淺談不動產檔案的信息化管理

徐方珍

摘 要：不動產，指的是根據其物理性質，不能移動或移動將嚴重損害其經濟價值的有體物。例如：土地、房屋、林木等地上附著物便是常見的不動產。而在不動產整體管理工作中，做好其檔案管理工作非常關鍵。近年來，隨著網絡信息化的不斷發展，不動產檔案管理也逐漸從以往的紙質檔案管理轉向電子信息化檔案管理發展。本文在分析不動產檔案信息化管理的重要性的基礎上，進一步分析不動產檔案信息化管理的方法及未來發展趨勢，以期為不動產檔案信息化管理工作的優化及完善提供一些具有價值的參考建議。

關鍵詞：不動產檔案;信息化管理;方法;未來發展趨勢

在以往的不動產檔案管理工作中，所采取的紙質檔案管理方法存在嚴重滯后的問題，并且紙質管理易發生檔案受潮、缺漏、遺失等安全隱患。而在網絡信息時代逐步發展的大背景下，大多數檔案管理工作逐步從紙質管理轉向為電子信息化管理，不動產檔案管理也不例外。從不動產電子信息化管理的優勢來看，能夠提高檔案信息資料查詢的速度及便捷性，能夠提高檔案的安全性，并在合法授權的基礎上實現電子檔案資源信息共享，提高檔案的利用效率及價值[1]。而從不動產檔案的信息化管理工作效率及質量提升角度考慮，本文圍繞“不動產檔案的信息化管理”進行分析研究具備一定的價值意義。

1 不動產檔案信息化管理的重要性分析

不動產檔案涉及的信息內容龐大，包括：集體土地所有權內容，房屋等建筑物、構筑物所有權內容，森林及林木所有權內容，耕地、林地以及草地等土地承包經營權內容，建設用地使用權內容等。從中可知，不動產檔案信息既有系統性的一面，又有內容分散化程度高的一面，所涉及的信息內容廣泛。而如果在不動產檔案管理工作中，延續傳統的資質管理模式，顯然會增加檔案管理工作人員的工作難度，使檔案收集、整體、歸檔、查閱利用等工作效率均受到影響。

而對于信息化管理模式來說，利用現代化信息技術及信息系統，對不動產檔案信息內容進行技術性分析、系統性整合，能夠使檔案信息合理分類，并提高檔案信息的收集、整理、入庫效率[2]。此外，通過計算機網絡安全技術的應用，比如數據加密技術、防火墻隔離技術、系統權限技術等，能夠提升不動產檔案管理的安全性，使不動產檔案信息受到有效保護。

總之，從不動產檔案管理工作效率提升、檔案保護升級、檔案信息安全強化等多角度考慮，加強不動產檔案信息化管理工作非常重要。

2 不動產檔案信息化管理方法分析

不動產檔案信息化管理針對的對象是不動產電子檔案，而要想做好此項工作，便需要注重不動產檔案信息管理方法的應用，總結起來具體方法如下：

2.1 不動產檔案收集及整理信息化管理方法

收集、整理是不動產檔案管理工作的基礎環節，要做好這些基礎環節的管理工作，便有必要構建統一的不動產檔案信息管理系統，針對相關單位、相關部門的不動產檔案信息資源進行整合、遷移，然后對各類存量檔案數字化成果進行收集、匯總，并對相關單位、部門的檔案庫數據量進行分析，通過比較整合之前檔案庫數據結構和整合之后構建的檔案庫數據結構之間的差異性，然后對數據映射關系進行整合，進一步對檔案數據遷移工作進行開發，從而使檔案數據的遷移高效完成，同時使檔案目錄與內容的關聯關系有效維持。此外，在整理檔案過程中，需對檔案目錄與內容是否完全一致、是否存在關鍵字段的缺失進行仔細檢查，進一步判斷數據遷移的完整性;并針對一定比重的數據進行抽檢，對數據質量進行驗核，使檔案數據遷移的準確性得到有效保障。

2.2 不動產檔案入庫及保密信息化管理方法

在信息化管理理念下，針對不動產檔案歸檔入庫，需實現自動化。以不動產登記檔案為例，需利用不動產登記業務系統，針對需要歸檔入庫的數據進行打包處理，使“轉換數據包”有效形成，然后對不動產檔案管理系統的相關服務程序，把“轉換數據包”轉換至不動產登記檔案管理系統當中。與此同時，通過接口服務方式的應用，能夠使不動產登記業務系統和檔案管理系統之間不會互相影響，使責任歸屬明確，進而使信息管理部門可以對相關管理責任歸屬、問題進行快速定位，使系統維護更加有利。此外，考慮到不動產檔案信息的安全性，需做好歸檔入庫后保密處理，利用網絡安全準入、CA認證等安全技術措施，使電子檔案的安全性提升;同時，還可以在內部系統中引入密鑰技術、防火墻技術、數據加密技術等，設置權限，提升不動產檔案信息的安全性[3]。

2.3 不動產檔案日常保護信息化管理方法

除上述提到的一些不動產檔案的網絡保密技術之外，還有必要加強不動產檔案的日常保護信息化管理。一方面，優化不動產電子檔案的信息安全保護級別，在條件允許的情況下，采取科技型強的方式進行保密策略的設置。另一方面，提供良好、可靠的電子檔案閱覽室，加強防火、防雷電、防水、地震等自然災害性保護措施的制定及實施。此外，還有必要對所有不動產電子檔案信息做好備份及儲存處理，定期通過檔案數據備份，對電子檔案的權限分級體系進行完善，并針對選現有權限落實嚴格化管理模式，從而使不動產電子檔案的日常保護效果增強，進一步便利電子檔案的高效利用。

3 不動產檔案信息管理未來發展趨勢分析

不動產檔案信息管理是一項刻不容緩的工作，從不動產檔案利用效率提升、利用價值體現等角度考慮，需注重信息化管理方法的實施。與此同時，還有必要認清現狀不足，摸索其未來發展趨勢，從而使其管理體系得到持續改進。結合實踐工作，本人認為不動產檔案信息管理未來發展趨勢如下：

1）人才方面。隨著不動產電子信息檔案管理工作要求的提升，在人才要求及需求方面便存在很大的改觀。在人才招聘方面，未來勢必朝向高素質人才方向招聘，即保證電子信息檔案管理人才具備豐富的理論知識、專業的實踐管理技巧。此外，針對擇優招聘進來的人才，還需加強崗前培訓，使其完全適應不動產檔案信息管理工作。

2）管理體系方面。不動產檔案信息管理工作在未來發展過程中，勢必完善自身管理體系，側重管理人員的定期考核，使管理人員的管理責任意識增強，管理業務水平提升。同時，通過管理體系制度的不斷完善，使檔案管理的紕漏得到最大化降低[4]。

3）檔案信息資源共享方面。隨著不動產相關工作的不斷加深，相關單位及部門對檔案信息資源共享的需求將越來越高，而為了更好地實現檔案信息資源共享，未來勢必在統一的信息共享平臺構建、優化等方向逐步發展，從而使不動產檔案信息管理的效率及質量得到全面提高。

4 結語

綜上所述，不動產檔案信息化管理工作的開展非常重要，通過加強不動產檔案收集、整理、歸檔、保密及保護等管理工作，能夠使不動產檔案的利用效率提升，并使不動產檔案的安全等級提升，進一步為我國不動產工作的高效開展奠定夯實的基礎。

參考文獻

[1]王向增.信息化背景下的不動產登記檔案管理探究[J].工程建設與設計，2019（10）：212-213.

[2]盧道錦.信息化背景下的不動產登記檔案管理探究[J].辦公室業務，2018（20）：130-131.

[3]張莉.淺析高校不動產檔案的信息化管理[J].市場周刊，2018（10）：9-10.

[4]陳曉韻.加強不動產檔案集約化管理的探討[J].辦公室業務，2018（11）：93.