基于文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理策略

王媛媛

摘 要：近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作的重要方向。文檔一體化是檔案管理的重要指導(dǎo)思想，要求在文檔管理過(guò)程中注重文件流轉(zhuǎn)和歸檔的一體化管理，這種管理形式不僅延續(xù)傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢(shì)，還大大彌補(bǔ)了紙質(zhì)的不足，保留了數(shù)據(jù)的完整是檔案管理中尤為重要的。注重檔案信息化建設(shè)，能進(jìn)一步提升文檔管理效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用和價(jià)值。基于此，本文筆者就文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理策略進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：文檔一體化;文書(shū)檔案;信息化管理

1 文檔一體化概述

文檔一體化從字面意思來(lái)理解就是將文件處理生成和文件歸檔保管結(jié)合起來(lái)，將文件生命周期等作為理論依據(jù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從文書(shū)生成辦理到文檔歸檔管理的全過(guò)程管理。推行文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理就是將文書(shū)工作和檔案工作銜接在一起，注重分工協(xié)調(diào)、超前控制、整體把握，使文檔實(shí)現(xiàn)管理、利用、規(guī)范一體化，最終實(shí)現(xiàn)文書(shū)生成與檔案管理的全過(guò)程管理。在實(shí)際的工作過(guò)程中，明確文檔一體化管理的理論等并且加以運(yùn)用實(shí)踐，使電子文件的整個(gè)過(guò)程都得到了全面、安全、有效的管控，從而提高管理效率。

2 文檔一體化的現(xiàn)狀

近幾年來(lái)，很多大型企業(yè)的檔案管理專(zhuān)家、檔案管理人員在文檔管理信息化方面做了大量有價(jià)值的探索，并取得了很多實(shí)質(zhì)性的工作突破。很多現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)行了無(wú)紙化辦公，采用OA （辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)，在文檔接收、發(fā)送和檔案管理方面實(shí)現(xiàn)文檔一體化，支持網(wǎng)上查詢(xún)、借閱和分配權(quán)限等。通過(guò)近幾年在文件檔一體化方面的不斷實(shí)踐和探索，總結(jié)取得了以下成果：

1）對(duì)電子文檔有了全新的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔大多是以書(shū)寫(xiě)或印刷形式將語(yǔ)言、文字、符號(hào)等記錄在實(shí)物的載體上，其表現(xiàn)形式和儲(chǔ)存方式比較直觀、簡(jiǎn)單;而電子文檔則以磁性介質(zhì)為載體，需要借助信息化手段才能變?yōu)橹庇^的可視信息或輸出打印成紙質(zhì)信息。從電子文檔的生成過(guò)程可以看出，它有易于查詢(xún)、編輯、修改、拷貝、分類(lèi)、編目、移動(dòng)、粘貼和銷(xiāo)毀等優(yōu)點(diǎn)。

2）電子文檔管理系統(tǒng)得到逐步開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。近幾年來(lái)，一些優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)和電子文檔管理軟件開(kāi)始推廣應(yīng)用。實(shí)踐證明，信息化技術(shù)在文檔一體化進(jìn)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。比如：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），已可以實(shí)現(xiàn)在電子文檔到達(dá)文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，檔案管理員可以對(duì)其進(jìn)行辨別、分類(lèi)、歸檔、加密、借閱、轉(zhuǎn)移等的管理作業(yè)，實(shí)現(xiàn)全流程網(wǎng)上作業(yè)，同時(shí)也可以對(duì)文檔處理的全過(guò)程自動(dòng)跟蹤記錄，提高了電子文件檔管理的安全性。

3 文檔一體化的文書(shū)檔案信息化管理策略

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)需要充分調(diào)動(dòng)資金資源，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，聘請(qǐng)或者培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人士從事文檔一體化的信息化管理工作，建立統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)，從而更好地適應(yīng)文檔一體化的需求。

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)和員工的綜合能力

為了適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，各行業(yè)單位需要加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，同時(shí)，為了方便各單位管理且工作能夠有效進(jìn)行，則需以文檔一體化為指導(dǎo)基礎(chǔ)。對(duì)于檔案工作者，上至單位領(lǐng)導(dǎo)，下至信息化管理工作人員，首先，都必須更新個(gè)人的觀念，都需要加強(qiáng)以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理意識(shí)，尤其是檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，必須充分認(rèn)識(shí)文檔一體管理的必要性和可行性，同時(shí)還需要營(yíng)造良好的信息應(yīng)用環(huán)境，以及加強(qiáng)對(duì)信息資源整合的重視程度。其次，運(yùn)用海報(bào)等多種手段加強(qiáng)以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理重要性的宣傳，從而使領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠擁有正確的認(rèn)識(shí)，這不僅是前提，更是相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的保證，只有充分了解了以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理的重大意義，才能有利于后期工作的開(kāi)展。同時(shí)還需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)多種方式途徑進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使文檔管理人員在掌握文書(shū)處理和檔案管理方面知識(shí)的同時(shí)，熟悉文件運(yùn)行和文件管理，并且各行業(yè)單位需要適當(dāng)開(kāi)展實(shí)踐培訓(xùn)，而且還要培訓(xùn)工作人員學(xué)習(xí)信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，努力提高檔案工作者的綜合素質(zhì)能力，從而適應(yīng)文檔一體化管理的要求。

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一集約的檔案管理工作機(jī)制

1）創(chuàng)新檔案管理工作模式。按照文檔一體化建設(shè)要求，將科學(xué)集約有效的檔案管理模式運(yùn)用到數(shù)字檔案建設(shè)之中。集約化的檔案管理并不是將檔案資料重疊歸檔，而是要根據(jù)不同檔案類(lèi)型，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整理和分析，通過(guò)集約化的形式實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，納入數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中，根據(jù)不同的檔案類(lèi)型和檔案內(nèi)容對(duì)檔案資源分別進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升管理效率。

2）完善制度體系。對(duì)檔案管理全流程進(jìn)行約束和監(jiān)督，規(guī)范數(shù)字檔案建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中既要注重軟件設(shè)施的夯實(shí)和人員素質(zhì)的提升，同時(shí)也要完善相應(yīng)的制度體系，特別是要針對(duì)數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)形成相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的針對(duì)性和有效性。

3）完善檔案信息資源共享管理程序。傳統(tǒng)檔案管理模式之下，能夠進(jìn)行信息資源共享的途徑有限，而在文檔一體化建設(shè)背景之下，數(shù)字檔案室能夠?qū)?shù)字檔案通過(guò)多種途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。在具體程序落實(shí)過(guò)程中，一方面，要看到當(dāng)前檔案信息資源共享的好處，結(jié)合檔案管理部門(mén)的具體要求，進(jìn)一步完善信息資源共享管理程序，提升檔案信息資源的共享效率。可以將檔案信息資源上傳到市級(jí)和省級(jí)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)之中，打造區(qū)域范圍內(nèi)的數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。另一方面，在程序構(gòu)建過(guò)程中注重檔案信息資源的安全性，確保各個(gè)程序和平臺(tái)之間銜接有序，不能出現(xiàn)檔案信息資源共享漏洞，進(jìn)一步提升檔案管理的安全性。

3.3 確保網(wǎng)絡(luò)安全

在統(tǒng)一文件管理的基礎(chǔ)上，還需要確保網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題。各組織機(jī)構(gòu)能做的就是選用性能好的殺毒軟件，防止病毒侵害，而且還需要定期備份數(shù)據(jù)以防數(shù)據(jù)意外丟失。對(duì)于各機(jī)構(gòu)內(nèi)部上網(wǎng)的信息則需要進(jìn)行加密，內(nèi)部網(wǎng)上要建防火墻，限制外部人員或者外部網(wǎng)絡(luò)的非法訪問(wèn)或入侵。比如現(xiàn)在大學(xué)黨建組織會(huì)用到的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，通常稱(chēng)其為OA系統(tǒng)，它與檔案系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)之間存在著遞進(jìn)關(guān)系。OA系統(tǒng)的功能體現(xiàn)在日常的信息發(fā)布和流轉(zhuǎn)上對(duì)文件有著管理的作用，而文件的管理不僅僅是文件的制作與保存，還包括了文件的在線傳輸、檢索等，由此可見(jiàn)，OA這類(lèi)系統(tǒng)應(yīng)用廣泛，這就非常需要注意網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題了。之前提到部分高校會(huì)運(yùn)用OA來(lái)發(fā)布和保存文件，倘若OA系統(tǒng)被非法訪問(wèn)或者被入侵，那危害的就不僅一臺(tái)計(jì)算機(jī)那么簡(jiǎn)單，它甚至?xí)霈F(xiàn)整個(gè)學(xué)校的信息泄露、學(xué)校無(wú)法正常運(yùn)作等一系列問(wèn)題。所以確保網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題，也是以文檔一體化為基礎(chǔ)的文書(shū)檔案信息化管理策略中的一項(xiàng)重要考慮因素。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今數(shù)字化的進(jìn)程中，普通紙質(zhì)的文件檔案與電子文件檔案之間的界線已經(jīng)逐漸消失，各行各業(yè)的文書(shū)人員與檔案管理人員的工作也越來(lái)越相近，甚至合二為一，全程由一人或者一組人員管理電子文件檔案。文檔一體化打破了陳舊老化的分散式的檔案管理的格局，充分體現(xiàn)了電子文件管理理念，將電子文件檔案從一開(kāi)始就納入檔案管理，視文件的形成、處理、歸檔和管理為一個(gè)整體，同時(shí)也保障了電子文件檔案管理的及時(shí)性與流動(dòng)性。經(jīng)檔案部門(mén)的前端控制，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)文檔生命周期的管理與控制，確保了電子文件檔案的真實(shí)完整性和有效性。

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