基層數(shù)字檔案室的建立與思考

虞娟

摘 要：近年來現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展的廣泛普及，在很大程度上推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)，基層數(shù)字檔案室的建立已經(jīng)成為一個(gè)越來越熱門的話題?；鶎訑?shù)字檔案室是借助于信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對(duì)單位內(nèi)部檔案材料實(shí)施數(shù)字化管理與開發(fā)利用的一項(xiàng)工作。推進(jìn)基層數(shù)字檔案室的建設(shè)不但能夠更好的對(duì)單位紙質(zhì)檔案進(jìn)行維護(hù)管理，還有助于提供更加便捷、精準(zhǔn)的服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對(duì)數(shù)字檔案室的基本概念進(jìn)行了分析，并提出了建立基層數(shù)字檔案室的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;建設(shè);對(duì)策

數(shù)字檔案室是現(xiàn)代信息時(shí)代背景下基層檔案室的進(jìn)階版本，是相關(guān)單位進(jìn)行檔案資源管理、檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)，建立基層數(shù)字檔案室能夠有效促進(jìn)基層單位檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化水平的提升，更好的保證檔案材料的真實(shí)性、完整性和安全性，為整個(gè)檔案事業(yè)信息化建設(shè)做出重要貢獻(xiàn)，促進(jìn)基層檔案資源質(zhì)量和結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，為基層檔案管理工作的持續(xù)有效開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 數(shù)字檔案室概述

在信息化時(shí)代下，基層單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷創(chuàng)新改革傳統(tǒng)的檔案管理手段，推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升，這是在實(shí)際工作中必須要重點(diǎn)研究的課題。通常而言，數(shù)字檔案室有兩種定義，其一是將數(shù)字檔案室當(dāng)成是信息系統(tǒng)與軟件平臺(tái)，比如說數(shù)字檔案室是應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字設(shè)備與信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行收集整理、開發(fā)利用，讓其能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的系統(tǒng);其二是一種現(xiàn)代化的檔案管理體系，是借助于信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，遵循文檔一體化的原則，對(duì)過去的檔案管理體制和工作流程實(shí)施優(yōu)化之后的管理模式[1]。

在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)時(shí)必須要依托于各種現(xiàn)代技術(shù)手段，同時(shí)主動(dòng)借鑒吸取其他地區(qū)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。近年來國(guó)內(nèi)很多地區(qū)已經(jīng)建立了很多科學(xué)規(guī)范的數(shù)字檔案室，同時(shí)也對(duì)過去的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化和完善。政府相關(guān)部門對(duì)于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)這方面的工作出臺(tái)了相應(yīng)的政策法規(guī)，以保障基層數(shù)字檔案室建設(shè)能夠有法可依、有章可循。因此我們必須要盡快更新思想觀念，努力做到與時(shí)俱進(jìn)，采取科學(xué)對(duì)策來真正落實(shí)好基層數(shù)字檔案室的建立。

2 推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建立的對(duì)策

2.1 建立完善數(shù)字檔案管理體制

對(duì)于基層數(shù)字檔案室的建立過程中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，真正將基層數(shù)字檔案室建立工作納入單位檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)劃中來，對(duì)其實(shí)施全局統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循先易后難、循序漸進(jìn)的基本原則，逐步落實(shí)基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作。一是應(yīng)當(dāng)科學(xué)制定數(shù)字檔案室建立的人員編制，在清楚規(guī)定具體崗位職責(zé)的前提下，配置符合實(shí)際需要的，擁有現(xiàn)代管理理念和掌握信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才;二是應(yīng)當(dāng)促進(jìn)基層數(shù)字檔案室相關(guān)制度的建立與完善，結(jié)合數(shù)字檔案室工作的具體需求，參考上級(jí)單位的規(guī)范要求，制定基層數(shù)字檔案室管理制度規(guī)范，比如說數(shù)字檔案信息的收集、整理、歸檔與使用制度，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化基本流程與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案資源的查閱利用規(guī)定、檔案安全管理制度等，做好對(duì)數(shù)字檔案資源的前端管理，在檔案資源信息化功能建設(shè)中充分考慮數(shù)字化檔案的開發(fā)利用需求。

2.2 基層數(shù)字檔案室硬件平臺(tái)建設(shè)

加快基層數(shù)字檔案室硬件平臺(tái)的建設(shè)與完善，為數(shù)字檔案室配置齊全完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和信息化設(shè)施，在保證數(shù)字檔案安全的基礎(chǔ)上接入外網(wǎng)，同時(shí)搭建好數(shù)字檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)。計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備是順利建成基層數(shù)字檔案室的基本保障，也是進(jìn)行數(shù)字檔案資源管理、存儲(chǔ)、開發(fā)利用的重要前提。應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位的具體使用需求以及資金條件，根據(jù)節(jié)約、便捷的基本原則來配置必要的硬件設(shè)施，比如說存儲(chǔ)云設(shè)備、計(jì)算機(jī)、數(shù)字化掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等。針對(duì)少數(shù)檔案資源較多且安全性需求高的單位，可配置一些存儲(chǔ)設(shè)備，如選擇SAN等基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的海量存儲(chǔ)系統(tǒng)。

2.3 基層數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)建設(shè)

信息時(shí)代基層數(shù)字檔案室的建立過程中，必須要尤其重視軟件平臺(tái)的搭建，目前數(shù)字檔案管理軟件平臺(tái)逐漸成為檔案信息化管理的核心元素，其能夠發(fā)揮出十分重要的輔助性作用，尤其是針對(duì)檔案資源的收集、管理、利用等各個(gè)工作流程，都需要借助于軟件平臺(tái)來完成。針對(duì)已經(jīng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的單位應(yīng)當(dāng)匹配和數(shù)字檔案室相符合的軟件平臺(tái)。軟件平臺(tái)的搭建必須要充分考慮到單位檔案管理的功能要求、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、平臺(tái)設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)開發(fā)等因素，屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性復(fù)雜性的工作。所以對(duì)基層檔案管理部門來說必須要在數(shù)字檔案室平臺(tái)設(shè)計(jì)與研發(fā)上不斷延伸，在重要的軟件設(shè)施投入與平臺(tái)維護(hù)上起到引導(dǎo)作用[2]。

2.4 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)

在數(shù)字檔案室的建設(shè)中必須要重視數(shù)字檔案資源的建設(shè)，必須要結(jié)合基層單位的實(shí)際情況，以服務(wù)實(shí)際為目標(biāo)充分凸顯出數(shù)字檔案室的服務(wù)性質(zhì)。應(yīng)當(dāng)做好對(duì)有價(jià)值檔案資源的收集歸檔工作，對(duì)開發(fā)利用價(jià)值更高的檔案材料優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理，提升數(shù)字檔案室的實(shí)際作用。

首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作。根據(jù)規(guī)范的機(jī)讀目錄格式，對(duì)基層檔案材料目錄實(shí)施數(shù)據(jù)庫(kù)著錄。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)即是對(duì)單位相關(guān)檔案數(shù)據(jù)材料實(shí)施統(tǒng)一集成管理的有效工具，屬于數(shù)字檔案室非常重要的檢索系統(tǒng)。過去檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)著錄一般來說是借助于檔案管理人員進(jìn)行人工錄入，亦或是與檔案信息化建設(shè)同步推進(jìn);數(shù)字檔案資源的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)著錄能夠從元數(shù)據(jù)內(nèi)容直接進(jìn)行采集并轉(zhuǎn)換。其次必須要推進(jìn)基層單位檔案資源專題數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建工作。檔案資源專題數(shù)據(jù)庫(kù)即是結(jié)合具體工作所需，不局限于室藏檔案范圍，根據(jù)相關(guān)主題并利用互聯(lián)網(wǎng)等途徑廣泛進(jìn)行檔案資源和相關(guān)信息的搜集整理與加工處理，從而打造一個(gè)主題突出，具備更高利用價(jià)值的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。再次應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。借助于信息化掃描等技術(shù)方式，對(duì)過去的很多紙質(zhì)、錄音等檔案資源實(shí)施數(shù)字化處理，從而建立一個(gè)單位檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。為確保數(shù)字檔案室檔案資源的安全，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，另外要結(jié)合基層單位的具體情況來突出數(shù)字化轉(zhuǎn)換的目標(biāo)，選擇合理的技術(shù)指標(biāo)，防止出現(xiàn)成本和人力資源的浪費(fèi)。應(yīng)當(dāng)借助于數(shù)字檔案室建設(shè)工作來推進(jìn)帶動(dòng)傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，推進(jìn)基層單位檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)，讓檔案管理工作朝著更加科學(xué)規(guī)范的方向發(fā)展[3]。最后必須要做好對(duì)電子文件的收集與歸檔工作?；鶎訂挝辉陂_展各項(xiàng)工作的過程中所形成的擁有開發(fā)利用價(jià)值的電子文件實(shí)施全面的收集歸檔。應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注的一個(gè)問題是，基層數(shù)字檔案室建立過程中，電子文件歸檔范圍不單單局限在辦公自動(dòng)化所產(chǎn)生的電子文件，同時(shí)還需要針對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)信息以及單位網(wǎng)站的相關(guān)信息，包括外部接收的部分電子數(shù)據(jù)如電子郵件等，都需要進(jìn)行全面的收集歸檔。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案資源屬于非常重要的數(shù)據(jù)資源，在信息時(shí)代下，面對(duì)重要的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，促進(jìn)基層檔案信息化建設(shè)水平的提升是基層單位必須要充分重視的問題，也是基層檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的客觀要求。現(xiàn)階段我們已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的目標(biāo)，電子檔案資源歸檔途徑更加順暢，數(shù)字檔案資源符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，也對(duì)電子檔案進(jìn)行了備份管理，真正實(shí)現(xiàn)了在線數(shù)字檔案資源的共享與利用。在未來的工作中，還需要進(jìn)一步深入探索，推動(dòng)基層檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的真正實(shí)現(xiàn)，將檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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