大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

張鳳麗

摘 要：計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使得我國已經(jīng)緊跟國際發(fā)展的腳步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)的爆發(fā)式增長已經(jīng)成為常態(tài)，且各行各業(yè)都受到了大數(shù)據(jù)的影響。高校檔案管理部門除了要負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的管理之外，還要通過檔案分析來向其他管理部門以及教育工作提供信息與決策的服務(wù)。在此過程中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效提升檔案管理的整體效率和質(zhì)量，幫助檔案管理部門為其他部門提供更加全面的服務(wù)。基于此，本文將對大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢及其對高校檔案管理帶來的變革進(jìn)行分析，然后分析如何借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作，希望能夠為高校檔案管理工作提供可行性參考建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案管理;變革;挑戰(zhàn);優(yōu)化管理

高校檔案不僅記錄了高校的發(fā)展歷史，同時也為高校的各項管理工作提供了信息與決策服務(wù)，在高校發(fā)展的過程中占據(jù)了重要的地位。在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作也面臨著一定的挑戰(zhàn)，促使檔案管理工作進(jìn)行變革，數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展大方向。因此，如何緊跟時代發(fā)展的腳步加快檔案管理的變革與優(yōu)化，是高校檔案管理部門重點思考的課題。

1 大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢

顧名思義，大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過新的信息處理模式來實現(xiàn)更加精準(zhǔn)的決策。大數(shù)據(jù)通常具有5V特點，即：大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、價值密度（Value）、真實性（Veracity），大量的特點能夠滿足人們對數(shù)據(jù)信息數(shù)量方面的需求、高速的特點能夠滿足人們獲得信息的時效方面的需求、多樣的特點能夠滿足人們對多元化信息的需求、價值密度特點能夠滿足人們獲得有價值的信息的需求、真實性特點能夠滿足人們對信息的真實準(zhǔn)確性的需求。由此可見，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理，能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，能夠為高校各項決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。

2 大數(shù)據(jù)為高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與變革

大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢已經(jīng)為高校檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)與變革，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1 促使了檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的檔案管理觀念中，主要是對檔案實體進(jìn)行管理、為使用者提供檔案原件查詢服務(wù)等，管理者的觀念通常重管理輕服務(wù)，且現(xiàn)如今依然有很多檔案管理者將工作重心放在日常管理上，忽略了主動提供檔案服務(wù)的重要性。而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案信息的重要性逐漸凸現(xiàn)出來，傳統(tǒng)的管理觀念已經(jīng)無法滿足高校發(fā)展對檔案信息的需求。這就在很大程度上促使了檔案管理者管理觀念的轉(zhuǎn)變，將傳統(tǒng)的管理觀念逐漸轉(zhuǎn)變成大數(shù)據(jù)管理，重管理輕服務(wù)的觀念也逐漸轉(zhuǎn)變成重服務(wù)重管理的觀念。

2.2 調(diào)整了檔案管理的資金投入

以往高校在檔案管理方面的資金投入占比是非常小的。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作逐漸向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，在此過程中需要大量的資金投入來作為硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)，高校在此方面需要投入更多的資金比例，為檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的支持。

2.3 調(diào)整了檔案管理者的知識與技能結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)的檔案管理對管理者的要求相對較為簡單，只需要具備專業(yè)管理知識和技能、熱愛檔案管理事業(yè)、能夠遵守檔案管理的基本規(guī)章制度即可。而大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，對管理者的知識與技能提出了更高的要求，不僅要求其具備上述能力，同時也要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等有一定的了解。由此可見，大數(shù)據(jù)為高校檔案管理者帶來了一定的影響，調(diào)整了管理者的知識與技能結(jié)構(gòu)。

2.4 提升了檔案管理數(shù)據(jù)的安全

傳統(tǒng)的檔案管理中對檔案數(shù)據(jù)信息的安全僅限于管理者做好人防、物防等工作，在檔案信息安全方面有著一定的漏洞，很可能會出現(xiàn)檔案資料信息損壞、丟失等情況，影響了檔案信息的正常使用。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案的安全性得到了一定的保障，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理的漏洞問題，提升了數(shù)據(jù)的安全。但與此同時網(wǎng)絡(luò)的虛擬性和開放性也可能會使黑客、病毒等入侵，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)丟失。

3 借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作的幾點建議

基于上述內(nèi)容可知，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作面臨著一定的挑戰(zhàn)和變革，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢來優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案掛歷的整體效率和質(zhì)量。

3.1 加強(qiáng)檔案服務(wù)工作理念的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時代背景下，加強(qiáng)檔案服務(wù)工作理念的轉(zhuǎn)變是非常重要的。要加快檔案服務(wù)工作理念的轉(zhuǎn)變，需要從以下幾方面出發(fā)：

3.1.1 高校加以重視

高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)的重視，充分意識到大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢和重要性，將檔案信息化建設(shè)工程納入發(fā)展日程。同時。為檔案管理的信息化發(fā)展創(chuàng)建良好的工作條件，在日常管理過程中采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)信息指導(dǎo)工作，并鼓勵檔案部門能夠積極參與到高校日常的運(yùn)作以及各項活動中去，充分發(fā)揮出檔案管理部門的服務(wù)功能。

3.1.2 檔案管理者加以重視

除了高校要給予重視之外，檔案管理者也應(yīng)當(dāng)要加以重視，加快檔案服務(wù)管理觀念的轉(zhuǎn)變。管理者應(yīng)當(dāng)要從傳統(tǒng)的檔案保管者、咨詢者以及提供者的角色中走出來，將自身定位為服務(wù)于全校的服務(wù)者，積極面向教育的前線，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的合理應(yīng)用，為高校的發(fā)展以及各種教育活動的展開提供更深層次的服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理制度的建設(shè)與完善

檔案是高校發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，具有一定的指導(dǎo)性作用。但是在現(xiàn)階段，由于高校各個部門之間的溝通與交流不及時，沒有相關(guān)制度來進(jìn)行約束和管理，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺失。面對這樣的情況，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理制度的建設(shè)與完善。在制度建設(shè)的過程中，需要不斷建立并完善基于大數(shù)據(jù)背景的各項制度，包括《檔案管理崗位職責(zé)》《兼職檔案管理人員工作職責(zé)》《文件歸檔制度》《計算機(jī)管理制度》《檔案收集管理制度》等。在各項制度建設(shè)的過程中，需要參考我國現(xiàn)行的《檔案法》《檔案法實施辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》、國家檔案局8號令及相關(guān)文件等，保證管理制度的完整性，為管理工作的正常實施奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 加快檔案管理的信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)要向著信息化的方向發(fā)展。因此，加快檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理部門發(fā)展的主要方向。在實際情況中，為了加快檔案管理信息化建設(shè)，可以從以下幾方面展開相關(guān)工作：

3.3.1 加大投入力度

高校檔案管理部門的資料來源于各個院系和相關(guān)部門，而加快檔案管理部門的信息化建設(shè)，需要高校在資金方面給予一定的支持，設(shè)立專項資金，專款專用，加強(qiáng)電子設(shè)備以及相關(guān)技術(shù)的更新速度，讓檔案管理部門與其他各個部門之間的交流能夠更加通暢。這樣對檔案管理的信息化建設(shè)有著重要的促進(jìn)作用。

3.3.2 加快服務(wù)端的信息化建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，除了在軟硬件方面的建設(shè)之外，還應(yīng)當(dāng)要加快服務(wù)端的信息化建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)軟件和硬件、管理平臺的使用，并逐漸完善管理功能，特別是服務(wù)功能的完善，比如：搜索引擎功能、查詢功能、自動更新功能等，為檔案的使用者提供更加全面性、便捷性的服務(wù)。此外，為了更加符合高校檔案管理自身的特點，高校可以與相關(guān)機(jī)構(gòu)結(jié)合起來開發(fā)管理平臺，使檔案管理平臺與實際情況更加相符。

3.4 加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)

對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，必須要有高素質(zhì)的人才來作為支持。因此，加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)是非常重要的。在檔案管理隊伍建設(shè)的過程中，可以從以下幾方面入手：

3.4.1 做好培訓(xùn)工作

為實現(xiàn)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)要做好檔案管理者的培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)的過程中，不僅要求檔案管理者具備專業(yè)的檔案管理知識，同時也要求其具備計算機(jī)操作能力、大數(shù)據(jù)挖掘能力以及網(wǎng)絡(luò)知識等，將計算機(jī)操作能力作為培訓(xùn)的重點。與此同時，還要加強(qiáng)檔案管理經(jīng)驗的交流，讓具備計算機(jī)操作能力但管理經(jīng)驗不足的管理者與具備豐富管理經(jīng)驗但計算機(jī)操作能力不足的管理者進(jìn)行全方位的交流，加強(qiáng)經(jīng)驗的傳授，共同突破檔案管理的難點，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

3.4.2 重視人才引進(jìn)

高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要重視人才的引進(jìn)，在招聘的過程中制定嚴(yán)格的考察流程和內(nèi)容，對人才進(jìn)行全方位的考察，使其不僅具備較為先進(jìn)的管理技能，同時也具備一定的計算機(jī)操作技能，且具備較好的職業(yè)道德素養(yǎng)、服務(wù)意識等，以便提升整個人才隊伍的綜合素質(zhì)。

3.5 做好檔案安全管理工作

在檔案管理的過程中，加強(qiáng)檔案的安全管理是十分重要的，是保證檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性與完整性的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當(dāng)要從以下幾方面來做好安全工作：

3.5.1 加強(qiáng)安全系統(tǒng)與軟件的應(yīng)用

高校應(yīng)當(dāng)引進(jìn)安全防護(hù)系統(tǒng)、終端等，在檔案管理過程中做好服務(wù)終端的安全防護(hù)。比如：加大資金的投入力度來購買安全軟件，并聘請專員來進(jìn)行安全軟件和相關(guān)系統(tǒng)的維護(hù)與升級。在服務(wù)客戶端方面也要做好相應(yīng)的安全管理，提升系統(tǒng)的安全性。此外，為了保障所有數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性與完整性，需要做好云備份工作，通過建設(shè)云空間來將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)上傳并做好備份，避免高校網(wǎng)絡(luò)遭到黑客或是病毒的攻擊而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失。如果信息真的丟失，那么也可以通過云備份來恢復(fù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的安全。

3.5.2 加強(qiáng)檔案安全管理制度的建設(shè)與完善

在現(xiàn)階段的檔案安全管理制度方面，多數(shù)高校的安全管理制度不盡完善。因此，高校應(yīng)當(dāng)考慮到多種可能會影響到數(shù)據(jù)安全的情況，并針對各種情況來建設(shè)相應(yīng)完善的安全管理制度。比如：雖然檔案管理逐漸實現(xiàn)了信息化，但是紙質(zhì)檔案的安全也是管理的重點內(nèi)容。因此，相關(guān)安全制度中必須要將紙質(zhì)檔案的安全考慮進(jìn)去，比如檔案室內(nèi)禁止存放私人物品，做好防火、防盜、防雷、防水、防潮、防高溫、防蟲、防污染等安全工作;檔案室布局合理且編排有序;每個月對檔案室進(jìn)行定期檢查;電腦及存儲設(shè)備做好防毒和殺毒措施，并定期升級，非工作人員不得使用設(shè)備;檔案管理系統(tǒng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)，數(shù)據(jù)庫以及光盤等電子文檔定期做好檢查和備份。

4 結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理工作也面臨著一定的變革與挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化檔案管理工作是檔案管理部門發(fā)展過程中的大問題。高校及檔案管理部門要意識到大數(shù)據(jù)的優(yōu)越性，明確大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，并在此基礎(chǔ)上及時轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念、加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)、加快檔案管理的信息化建設(shè)、做好檔案數(shù)據(jù)安全管理、加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，為大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作提供全方位的支持。

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