數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用探討

李夏

摘 要：隨著社會不斷進步的今天，我國的信息技術得到了最大程度的應用。我國本就是人口大國，所以對各行各業的需求也更多。對于醫療行業，更是如此。目前，在醫療行業最突出的問題就是檔案室的管理。檔案室里的文件包括醫院各方面的東西，時間久了，檔案室塞得滿滿當當，用的時候卻又手忙腳亂，管理起來更是難上加難。所以，在醫院引進數字化檔案管理系統非常有必要的。本文就醫院檔案管理的問題展開討論，分析了當前檔案管理中存在的一些問題，以及應用計算機數字化技術帶來的解決方法。

關鍵詞：數字化;檔案管理系統;醫院檔案

社會不斷發展，人們在追求用更好的方式來處理生活中所遇到的各類問題。隨著信息時代的到來，在日常中生活中隨處可見信息網絡帶給我們的便利。在醫院檔案管理中合理的運用數字化檔案管理，可以處理很多不必要的麻煩。數字云端可以儲存成千上萬的資料，而且隨時隨地都可以調出來進行查看。一方面便于醫院管理和審查，另一方面也給工作人員減輕了工作壓力。

1 數字化檔案管理系統簡介

目前，我國的信息技術已經有了很好的發展，各領域因為信息技術的加入都輕松不少，人們的日常生活也變得更加便利。在醫院引進數字化檔案管理系統，好處頗多。數字化檔案管理系統就是將原本紙質的文件全部儲存在電腦云端，可以通過關鍵詞和基本信息查出所有就醫材料，以及醫院內所有工作人員的信息和醫院的整體概括。不管是哪個科室部門，或者是病人、醫生需要以往的資料，都可以以最快的速度找到。既節省不必要的時間，又方便快捷。原來醫院的檔案管理工作是很繁瑣的，檔案數目多，保存不好的話很容易丟失。在真正需要用的時候又不能及時找出來，帶來的損失是難以估量的。數字化檔案管理要遠比原來的管理方式方便，不僅在于查找方面，儲存起來也是十分便利的。而且，它涵蓋了醫院各方面的文件，采用數字化管理不管是對于醫院的發展，還是醫生的醫學研究都是十分有益的。

2 醫院檔案管理的現狀

2.1 管理人員管理意識不強

可以說，目前醫院檔案管理工作做得并不理想。因為檔案管理工作本就比較繁瑣，而且工資收益并不高。醫院本來也是缺人手的地方，每天病人那么多，醫院當然更愿意安排人手在治療病人方面，對檔案管理方面自然也就沒那么重視。長此以往，檔案管理就變得越來越難做，而且經常是舊的沒整理好，新的又來了，那么想要把所有檔案整理好、分類好，就又增加了難度。

2.2 檔案未進行統一管理

因為醫院本身是有很多科室和部門的，如果檔案沒有及時統一的話，是很容易產生遺漏和丟失了。而且各部門也應該及時溝通交流，保證信息的通暢性。各種檔案要及時送往檔案室，進行登記和保存。在送往檔案室之前也應該進行檢查，確保檔案材料沒有重復和遺漏。

2.3 檔案資料收集不完整

目前多數醫院檔案資料收集是不完整的。隨著社會的不斷進步發展，給病人診斷的方式不斷更新變化，醫院也時常出現設備更新，人員替換的情況，舉辦的活動也不在少數。這些有價值的文件都需要整理成材料，歸入檔案室管理。其次，不同文件要按照不同的時間標準劃分，具體有永久、長期和短期這三類。但是，因為以前技術和信息的限制，很多材料沒有得到妥善保存，有部分甚至丟失了。而且，醫院往往只選取了一些重大事件或者是罕見病例進行了記錄，導致很多時候在查找以往檔案時根本找不到任何材料。

3 數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用優勢

3.1 能夠有效保存珍貴檔案原件

通過數字化檔案管理系統，可以更有效地保存醫院內所有的有效資料。不管是紙質的，還是電子版的，又或是打印出來的片子，都可以儲存在電腦云端。就算病人要用也只需要把信息調出來就可以了，可以有效地防止檔案資料丟失。而且，減少了去檔案室查找的時間。

3.2 可有效改進文件歸檔方式

在原來的醫院檔案管理中，每一份檔案都需要管理人員花費大量的時間進行分類和整理。而且，檔案管理的人員工作人員并不多整理起來也更是難上加難。一旦哪一個科室的檔案出現問題，又要重新找出來，甚至可能會影響到后續一系列檔案的排序問題。但是，現在應用數字化管理系統，可以很有效地解決這一問題。原本需要幾個人完成的工作量，現在只需要一個人即可操作完成，而且花費的時間更短。就算出現一個兩個錯誤查找出來也更加方便，不至于打亂所有的材料。數字化管理系統很大程度上解放了管理人員的雙手，提高了他們的工作效率，用數字化的方式減輕了工作的壓力。

3.3 便于檔案資源的整合與共享

醫院對檔案資料進行保存，目的還是在于后期的使用。比如：醫生對于一些罕見病例的研究，可以及時在數字管理端找到相關的資料;對于常見病例也可以通過檔案資料進行總結，從而找出最有效的解決方法。數字化的檔案管理方式，可以讓資源得到最大的利用。不管在哪里，只需要輸入關鍵信息、字眼就可以找出與之相關的所有檔案資料，這對于醫療行業的發展也是有極大的好處的。

4 數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用

4.1 數字化檔案管理系統在人事信息管理方面的運用

在醫院引進數字化檔案管理系統，可以很好的處理醫院人事信息的登記和管理。每個工作人員進入到醫院的各個崗位之前都是要將自己的人事信息匯報填寫，上交保存。填寫的內容包括自己個人身份信息和一些特長方面等問題，有助于后期對人員的合理分配。但是，在一層一層的遞交和謄寫過程中，很容易出現錯誤，而且不容易發現。就算發現了，還需要一層一層的改，費時費力效果不好。但是，引入了數字化檔案管理系統就可以讓新入職的工作人員自行在檔案系統中，填寫自己的相關信息并進行檢查，確保信息的準確性。減少了一層一層遞交信息的麻煩，同時也降低了出現錯誤情況的概率。而且，查找起來十分方便快捷。其次，醫院還可以建立專門的人事檔案管理。將人事檔案與病例檔案分開管理，逐步帶領各個部門走向規范化。

4.2 數字化檔案管理系統在患者數據管理方面的運用

運用數字化檔案管理系統，可以更好地整理醫院的數據。在以往的研究中，對于某一病的研究需要調走檔案室里與這一病例相關的所有資料。這樣通常會給管理人員帶來巨大的工作量。而且，檔案材料的查找和遞送的過程很容易造成檔案的丟失和損壞。但是在數字化檔案管理系統中，只需要輸入關鍵字詞，就可以找出與此相關的所有檔案材料。隨后直接進行打印即可，原件還在檔案室，數字化地保存方式可以很好地避免丟失的問題。

4.3 數字化檔案管理系統在重要數據安全方面的運用

醫院檔案資料的安全性是非常重要的。不管是以前檔案室管理，還是現在引入的數字化檔案管理系統，對于信息的保護是一定要做到位的。以往要查找資料就是去檔案室進行調查，雖然檔案室有人員看管，但是避免不了會出錯，很容易導致醫院信息泄露。但是，現在用數字化檔案管理系統可以很有效的避免這一點。除了醫院等專業部門，其他人是不可以進入網站查找信息的。就算是病人自己，也需要通過醫生才能查找到病歷的相關信息，需要備份的話也只能通過醫院提供的途徑才能進行。可以說安全性和隱私性，得到保護。

5 結語

綜上所述，醫院檔案資料的管理是非常重要的。合理的運用數字化檔案管理系統，可以有效地提高工作效率，保證檔案材料的安全性，為檔案管理工作人員減輕工作壓力。

參考文獻

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