檔案數字化管理系統在醫院管理運行中的作用

米高輝

摘 要：檔案數字化管理在醫院管理運行中具有提高管理工作效率、保證信息安全、實現資源共享與整合以及助力人力資源管理等眾多優勢，本文論述了傳統檔案管理中存在的問題，探討了數字化檔案管理系統以及優勢，分析數字化檔案管理系統在醫院管理運行中的作用，旨在為提高檔案管理工作質量與效率提供參考。

關鍵詞：檔案管理;檔案數字化管理系統;醫院管理

醫療事業不斷發展，外加信息技術與計算機技術的不斷發展，檔案數字化管理系統得以應用于醫院檔案管理中。與傳統紙質檔案相比，檔案信息化具有眾多優勢，因此檔案信息化是檔案管理發展的必然趨勢[1]。當前眾多醫院都先后建設檔案數字化管理系統，明顯提高了檔案管理工作的信息化水平，提高了檔案管理工作的效率與質量，檔案數字化管理系統正在醫院管理運行中發揮著越來越重要的作用。

1 傳統檔案管理存在的缺陷

1）完整性差。各地醫院實際情況存在較大差異，這是造成其人事管理系統不同的重要原因，工作人員在配置上也存在較高的隨意性。一些醫院檔案管理人員缺乏法律意識，不具備較高技能水平以及專業的知識，這造成這些人員在實際工作過程中常見隨意擺放檔案資料的情況，很容易引起檔案缺失、損壞。

2）統一性不足。傳統醫院檔案管理模式下，各個部門之間的溝通與合作缺乏，存在各自為政的情況，對檔案進行處理時根據各自的標準進行處理，這造成檔案資料重復以及檔案資料未能充分發揮價值的情況。檔案相關部門要積極進行交流與合作，檔案材料的收集人員以及管理人員未能積極進行交流，只為了自己工作方便就違反規定，隨意丟棄、扣押檔案資料，這就很容易引起一些具有較高價值的檔案資料難以得到收集以及保存。

3）覆蓋面窄。隨著科學技術的發展、醫院需求的增多以及社會情況的轉變，檔案（特別是醫院檔案）的內涵硬不斷擴展。醫院檔案從以往的僅涵蓋病歷、排片、文書等內容不斷擴展，到當前已經包括了病歷、膠片以及科研等，其內容愈加豐富。相關部門未能明確界定醫院檔案的范圍，這造成每個醫院都是基于自身角度結合以往經驗來延伸或者壓縮管理，一些有進入檔案管理價值的材料就此被錯過。

2 數字化檔案管理系統的概述及優勢

數字化檔案管理系統概述。當前我國計算機及通信技術不斷發展，這提供了技術支撐以便于改變傳統檔案管理方式，還是對檔案管理系統的一次革新，這對檔案管理而言同時帶來挑戰與機遇。與發達國家相比，我國現代化檔案管理起步較晚，因此發展相對落后。

數字化檔案管理是對檔案管理的革新，其對材料的收集、鑒別、統計、保管以及檔案均進行數字化管理，除此之外還可借助系統專網來網上查閱檔案，這使得人事管理以及醫療檔案管理效率都得到了極大的提高。

檔案數字化采集系統、查閱系統以及日常業務管理系統共同組成數字化檔案管理系統。檔案數字化采集系統具備文件檢測、材料審核、數字化采集以及目錄整理等功能，這些功能使得檔案管理人員得以快速錄入檔案并進行整理，系統自檢以檢查檔案的正確性以及完整性，為及時修改提供助力;錄入過程中系統自行生成檢索目錄以便于檔案的查找以及審閱。數字化檔案管理系統具有審核檔案、保存檔案以及系統維護等功能，傳統紙質檔案保存難度較大，容易發生損壞、丟失等，實現數字化檔案管理可提高檔案的安全性。查閱檔案在醫院管理運行中非常常見，查閱系統中的查閱模塊可提高檔案應用效率與查閱效率，減少人力物力成本，提高檔案查閱效率，其對檔案查閱者的身份進行審查，遵循分級審閱的原則來建立訪問準入機制，這使得系統與檔案的安全性都得到了提高，減少了檔案被人為涂改現象的發生[2]。

3 數字化檔案管理系統應用于醫院檔案管理的作用

1）可避免檔案原件損壞、缺失。數字化檔案系統對檔案信息作信息化、數字化處理，檔案的查閱不再需要使用原件，這避免了原件在查閱、利用過程中的缺失、損壞發生，能有效保存檔案原件，盡可能減少了關鍵檔案資料損壞、丟失事件的發生。

檔案數字化管理系統以電子信息數據的形式將所有檔案信息儲存在系統中，這為當阿納的安全性得到了保障。以人事檔案信息為例，人事檔案信息對醫院職工的重要性是不言而喻的，是衡量醫院職工是否能勝任工作崗位、是否具備調崗、升遷資格的重要依據，紙質檔案信息一旦出現涂改、損毀或者缺失，則檔案的有效性、真實性都會受到嚴重的影響。檔案數字化系統下，檔案信息就不會被損毀、涂改，可以確保檔案信息的安全性。

2）提高管理人員工作效率。醫院檔案管理中引進檔案管理數字化系統能改進檔案資料的歸檔方式，管理人員不再需要將精力與大量時間投入到整合、記錄檔案資料中，能盡可能減少由于一處改動而引起的連鎖改動，減少時間以及人力的浪費。信息化處理檔案資料將工作人員從手工作業中解救出來，明顯提高了工作效率。

高質量的檔案采集及歸檔可確保檔案的有效性及完整性。檔案管理是醫院管理工作的重點，提高檔案管理的工作效率與工作質量可提高醫院管理效率，為醫院平穩運行提供保障。以人事檔案管理為例，應用檔案數字化管理系統可規范開展人事檔案的采集及歸檔工作，減少工作人員的工作量，提高工作效率。電子掃描儀器直接將紙質檔案的圖像信息及文本錄入系統，同時進行圖片掛接以及裁剪等處理，確保完整、清晰地錄入信息。

3）為整合、共享檔案資源提供便利。醫院整合、優化檔案資料能使檔案資料更加充分地發揮出自身的價值。檔案數字化管理系可提高對檔案資料的利用率，遵循分級審閱的原則來建立訪問準入機制，所有有權限的部門、人員都可以訪問系統，查閱權限允許范圍內的信息，從而實現檔案資源共享，提高檔案的利用率。檔案數字化管理系統具有較強的分類功能，可實現快速查找、審閱檔案，提高檔案利用效率[3]。

4）優化人力資源配置。醫院管理運行中，對醫院人力資源進行合理的調配是關鍵。醫院高素質人才眾多，內外競爭壓力大，為了合理培養人才、使用人才，提高醫院核心競爭力，醫院要合理應用人事檔案，科學、合理地進行人事調動進而合理配置人力資源，妥善安置各專業人才，做到人盡其用。而為了而做到這一點，就離不開檔案數字化系統醫院應用檔案數字化管理系統可提高人力資源管理質量，當聘用或者調派新醫師后，該醫師的原單位與現單位可進行電子數據對接，經互聯網與數字化系統傳遞人事檔案，人力資源管理部門可以快速掌握該職工的信息進而合理調配。檔案數字化管理系統的應用可以提高干部任前審核工作效率，任前審核是正式提干的必要環節，這一工作關系重大，因此必須慎重對待，利用檔案數字化管理系統可快捷審核各項信息，進而選拔出醫院真正需要的人才。人力資源管理部門將檔案信息作為參考依據，不需要進行二次調查即可實現任前審核，這使得人才選拔的效率與質量都得到提高。

4 結束語

對醫院管理運行而言，醫院人事檔案全面記錄了個人能力、行為以及思想，人事調動時醫院可對人事檔案內容進行綜合考量進而判斷人事調動是否合理。檔案數字化管理系統應用于醫院管理運行中可明顯提高檔案管理效果，醫院得以更加得心應手地使用檔案，醫院的行政管理質量得到提高，能為醫院可持續發展提供助力。

參考文獻

[1]張紅，沈亮.檔案信息化與醫院信息一體化融合[J].解放軍醫院管理雜志，2019，26（10）：923-926.

[2]張瑞華.云時代背景下檔案數字化管理及其應用策略探討[J].企業改革與管理，2019（21）：26-27.

[3]王蘇軍，陳清云，蓋峻梅.基于大數據背景的醫院檔案工作探析[J].檔案與建設，2019（07）：61-62+56.