信息化背景下如何優化事業單位文書檔案管理分析

王成

摘 要：時過境遷，物轉星移，如今信息技術的飛速發展已成為時代的主旋律。對于事業單位文書檔案管理來說，這無疑是一個好消息。在飛速發展的信息技術下，事業單位可以更好更方便的實現對文書檔案的管理，這樣可以提高相關部門的工作效率，在一定程度上也側面推進了事業單位的發展，提高相關部門整體素質，并使事業單位在當今這個信息滾滾的大潮流中不至于被淹沒。

關鍵詞：信息化;文書檔案管理

縱橫近幾十年，不管時代如何發展，文書檔案對于事業單位來說都至關重要，可以說是事業單位的命脈。里面包括企業運作過程中整體流程的詳細檔案與記錄，客觀上來說，這樣的資料較為復雜，管理起來也絕非一件易事。因此文書檔案管理不可疏忽，尤其是在當下這樣一個信息飛速發展的年代，更要好好結合當代信息技術，使文書檔案管理工作精益求精，并力求信息技術能為精密細致的管理工作帶來快捷方便，提高管理工作的整體效率與質量，先把管理工作這種小事做好，企業的發展才能更上一層樓。

1 在文書檔案管理工作中，到底存在著哪些問題呢？

1.1 管理人員專業水平有待提高

社會瞬息萬變，科學技術日新月異，與此同時這些也對文書檔案管理提出了更高的要求。就目前情況而言，實際上相當一部分在崗人員都是老員工，對于文書檔案管理工作還是抱以傳統的模式和思維，管理模式實在是有待改進。但是如果換作新員工的話，又沒有完全掌握信息化之下的新型文書檔案管理技術，所以無論是新老員工在專業水平上都有待提高。員工們對于信息化的管理方式，知識儲備不夠，實踐起來更是難上加難根本無法自如的駕馭著信息技術來應用到工作中。這樣一來，高素質人員的缺乏使在崗人員無法應用信息技術來進行高效的管理，這樣一來，文書檔案管理工作效率得不到提高，自然會拖慢整個企業的運行效率，長此以往勢必會對企業發展造成不可小覷的威脅。

1.2 內部制度有待革新

上文中提到，信息化的趨勢是必然的且勢不可擋。但是這就造成了一些矛盾。在原來的制度之下，很多工作人員還在沿用之前的傳統方式來對資料以及文獻進行處理、核實，往往以手動為主，機動為輔，效率極低，費時費力。且人工整理的資料會出現不易保存、容易丟失等現象，風險極大，且損失都是不可挽回的。這是不完善的制度之下所造成的其中一種后果。還有很多惡性后果，例如由于制度的欠缺，資料在很大程度上受不到重視，得不到很好的保護，這就勢必加大了資料泄露或丟失的風險。直逼企業內部，易造成企業危機。

1.3 文書管理的保密工作令人堪憂

平心而論，傳統的文書檔案管理模式單一，方式簡單，而相比于現在的信息化管理模式，方法多元，種類龐雜，從某種角度上來講，多元化更是加大了文書檔案的泄露風險。從客觀角度來講，一旦文書檔案管理的保密性得不到保障，這將對企業貿易的發展以及后續工作的進行產生相當大的威脅。尤其是對于像機關辦公室這種權威單位而言，一旦文書檔案泄露，將會造成不可挽回的嚴重后果。綜上所述，創新管理模式迫在眉睫，權當是為了企業的長足發展。

2 在信息化的滾滾潮流中，到底該如何革新文書檔案管理模式？

2.1 樹立正確的文書檔案管理理念

實施有效措施之前，一定要有配套的觀念。對于人才來說，專業知識必不可少，但信息化的新興技術也不可落下。管理性的活動實際上也是存在風險的，而信息化的擴充在某種程度上也將這種風險提高了。因此，管理部門上上下下要團結一心，做好嚴格把關，全力避免因信息化帶來的各種可能的風險;與此同時更要充分利用信息化的特點與優勢，將管理部門的工作做到盡善盡美;信息化讓管理管理的地位穩步提升，因此必須要用全新的發展理念來發展這一部門的工作水平，提高該部門的工作質量。

2.2 提高對新型人才的重視程度

上文中提到了信息化時代之下的新型人才。毋庸置疑，管理部門發展的大趨勢在告訴我們：新型人才的需求勢必會增加。隨著時間的推移，傳統型人才會在日新月異的財務工作中越來越吃虧，此時便面對著兩個選擇：要么積極學習信息化知識，將自己打造為新型信息化人才，要么拱手相讓，將崗位讓給亟待就業的優秀新型人才。企業只有通過對員工的及時培訓或是大量招募新型人才，才不至于讓企業在新時代的滾滾潮流中被淘汰。在思想上，企業也要做好員工的思想工作，讓其認識到掌握信息化技能的重要性，這樣才會讓員工更為自主的去接受和學習信息化技術。總而言之，整改人才，因地制宜，摸索出一條只屬于本企業的一條康莊大道，才能讓企業在時代的滾滾潮流中脫穎而出。

2.3 積極引進先進技術，補足短板

沒有過硬的技術也就相當于一招致命。這一方面問題的解決刻不容緩。以我觀之，管理單位應不惜一切代價積極引進先進技術抓住一切機會向身邊的專業人士討教，畢竟技術問題影響到單位的未來，萬萬不可小覷。若外界求助不成，也可自尋出路，通過自學、報班等方式使工作人員全方位的了解文書檔案管理基本技巧并熟記于心。先理論，再實戰，才是硬道理。

2.4 改善運營模式，引進先進設備

在這個瞬息萬變的時代里，以前的破舊設備以及以往的運營模式已經不能為企業帶來太大的利潤。現在需要做的就是積極引進先進設備，考慮到資金問題，不必追求設備太過高端，只要適應時代發展便可。除此之外還要不惜一切代價改變運營制度，因為以前的運營制度早晚會被時代淘汰。增加市場調研，形成一套完整的管理流程，增加整個單位的抗風險能力，唯有如此才能在這個瞬息萬變的時代里越戰越勇，不被時代拋下。

2.5 在信息化軟件上做文章

很多企業至今還在將一些陳舊軟件作為主要的管理部門軟件。理論上講，雖然陳舊軟件也具有一定的計算、整理、分類作用，但其實這些遠遠不夠。一個企業若是想要在當今世界獲得長足的發展，不應僅僅滿足于此，首先就應該在軟件上進行開發創新。除了具備之前的基礎作用，還有很多主要功能有待去開發、去探究，盡量做到最高效率整合數據，用最低的成本做出最輝煌的成績。

2.6 保持對信息泄露的警惕性

無商業，不風險。信息化的時代，一切商業交互都是瞬息萬變的。在這個變幻莫測的時代里，唯有時時刻刻保持警惕，提前制定出各種風險的預案，未雨綢繆，才可小心駛得萬年船。

3 結束語

不可否認的是，文書檔案管理部門在企業中自始至終都在扮演著一個重要角色。唯有重視新型人才，樹立正確的安全管理觀念，因地制宜，適時改進，從各方面來鞏固文書檔案管理部門的設備安全管理，才能在這個瞬息萬變的時代里勇立在新時代的潮頭。部門管理不是靠一個人的努力，也不是靠某一個群體的死撐，唯有企業上上下下團結一心，攻堅克難，才能在新時代的考驗中脫穎而出。

參考文獻

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