論基層檔案管理工作的困難及解決方法

武紹富

摘 要：基層檔案管理工作對于中心工作的開展具有積極的參考作用，本文旨在分析當前基層管理工作中存在共性困難，并對此提出解決方法。

關鍵詞：基層檔案管理;制度;標準化管理平臺

基層是黨和政府服務人民的橋梁，也是為老百姓排憂解難，解決民生問題的平臺，更是解決好聯系服務群眾“最后一公里”這一關鍵的鑰匙。檔案作為社會活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，在基層發揮著重要的服務作用。基層檔案是基層所做工作的集中反映，具有歷史性、真實性、可追溯性，既能夠對各類工作進行歸納總結，也便于溯本追源，便于紀檢、審計工作的開展;基層檔案對基層工作的開展也具有積極的指導作用，往往發揮“前人栽樹后人乘涼”的效果，許多的歷史問題，往往只需要在檔案中稍一查詢，便能找到其蹤跡;基層檔案也能夠作為參考資料為決策者提供參考依據，為決策提供服務價值。基層檔案對各項工作的開展也具有積極的參考、指導作用，為政策貫徹落實提供支撐。基檔案管理水平的高低成為影響檔案質量的重要因素，本文旨在分析基層檔案管理工作中存在的共性困難，并提出解決辦法，以便促進基層檔案管理工作。

1 基層檔案管理工作中存在的困難

1.1 檔案管理工作標準化規范化不足

作為基層，當前工作檔案涉及脫貧攻堅、民政、治安、城鄉居民養老保險、城鄉居民基本醫療保險、土地確權、調解、基礎設施建設等方方面面，點多面廣，可謂是“上面千條線，下面一根針”，如何用“一根針”描繪好這幅藍圖，關鍵的一點就是要做到檔案管理的標準化、規范化。但就目前來看，基層檔案管理工作標準化、規范化程度較低，主要表現為以下幾個方面：

1）紙質檔案用紙良莠不齊，有些紙質質量較差，不利于長期保存，尤其是在經常翻看的情況下，時間長了，就會發生檔案毀損的風險;2）部分紙質檔案在油墨、碳粉量少的情況下打印，隨著查閱次數的增多，也會發生磨損，導致某些地方模糊不清，時間長了，也會發生毀損的風險;3）檔案往往需要不斷地進行完善，某些檔案盒質量不好，由于不斷裝訂次數多了，也產生磨損，導致檔案盒看起來不規范;4）檔案普遍存在沒有目錄的現象，這與基層檔案處于不斷完善之中有極大的關系，但主要凸顯的問題還是沒有進行常態化管理，沒有堅持標準化、規范化管理;5）檔案缺乏電子、紙質目錄，各類檔案的著錄細則相容性不強，在檔案管理工作人員缺位的情況下，無法高效地進行查閱;6）部分基層電子檔案存放電腦未安裝殺毒軟件的工具，未建立有效的防護系統，一旦發生入侵，就有可能造成檔案的毀損，更缺乏備份系統。

1.2 上級部門對基層檔案管理前期指導力度弱。

基層工作多為常規性工作，具有極強的重復性和延續性，但在重復性的大框架下，又會出現多樣性。所需存檔檔案也因事而異，基層工作者往往對其根據自己的理解來裝訂檔案。上級部門也無法做到事無巨細的指導，但總體來講，對于檔案前期指導力度較弱。在工作中出現，事前不明確裝檔目錄，基層無法裝檔的現象;更出現檔案目錄不斷變更，基層根據要求反復裝訂檔案的現象，造成檔案管理的被動局面，也極大地削弱了基層工作人員的積極性;某些上級部門在檔案管理指導工作中，重視程度不夠，工作流于形式，對檔案中存在的問題不深入挖掘，提空泛的意見。更有甚者，部分指導人員對部分工作缺乏專門研究，連政策都拿不準，做出錯誤指導，導致檔案重裝的現象也時有發生。

1.3 檔案管理人員檔案學、檔案意識薄弱。主要體現為

1）部分檔案管理人員缺乏專業檔案管理知識。缺乏檔案收集、整理、價值鑒別、保管等意識，缺乏檔案編目編排能力，更缺乏利用現代技術手段進行檔案檢索、檔案統計的能力。在更換工作人員的情況下，又無統一標準的情況下，每個工作人員對檔案管理的理解都不同，這與大家都缺乏檔案知識也有相關性;2）更有少部分檔案管理人員責任意識缺乏，對檔案管理工作重視度低，往往開展了工作，但不注意檔案資料的當時收集，錯過了時效性，導致檔案無法及時收集。如某些村民委員在進行低保整治表決時，大家村民集體舉手進行了表決，但當時忙著統計而忘記了拍照，后來資料不齊，又不得不再次召開村民會議進行評議，這突出反映了工作人員檔案意識薄弱。3）工作人員大多注重業務工作開展，注重對上級工作的貫徹執行而忽略對工作資料的收集、歸檔、整理，沒有常態化地開展檔案管理工作，往往在上級要檢查的時候開展突擊歸檔，許多工作又依靠工作人員記憶中去臨時刻畫導致檔案不真實。

1.4 檔案工作基礎設施薄弱，投入力度小

隨著經濟社會的逐步發展，基層辦公環境有所改善，但總體來講，基層條件較艱苦，檔案基礎設施薄弱，投入力度小，集中體現為：

1）很多地方沒有建立專門的檔案室，往往是辦公室與檔案室混為一體，人員混雜，非專門檔案管理人員也可隨意查閱、借閱檔案，借出的檔案，有時忘記歸還，時間久了，檔案在無形之中流失。2）檔案柜等基礎設施配套不全或不達標，部分地方還在用十幾年前的木質柜保存檔案，沒有使用鐵軌進行保存，部分基層檔案室受當地空氣濕度影響，較為濕潤，達不到檔案管理要求，更有部分地方檔案室擺放在雜物間內，檔案與雜物混裝。3）電腦打印機等設備陳舊老化，延誤檔案處理時間，無形中增加電子檔案保存的不安全性。4）檔案管理經費持續投入少，往往一次性投入后，后續投入支出少。

2 解決辦法

2.1 加大經費投入，確保硬件設施達標

對基層檔案基礎設施進行摸底排查，分批次有序解決基層檔案硬件設施不達標問題，確保檔案室達到防護要求，達到隔熱、保溫、防水、防塵、防有害生物、溫濕度等要求。加大電腦、打印機、復印機、掃描儀等投入力度，確保檔案工作開展依托，并加強設備保密管理。根據基層工作實際，劃定年度最低檔案建設經費占比，對投入有困難的地方，爭取財政支持。

2.2 構建檔案標準化管理平臺

檔案管理平臺既具備檔案管理功能，也要具備檔案管理指導功能。檔案管理平臺集成檔案管理工作培訓模塊，對檔案管理人員進行不定期培訓。檔案管理平臺分檔案類別設立檔案培訓模塊。通過機動靈活的檔案目錄設置功能對每項工作檔案歸檔工作進行初始指導。依托目錄樹進行檔案管理，構建高效便捷的檔案管理系統。國家應統一開發檔案管理系統，以便于檔案工作的統一性。

2.3 試探性地建設檔案審核、監督、指導專職隊伍

一是依托線上管理平臺，相關部門加強對檔案數量、質量、進度的審核工作，進行督促指導;二是相關部門通過線下核查，加強對檔案管理工作的審核、監督;三是以鄉鎮為單位，建立檔案審核指導小組，對基層檔案工作及時進行指導。

2.4 完善檔案管理培訓工作

通過兩個途徑完善檔案管理培訓工作，一是以縣為單位，開展現場培訓，縣級相關部門應通過現場核查等形式督促指導基層檔案建設工作;二是應搭建線上培訓平臺，可試探性地將檔案管理知識集成到統一的檔案管理軟件中，既利于檔案管理人員統一認識，也利于統一標準進行標準化檔案管理工作。

2.5 強化檔案管理制度建設、落實

各基層應根據工作實際，建立行之有效的檔案管理制度，就檔案內容、收集、整理、保管等作出詳細規定，規范信息加工和信息輸出環節，管理制度應圍繞檔案的真實性、安全性、時效性作出行之有效的制度規定。貫徹落實制定出的檔案管理制度，要重點做好歸檔、借閱、目錄編制等制度。