基層檔案室的檔案安全維護微探

呂怡玲

摘 要：作為基層工作人員儲存和查閱重要檔案信息的場所，基層檔案室承擔著十分重要的職能，既是基層單位各方面信息的重要集成載體，又是基層單位有序開展各方面工作的重要保障。做好基層檔案室的檔案安全維護工作，不僅有利于基層單位展開人力資源開發利用，而且還能夠實現基層單位的長遠可持續發展戰略。為此，本文主要對加強基層檔案室檔案安全維護工作的具體策略展開探討，旨在為基層單位有效提高檔案管理工作水平提供具備一定參考意義的借鑒。

關鍵詞：基層檔案室;檔案安全;檔案安全維護

對于基層檔案室而言，最基礎的職能是對勞動保障監察大隊、再就業工程領導小組辦公室等基層單位的重要檔案資料進行有序歸檔和管理，并在基層單位需要時為其提供有效的決策參考[1]。基層檔案室所管理的檔案覆蓋基層單位人力資源、基礎建設等多個方面，加強基層檔案室檔案安全維護工作，能夠切實保障基層檔案室的職能得到有效履行，推動基層單位實現長遠可持續發展。為此，針對當前存在于基層檔案室檔案安全維護實踐中諸如風險防范意識薄弱、檔案管理方式單一、檔案管理工作隊伍綜合素質不足等一系列問題，基層單位必須加強思想認識，提高對于檔案安全維護工作的重視力度，重視增強檔案歸檔與檔案整理等工作環節的安全性，從而為檔案資源開發利用和檔案價值充分發揮提供有力保障。具體而言，為有效做好檔案安全維護工作，基層檔案室應重視在檔案管理實踐中落實好以下幾項策略：

1 更新檔案管理理念，樹立風險防范意識

要想有效做好檔案安全維護工作，首先基層檔案室工作人員應重視更新檔案管理理念，結合時代發展趨勢重新理解檔案管理這項工作，從“互聯網+”視域出發思考檔案歸檔及檔案整理的全新開展模式與路徑，樹立風險防范意識，重視增強檔案管理工作安全性，做好安全維護頂層設計，全方位保障檔案管理實踐在安全的環境中開展，消除各方面存在的諸多不安全因素，比如因檔案工作人員流動性過強而導致的檔案信息泄露風險、因網絡黑客攻擊而導致的檔案數據庫信息遭遇篡改和竊取的風險等各類風險，有效增強檔案安全維護實效性。在此方面，基層檔案室應建立風險防范機制，針對檔案管理實踐中存在的風險性因素，合理地設計風險應對預案，以此在風險發生時及時采取有效措施避免風險所造成的負面影響擴大化，進而有效實現增強檔案管理安全性的目標[2]。

2 做好檔案歸檔整理，建立規范檔案索引

基層檔案室應重視擴大檔案材料搜集范圍，完善檔案歸檔標準，嚴格審核檔案材料，對其真實性和可靠性進行準確鑒別，剔除其中不符合歸檔標準的文件和部分在內容上重復的文件，以此有效提高檔案資料質量[3]。為更好地開展檔案歸檔與分類整理工作，基層檔案室可以應用信息網絡技術構建規范的檔案材料索引系統，借助這一系統對分屬于一個類別的檔案進行有序管理，以此方便地對檔案資料進行更新、材料補充及查閱。通過構建規范的檔案索引，基層檔案室還能夠增強各方面工作運行的穩定性，為此，基層檔案室應著力提高信息技術水平，從而有效完成檔案索引的構建。

3 打造專業管理隊伍，提高工作人員能力

高水平的檔案安全維護工作，離不開一支具備高度專業素養與良好實踐能力的檔案工作隊伍[4]。為此，基層檔案室應著力增強檔案管理工作隊伍的穩定性，減小檔案管理隊伍的流動性，減少檔案管理工作崗位的兼職現象，有效消除因人員流動性過強而導致的潛在風險性因素。在穩定檔案工作隊伍之后，基層檔案室應面向檔案工作人員展開主題培訓，重視通過培訓工作增強他們的安全防范意識，幫助他們掌握檔案歸檔與檔案整理的科學方法，同時重視提升他們的信息素養，以此促使他們更好地配合信息化檔案管理模式構建。此外，基層檔案室應明確具體檔案管理人員在檔案管理實踐中所承擔的具體職責與權限，在構建權責統一的檔案工作氛圍的同時，有效增強檔案管理安全性，避免因權限不明確而導致重要和機密檔案信息泄露。

4 引入信息網絡技術，構建創新工作模式

信息時代，基層檔案室應注重將信息網絡技術引入檔案工作實踐之中，構建創新檔案工作模式，有效增強檔案安全維護實效性[5]。除應用信息技術構建檔案索引之外，基層檔案室還應探索檔案工作與大數據、物聯網等新興信息網絡技術實現深度融合的創新路徑。比如，基層檔案室可以應用大數據技術對檔案資料進行全面的分析與挖掘，利用計算機強大的運算能力，有效剔除不符合歸檔標準的材料，切實提高檔案資料質量。此外，基層檔案室應積極與計算機專業工作室達成合作，共同開發符合自身實際檔案工作需求的信息化檔案管理軟件，以此實現對于檔案數據信息的安全保存和有效管理。

5 結束語

總之，信息化時代，數據與信息的價值日益凸顯，在這一趨勢下，檔案作為重要的信息數據資料，在推動基層單位的長遠可持續發展方面也發揮著日益重要的作用。因此，作為檔案管理工作的執行主體，基層檔案室必須著力在檔案管理工作實踐中做好檔案安全維護工作，通過采取更新檔案管理理念、建立規范檔案索引、打造具備較強實踐能力的專業工作隊伍、加快檔案工作信息化建設進程等一系列措施，有效地提升檔案安全維護水平，為最大化實現檔案資源內在價值創造安全的環境。

參考文獻

[1]周玲玲.加強基層檔案室管理，提升檔案資源安全[J].青春歲月，2017（26）：439.

[2]嚴榮軍，鄧麗.加強基層檔案室管理確保檔案資源安全[J].健康周刊，2018（003）：297.

[3]李雪梅.淺析做好檔案的安全管理工作[J].經濟視野，2019（13）：13-14.

[4]徐登列.基層單位檔案工作存在的問題及對策[C].2017-2018年甘肅省檔案學會年會暨學術研討會.2018.

[5]劉芳.淺談基層檔案管理的現狀與建議[J].卷宗，2018（035）：95.