機關檔案室電子文件歸檔工作探討

宮國裕

摘 要：隨著信息技術的發展，辦公自動化系統應用越來越普及，電子文件成為黨政機關辦公行文的主要載體。機關檔案資源建設也將由紙質檔案歸檔轉為電子文件歸檔。如何做好電子文件歸檔工作是機關檔案室檔案信息化建設的重要課題。

關鍵詞：電子文件;歸檔;意義;不足

1 新形勢下做好機關檔案室電子文件歸檔工作的意義

1）有助于開展全文檢索。檔案管理人員在計算機管理系統利用文字圖表類電子文件時，通常情況下都是在檢索目錄信息后才會顯示掃描件，這樣一來正文內容無法提供檢索。現階段很多機關單位經常利用檔案通過圖像識別、關鍵詞著錄、人工錄入等方式為其提供內容檢索，受多種因素的影響，計算機管理系統無法覆蓋全部文書檔案，加之工作量較大，因此無法進一步滿足用戶的需求[1]。因此，檔案管理人員可以通過電子文件的收集最大限度地實現檔案內容的檢索，有效保證查準率和查全率。

2）有助于開展深層統計分析。現階段，很多機關單位都開展了檔案目錄信息統計分析。由于缺乏完善的檔案全文信息，從而無法有效為深層次統計分析提供素材，在很大程度上制約了檔案收集和服務的利用。目前，已有各種互聯網全文檢索系統，如谷歌、百度等，尤其是對全文檢索方面數據的積累，有效實現了智能檢索，為用戶提供了諸多便利。時代在發展，隨著檔案全文信息的有效積累，高效、及時的智能檔案一定會助推檔案服務利用的發展。因此，做好電子文件歸檔管理工作至關重要。

3）有助于擴增檔案信息資源總量。近年來，隨著信息化的深入推進，涌現了海量的數字信息。隨著社會的不斷發展，傳統文件歸檔方式已無法有效歸納或管理海量的數字信息。基于此，則需要不斷革新歸檔方式，才能更好地實現數字信息歸檔，促使檔案資源總量的擴增，切實為社會提供良好的服務[2]。

4）有助于提高檔案信息的安全性。眾所周知，在傳統的檔案服務利用中，對檔案內容的控制只能采取人工干預的方式，因此大大增加了人為因素，埋下了諸多安全隱患。在新形勢下，隨著全文信息的收集歸檔，可以充分利用軟件系統有效控制檔案內容，這樣電子文件就可以降低檔案管理的難度，減少檔案管理人員的工作量，更好地提供管控嚴格、標準一致的檔案服務利用。

2 機關檔案室電子文件歸檔工作中存在的不足

1）認識不足。首先是對檔案信息化認識不足，有些人認為機關檔案室檔案信息化就是管理機讀目錄就行，沒有深入理解信息化工作內容和目標;其次是在“雙套制”背景下，有些人認為電子文件歸檔就是拷貝一份文件的電子版，認為可紙質檔案歸檔，電子文件可有可無;再次有些機關工作人員對檔案工作的認識僅限于紙質文件，認為電子文件管理是單位信息部門的事，跟檔案工作無關;最后即使個別機關檔案室有電子文件歸檔想法，也不知道如何開展工作。

2）歸檔制度不完善。相對于紙質檔案歸檔，電子文件歸檔相關制度建設嚴重滯后。國家標準方面，國家檔案局于2002年頒布了《電子文件歸檔和管理規范》，當時我國對電子文件的研究尚處于探索階段，隨著實踐的深入，其中的一些表述和要求已不能同現實需要相適應[3]。例如，《電子文件歸檔和管理規范》對電子文件的歸檔范圍僅僅表述為參照國家有關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并未考慮電子文件的形成規律和多樣性對歸檔的影響。部門規章方面，大多數機關檔案室沒有明確電子文件歸檔責任主體，沒有建立本單位的電子文件歸檔范圍和保管期限表，電子文件歸檔工作尚無章可循。

3）歸檔信息基礎薄弱。機關檔案室缺少電子文件歸檔所必需的軟硬件條件。表現在：大多數機關檔案室檔案信息化建設滯后于單位信息化建設，僅僅配備計算機單機用于日常紙質檔案整理和機讀目錄管理，沒有接入單位局域網，在業務系統開發時沒有考慮電子文件歸檔問題，沒有預留歸檔接口。

4）歸檔電子文件不完整。一些機關檔案室雖然開展了電子文件收集歸檔工作，但保存的電子文件普遍存在不完整的問題。表現在僅歸檔保存了電子文件本身，而忽視了背景、結構信息等元數據的保存。這樣，使得電子檔案的原始性、真實性、完整性得不到保障，影響檔案憑證作用的發揮。

3 機關檔案室電子文件歸檔工作的有效對策

1）積極轉變思想觀念，強化文件規劃管理。電子文件是機關單位信息資源不可或缺的重要部分。在新形勢下機關單位檔案管理系統，業務系統以及辦公自動化系統的開發應用情況，必須要立足于實際，從前端入手，科學合理地設置業務系統歸檔功能，同時還要制定出電子文件歸檔程序和時間。在此過程中，一方面需制定電子文件歸檔格式、歸檔方式以及電子文件檔案管理系統接口等制度，并進一步加強電子檔案管理系統的安全性，確保電子文件管理的安全。另一方面，還要采用先進的技術手段，進一步控制電子文件的質量。與此同時，還必須將對電子文件的管理貫穿于電子檔案全過程的控制和監督中，最大限度確保電子文件的可靠性、可用性、真實性和完整性。

2）構建歸檔管理制度，確保電子文件規范完整。在新形勢下，要想順利有效地開展電子文件歸檔管理工作，需構建科學合理的電子文件管理制度，因為這是進一步實現電子文件歸檔管理目標的重要途徑。第一，建立健全電子文件管理規范，確保電子文件歸檔管理工作的有序開展。要求檔案管理人員加強學習，了解有關電子文件歸檔和管理方面規范體系。與此同時，還需開展電子文件歸檔和管理標準體系的研究，立足當前電子文件歸檔管理的實際進行科學規劃，從而構建宏觀的電子文件歸檔體系框架，建立電子文件歸檔管理和電子文件安全保障方面的制度標準，并確保標準的操作性和指導性。第二，構建電子文件全過程管理制度。為做好電子文件歸檔管理工作必須要靠制度來約束檔案管理人員，確保電子文件檔案的真實性、完整性以及原始性。電子文件與紙質文件相比較，前者所涉及的問題非常多，同時也受諸多因素的制約，如果單純依靠檔案部門的一己之力是難以完成的。這就需要電子文件形成部門、綜合業務管理部門、電子文件收流轉部門、計算機信息管理部門以及檔案部門加強交流溝通，形成合力，營造一個良好的電子文件歸檔環境，形成全面且優質的電子文檔。

3）確保電子檔案管理的安全性。使用現代化的技術措施對電子檔案的真實性、完整性和安全性進行保護，可以使用防火墻技術在組織與其他網絡系統之間建立障礙，避免檔案管理系統被非法訪問或盜竊;對電子檔案應用加密技術，防止計算機病毒的入侵;定期更新計算機軟件;做好電子檔案的備份等。同時，還要提高檔案管理者的安全防范及保密意識。

4）培養復合型的檔案管理人才。檔案管理人員在檔案信息化中始終處于主導性地位，是最重要的建設資源。在當今現代化的信息時代，檔案管理人員應當是具備檔案管理專業知識和相應計算機能力的復合型人才。因此，應加強檔案管理人員檔案專業知識和信息技術等方面的培訓。

4 結束語

綜上所述，電子文件歸檔涉及諸多先進技術和檔案管理知識，因此機關單位管理者一定要認識到電子文件歸檔管理的重要性，克服機關單位人力、物力方面的局限，重點加強對檔案管理人員的培訓力度，制定完善的電子文件歸檔管理標準和制度。

參考文獻

[1]楊禎.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].城建檔案，2019（12）：12-13.

[2]蔣余芬.移動智能終端電子文件管理關鍵問題探討[J].通訊世界，2019，26（12）：40-41.

[3]米蘭.新形勢下如何做好電子文件歸檔管理工作[J].城建檔案，2019（11）：62-63.