企業檔案信息資源整合策略之我見

魏艷彩

摘 要：企業檔案信息關乎著企業的經濟發展和合法權益，擁有著豐富的記錄和利用價值，新時代企業通過開發和整合檔案信息資源，從而整體提升企業的市場競爭力。但是目前企業檔案信息資源存在著分散性的特點，在進行資源整合方面存在著一定的問題，無論是檔案信息整合意識，還是服務范圍都存在著滯后的現象，制約著企業檔案信息的發展。文章從企業檔案信息資源整合的意義出發，針對檔案信息資源整合存在的問題，從而提出針對性的建議，幫助促進和提高企業檔案信息資源整合的利用率。

關鍵詞：檔案信息;資源整合;策略

檔案指的就是企業最原始、最真實的記錄活動，對企業而言檔案信息具有記錄性和資源性兩大特性，對企業的經營管理具備重要的借鑒和利用價值。尤其是在市場競爭日益激烈化的背景下，充分開發和整合檔案信息資源，能夠幫助企業快速的做出市場反映，及時的捕捉發展機遇，最終促成企業的科學發展。信息化時代更需要借助數字化技術，展現企業檔案的信息資源價值，內外結合，促進企業的又好又快的發展。

1 企業檔案信息資源整合的意義

1）提高檔案信息的利用率。企業檔案信息涉及企業發展的了經營管理、產品銷售及財務等方方面面的內容，通過將檔案信息進行資源的整合，能夠讓企業檔案處于有序、集中的狀態。經過分門別類，使得大量同類或者相關的信息可以按照專題進行整合，形成系統化的檔案信息體系，使用起來更加的方便，大大的提高了檔案信息的利用率和使用率，為企業創造更大的檔案信息價值。

2）提升企業市場競爭力。檔案信息是一個企業發展的科學記錄，通過收集和利用這些信息資源能夠幫助企業制定科學的發展決策。借助強大的檔案信息資源整合，加速企業各部門之間的信息溝通和交流，更好的總結工作的經驗，吸取教訓，從而更好的開展企業發展工作。另外企業本就是一個強大的整體，各個部門之間或多或少存在著不理解，通過信息資源整合，可以幫助協調各部門工作，提高工作效率，促進企業整體競爭力。

2 企業檔案信息資源整合存在的問題

當前企業檔案信息資源的管理和整合還是存在著問題，很多都處于相對封閉的狀態，企業檔案處于比較零散和混亂的狀態，其問題主要表現為：

1）檔案信息資源整合意識弱。目前很多企業在自身檔案信息資源的管理和整合上還缺乏意識，一部分覺得檔案信息對企業而言并不是那么重要，導致一些企業的檔案信息管理非常混亂。另一方面一些企業檔案部門的思想觀念還停留在簡單的收集和整理階段，并沒有對檔案信息進行系統化的整合。還有些領導并沒有形成信息共享的意識，而且在信息化技術廣泛應用的背景下缺乏創新的意識，導致企業檔案信息網絡化技術低，很多企業的信息資源整合還停留在紙質文檔階段，制約了檔案信息資源的開發和利用。

2）檔案信息整合法規和制度不健全。關于企業信息的管理和整合并沒有具體的法規和健全的制度，導致很多企業檔案信息的管理取決于個人意愿和意識，影響了檔案信息整合的進程。很多企業甚至都沒有設置獨立的檔案部門，僅僅只是讓個人負責整合，建立完整的檔案整合制度更是無從談起。此外企業檔案信息整合還缺乏有效的監督機制，在信息的收集、整理、整合過程中憑借自我意愿，容易導致信息的失真和流失，造成后續的利用脫節問題。

3）檔案信息數字化建設落后。實現檔案信息資源的整合和開發其重要的途徑就是檔案信息的數字化和信息化，實現信息資源的共享，為企業的發展提供更多的數字信息和經驗。但是目前由于企業缺乏檔案信息整合的意識，導致在檔案信息數字化建設上有所忽略。盡管一些企業有意想要構建數字化檔案信息建設，但是檔案部門的數字化工作基本都是由以前專職檔案工作人員負責的，他們在數字化技術的知識和應用方面還缺乏能力，導致整個數字化的效果不佳。只是將檔案信息單純的搬入到電腦中，而沒有在更大范圍內對檔案信息進行整理和整合，影響檔案信息服務價值。

3 促進企業檔案信息資源整合的策略

針對當前企業檔案信息資源存在的種種問題，應當結合企業實際發展現狀，進行深入的探索和分析，找出解決和促進企業檔案信息資源整合的有效措施。筆者從宏觀的角度主要從以下幾個方面提出建議：

1）增強檔案意識，挖掘檔案價值。實現企業檔案信息資源整合就需要從意識層面對檔案有更深入的認知和理解，無論是企業領導還是檔案部門工作人員都需要轉變自己的意識，準確的把握檔案信息的價值，提高對檔案信息的利用率。作為企業領導需要充分的意識到檔案信息整合對企業戰略發展所起到的引導作用，重視對檔案部門的建設和培養。而檔案部門的工作人員也應該積極的轉變自己的觀念，充分認識到自己工作的重要性和對企業長遠發展的貢獻，不斷的提升自己的專業技能，學習數字化的信息技術，為企業創造更多的信息資源服務和價值。同時檔案部門還應當充分的挖掘檔案信息的價值，依托現代化技術，將各種要素的信息進行有機結合，克服檔案信息時間、空間及不同環境的限制，實現信息的銜接和溝通。通過構建數字化的信息檢索平臺，將分散的信息資源鏈接成一個整體，加速企業檔案信息的資源共享，促進企業的信息發展。

2）加強制度建設，完善檔案立法。檔案信息資源整合歸根結底還是需要從制度和立法的層面提供強有效的保障，首先從立法層面而言，我國現有的檔案法律是20年前的產物，顯然已經不太適應目前的發展情況。所以在進行檔案立法上應當新時代企業檔案信息的實際特點，轉變企業檔案管理的理念，除卻機關單位的檔案信息重要以外，其它企業的檔案信息資源管理和整合也同樣重要，對企業自身，對社會的發展都存在著積極的意義。同時還要賦予企業一定的法律地位，使得企業在檔案資源的“享”與“被享”上具有一定的權力和義務，強化企業檔案信息的整合發展。其次從企業制度層面而言，企業在遵循國家大的政策方針的前提下，制定出符合企業自身發展的檔案管理準則，將檔案信息整合的每一個環節都進行細化，確保將每一項工作落到實處。同時還要完善對檔案信息工作的監督機制，對信息失真和整合不利等問題進行及時的反饋，制定對應的獎懲制度，從而不斷的提高信息資源管理工作的效率和質量。

3）構建檔案網站，建立信息資源庫。數字化時代借助信息技術不斷的強化和整合檔案信息資源，通過網絡技術建立企業檔案信息資源網站，將檔案文件中的文本、圖像、聲音及數據等內容進行集中的預覽、分類、匯總，讓員工通過網絡檢測就可以輕松的查詢到所需的信息。此外還可以在網站上設立咨詢欄目，讓員工們可以進行信息資源的在線交流，加速信息的共享。此外積極的建立信息資源庫，可以更好的保存和開發企業信息資源，最大限度的為企業提供信息資源的服務。在做好必要的紙質文檔的收集外，還需要大力加強電子數字形態的檔案管理工作，積極拓展檔案信息的輻射面，豐富檔案信息的內容。數字化檔案信息管理不僅能夠節約時間和成本，在信息資源的整合優化上還具有廣泛的優勢，從而不斷的滿足企業對于信息資源的現代化需求。

4 總結

新時期對于企業檔案信息資源的管理與發展也有著新的要求，尤其是在信息技術的影響下，企業檔案信息資源的整合已然成為必然的發展趨勢。通過對企業信息進行收集、整理和匯總，從而構建數字化的檔案信息管理體系，進一步深化信息資源的整合和共享。文章通過對檔案信息資源的意義出發，針對企業檔案信息資源整合存在的問題提出針對性的策略，幫助促進企業信息資源的整合發展。

參考文獻

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