管理工作的質量。但是目前團隊組建多采用臨時抽調的方式，臨時加入的工作人員并不具備檔案管理的知識及經驗，容易在日常管理中出現問題。

2機關事業單位養老保險檔案管理問題的對策

2.1健全檔案管理制度

機關事業單位的管理人員需要加強對檔案管理的重視程度，加大管理工作的力度及對人力物力的投入，制定明確的工作標準及管理制度，解決養老保險檔案管理中出現的問題。現如今我國養老保險的體系不斷完善并且使用的范圍也越來越廣，機關事業單位需要建立系統化、制度化及規范化的管理制度，工作人員需要按照規章制度完成日常管理工作。單位可以建立嚴格的獎懲制度，對管理人員的日常工作進行監督，規范工作人員的行為。同時，各機關事業單位可以相互協調，使用統一的信息登記方式，方便工作的開展。在建立管理制度時應結合機關事業單位工作的特殊性，制定符合實際情況的管理方案、管理流程及保管期限，并做好檔案的保密工作，避免檔案因管理不當出現泄漏遺失。通過制定嚴格的管理標準及體系，有利于機關事業單位保險檔案立檔、保密、開發利用等工作的順利開展。管理人員也需要加強對養老保險檔案比對問題的重視，在十年過渡期需要采取“保低限高”的原則，確保單位的社保政策與國家政策準確銜接。

2.2建立信息化管理方式

建立科學的信息化管理體系可以有效解決檔案管理人員壓力過大的問題。工作人員在日常工作中需要根據檔案的應用需求或內容進行科學的分類，方便檔案的使用。針對與參保人員的個人信息，可以使用編號的方式進行科學的排序及保管，通過科學有序的分類滿足檔案的多元化利用，降低管理人員的工作量。管理人員可以根據《社會保險法》、《檔案法》制定檔案分類的大綱，完整的管理體系，嚴格按照操作流程進行檔案的收集、整理、保管、移交及存檔工作。工作人員也可以使用臺賬、報表等文書材料記錄日常的工作，并按時歸檔。現如今的檔案信息不斷增加，管理人員可以積極引入現代化信息技術，實現養老保險檔案的信息化管理。通過信息化的管理手段不僅可以降低日常管理的難度，也可以增加檔案的存儲年限。工作人員可以利用對數字化的保險檔案進行分類、保存、排序以及調取，減少人工操作造成的失誤。采用信息化的管理方式將參保人員的信息上傳到云端，可以有效避免檔案被他人竊取，安全性能較高[2]。

2.3提高檔案管理人員業務能力

機關事業單位的養老保險檔案管理工作嚴謹細致，又具備一定的特殊性，故單位需要組建一支高業務能力的管理團隊，完成日常管理工作。在引進人才時，需制定嚴格的選拔制度，引入更多高技術能力及綜合素質的管理人員，并對管理人員進行崗前培訓工作，使其所具備的專業能力可以與單位的發展情況相切合，真正滿足事業單位的需求，提高參保人員的服務質量。養老保險的相關政策及管理方法是不斷更新升級的，應定期安排培訓工作，使內部的員工掌握先進的檔案管理知識。工作人員也可以與其他事業單位的職員相互交流及學習，并在該過程中找出個人日常工作中的不足，及時改進。與此同時，應充分的認識檔案管理的重要性，樹立較高的安全意識，做好檔案的防火防盜工作。通過管理的水平的提高，為國家和社會作出貢獻。

結論：

綜上所述，機關事業單位中養老保險檔案管理工作比較復雜，并且具備一定的特殊性，故單位在日常管理中，應制定嚴格的管理制度，積極引進并培養專業的工作人員，使檔案管理工作更加科學化及標準化，減少檔案工作人員的壓力，控制并減少養老保險檔案管理問題的產生。

參考文獻：

[1]張斌.初探新時期社會養老保險檔案管理的問題與對策[J].農民致富之友，2019（06）：215.

[2]任星蓮.機關單位養老保險檔案規范化管理研究[J].辦公室業務，2018（12）：140.

作者簡介：陳錦燦（1981.12-）男，民族：漢族，籍貫：山東省棗莊市，學歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。