淺談檔案信息的開發(fā)利用

王濤

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展促成了社會信息化和網(wǎng)絡(luò)的潮流，信息需求成為信息社會文明的標(biāo)志之一。積極開發(fā)利用各種資源是保證我國社會主義建設(shè)事業(yè)順利進(jìn)行的必要條件，這不僅要求我們積極開發(fā)利用各種物質(zhì)資源，而且要求我們積極開發(fā)利用各種信息資源，在各種信息資源中，檔案以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關(guān)系及所載信息的原始性、真實性等特殊性，而占有獨特的地位。深入研究探討如何開發(fā)利用檔案信息資源具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案信息;檔案人員

1 當(dāng)前開發(fā)利用檔案信息資源工作中所存在的問題和難點

開發(fā)利用檔案信息資源工作是檔案管理工作的目的所在，是很重要的。在這方面，檔案工作者已經(jīng)做了不少工作，取得了一定的成績，但與目前飛速發(fā)展的社會需求相比，檔案信息資源的開發(fā)利用工作在許多方面存在著差距，還有許多問題和難點亟待解決。

首先，飛速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，提供了新的信息存儲載體、傳遞渠道及信息處理方式，使得檔案信息數(shù)量劇增，形式各異，從而增加了其開發(fā)利用的難度。當(dāng)代技術(shù)的發(fā)展，特別是隨著多媒體技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)的發(fā)展，檔案微縮制品、錄音錄像制品等各種載體形式大量增加。加之幾年來印刷品形成的檔案文獻(xiàn)數(shù)量也急劇增加，這些對檔案部門的信息資源開發(fā)工作產(chǎn)生了極大的沖擊和深刻的影響。而對多種多樣、浩如煙海的檔案信息資源，檔案工作者如何依靠現(xiàn)代化的技術(shù)手段收集、處理信息，及時、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)，從而跟上時代發(fā)展的步伐，在信息競技場上站穩(wěn)腳跟，成為檔案信息開展工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

其次，在提供利用方面，沒有抓住檔案信息的特點，缺乏針對性、有效性，服務(wù)目標(biāo)不明確，服務(wù)方式被動單一。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善和社會信息化程度的普遍增強(qiáng)，人們對信息的需要發(fā)生了全方位的變化，在利用檔案時，不僅要求提供原始信息，而且要求提供經(jīng)濟(jì)分析預(yù)測的綜合信息，尤其需要與國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、科技信息，面對市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來的信息需求變化，我們檔案工作者已經(jīng)做了不少的工作，取得了一些成績，但總體上來說，其服務(wù)模式仍未擺脫看攤、守業(yè)、等客上門的單一被動局面。并且在檔案信息資源的開發(fā)上更多的是流于形式，重數(shù)量輕質(zhì)量，編研成品的深度、廣度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者的需要。因缺乏市場調(diào)研，檔案部門提供的信息成果大多時效性、針對性較差，很難進(jìn)入信息市場，滿足市場需求，產(chǎn)生價值作用。使檔案信息資源不能完全發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)功能，產(chǎn)生實在的效益。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的有效途徑

2.1 要積極創(chuàng)造有利條件，推動檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

1）收集檔案資料的齊全是推動檔案信息資源開發(fā)利用自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)。必須加強(qiáng)檔案的收集工作，堅持常收集，拓寬渠道，把各類檔案資料收集全，增加門類，逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容充實、數(shù)量充分的檔案信息庫。

2）對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理。這是推動檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)代化進(jìn)程所必不可少的環(huán)節(jié)。必須強(qiáng)化檔案整理工作，對收集來的大量檔案，本著嚴(yán)肅負(fù)責(zé)的態(tài)度，逐件逐卷進(jìn)行整理，防止不應(yīng)有的疏漏，采用科學(xué)的方法，及時、系統(tǒng)地加工整理，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化做好必要準(zhǔn)備。

3）檢索要深化。這是推動檔案信息資源開發(fā)利用自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要內(nèi)容和必要條件。對檔案信息的檢索盡可能采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，為檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

2.2 要加強(qiáng)市場調(diào)研，主動了解社會需求，不斷提高檔案信息編研成品的質(zhì)量

為了把分散的靜態(tài)的材料變成動態(tài)的材料。更有效地服務(wù)于社會，應(yīng)不斷提高編研成品的質(zhì)量，這是開發(fā)檔案信息資源的重要途徑。要想提高檔案信息編研成品的質(zhì)量，一個重要的前提就是檔案部門必須了解社會的檔案要求。現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)，是以市場作為出發(fā)點和歸宿點的。要想提高檔案信息編研成品的質(zhì)量，開發(fā)出利用率高，經(jīng)濟(jì)效益好的編研成品，就必須以市場為導(dǎo)向，以用戶需求為立足點。再次，要拓寬服務(wù)方式，以加大宣傳開放檔案力度，滿足社會利用需求。

1）拓展服務(wù)方式，實行多種服務(wù)。為了使利用工作卓有成效，檔案部門除了向用戶提供日常的借閱以外，還應(yīng)積極拓展服務(wù)方式，實行多樣化服務(wù)，如開展咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)等。開展咨詢服務(wù)，一方面可以使用戶通過咨詢獲取所需的信息，節(jié)省用戶的時間。另一方面，檔案人員可以在咨詢服務(wù)的同時，了解用戶的需求特點、利用要求以及利用檔案的信息反饋，以便對檔案信息的利用進(jìn)行預(yù)測、研究，進(jìn)而改進(jìn)檔案信息服務(wù)工作，開展跟蹤服務(wù)和定向服務(wù)，有助于檔案人員了解和研究社會各界、各種類型的利用者對檔案信息的需求情況，在掌握現(xiàn)已存在的客觀需求情況和預(yù)測未來需求動向的基礎(chǔ)上，配合提供服務(wù)，并對利用檔案信息比較集中的部門和單位進(jìn)行有針對性的重點服務(wù)，從而提高檔案部門的服務(wù)水平和服務(wù)效果。

2）做好宣傳工作，增強(qiáng)社會的檔案利用意識。檔案部門在做好服務(wù)工作的同時，還應(yīng)通過多種途徑強(qiáng)化宣傳工作，不斷增強(qiáng)社會的檔案利用意識。因為只有社會了解了檔案，需求者才會前來尋求所需。就有可能從根本上扭轉(zhuǎn)檔案信息資源開發(fā)利用的被動局面，提高檔案信息的利用效益。

3）加大開放檔案的力度，充分滿足社會利用需求。為了緊密配合社會經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化發(fā)展及社會各方面的檔案利用需求，檔案部門必須加大開放檔案的力度。第一，必須把可以開放的檔案盡快開放出來，在不違反《檔案法》的前提下，可適當(dāng)放寬經(jīng)濟(jì)、科技、文化類檔案向社會開放范圍、時機(jī)、密機(jī)的控制程度。第二、應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案的降解密制度。凡屬于已解密的檔案都應(yīng)通過各種形式向社會開放，為全體公民服務(wù)，凡屬于可以公開的檔案目錄，包括檢索性目錄和報道性目錄都應(yīng)提供給利用者直接查檢，或公開出版檔案目錄等。第三、檔案部門應(yīng)積極主動地調(diào)查了解社會需求，盡可能開放對社會利用量大、利用頻率高的檔案，并簡化利用手續(xù)，增加借閱時間，盡快使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。

2.3 要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，抓好隊伍建設(shè)

隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案從門類到載體，從管理手段到傳播方式都發(fā)生了巨大變化，檔案人員單一的專業(yè)知識已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，因此，檔案部門必須重視抓好檔案人員的繼續(xù)教育，不斷提高檔案人員的知識水平和工作能力，優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)。

抓好檔案人員的繼續(xù)教育要從實際出發(fā)，教育方式要靈活，方法要多樣。教育方式上可依據(jù)單位實際，采取學(xué)歷教育，在職崗位培訓(xùn)、自學(xué)、參加學(xué)術(shù)研討及崗位參觀考察等多種方式。在教育內(nèi)容上，要順應(yīng)當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，增加有關(guān)計算機(jī)、外語及現(xiàn)代科技管理方面的知識，從而拓寬檔案人員的知識面，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，提高其綜合素質(zhì)，以便為檔案信息資源的開發(fā)利用開拓新局面。