如何做好事業單位檔案管理

魏迎春

摘 要：查詢歷史問題、提供相關數據及文獻作為事業單位檔案管理工作所具有的基礎功能，任何工作的開展都與檔案查詢有著極為密切的關系。而在事業單位查詢工作中檔案管理作為貫穿整體的命脈，加強檔案管理工作以時代發展進程為依托迎合社會進步需求，采取有效舉措解決檔案管理現階段存在的問題，為推動我國事業單位良好發展奠定扎實基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案管理

逐步擴增的信息需求量在當今社會已成為常態，而事業單位檔案管理工作的有序開展能夠滿足人們生產生活的基礎需求。不斷提升的科學技術水平能夠改善事業單位檔案管理工作，提升事業單位的核心競爭力，遵循專業性與系統性原則，進一步優化事業單位檔案管理工作水平。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 未能正確認識檔案管理工作的重要性

大量信息資料存在于檔案中，而事業單位在其工作中予以合理利用能夠實現良好的經濟效益，加強日常檔案管理工作力度能夠為整體工作的各項環節提供有效助力，保證工作整體內容的有序開展。但現階段大多數事業單位未能正確認識檔案管理的重要性，使其在宣傳、使用過程中敷衍了事兒，員工對檔案管理重要性的錯誤認知未能對檔案予以深入了解與全面開發，使得檔案在其實際工作中未能充分發揮自身效力。

1.2 缺乏健全的檔案管理配套設施

隨著社會經濟的快速發展，推動信息技術的不斷完善與普及，而在檔案管理工作中可以應用計算機信息技術提升管理效力。現階段，大多數事業單位并未正確認知信息技術為工作帶來的便捷性，仍以傳統檔案管理模式保存與收集檔案不解，不僅無法保證工作效率，還增加整體工作難度，浪費人力、物力，制約檔案管理開發、利用效率，局限檔案信息交流。

1.3 缺乏完善的檔案管理制度

因未能建立健全的檔案管理制度，使得事業單位在其工作中仍存在較多問題，而制度性缺陷使其在具體操作過程中未能嚴格遵循相關規定執行各項工作。因缺乏責任心與事業心敷衍了事，各級制度如同虛設使得檔案堆積如山也無法得到及時處理。未能第一時間獲取完整的檔案信息或因未能及時登記而出現丟失、損毀等情況在當前的事業單位工作中屢見不鮮，進而無法保證檔案的真實性與完整性。

2 做好事業單位檔案管理的有效措施

2.1 正確認知檔案管理信息化建設重要性

隨著社會經濟的快速發展，我國已逐步邁入信息化進程中，而在事業單位檔案管理工作中建設信息化管理平臺已成為實現企業戰略發展目標的主要方向。事業單位負責人應當正確認知檔案管理工作與信息化建設兩者結合的現實性意義，加大管理工作信息化建設力度，進一步推動事業單位檔案管理工作的有序開展，保障整體工作的安全性與穩定性。首先，事業單位在檔案查詢工作中應當給予一定支持，全面應用信息系統軟件中電子檢索功能為事業單位檔案管理查詢工作提供便捷操作方法，降低整體工作難度，提升工作效率[1]。其次，電子化發展作為未來事業單位人事檔案管理工作中的必然趨勢，能夠以其為有效依據實現對職工檔案的有效管理，做到人盡其才，物盡其用，充分發揮人才專長，為推動事業單位發展提供有利條件。

2.2 加大事業單位檔案保密工作管理力度

在事業單位檔案管理中其所存放的檔案屬于單位重要文件，具有較強的機密性，因而，事業單位能否長遠發展與檔案管理工作有著極為密切的關系。正確認知保密工作對于實現事業單位戰略發展目標的現實性意義，做好保密工作作為現階段事業單位檔案管理工作的重要內容之一，以有效方式預防因丟失、損毀、泄露機密性資料而受到的影響，降低風險危機。在檔案管理工作中重視整體工作的有序性與數據庫安保的牢固性，分派專人值守。除此之外，安裝電子查詢系統保障數據庫安全，使得信息資源管理工作得到確切落實。在系統管理工作中遵循標準化原則，重視網絡防火墻設置及應用，充分發揮電子密碼管理效力。并采取定期更換的方式監督惡意篡改或刪除資料情況，避免因利益誘導而出現的工作失誤，從而體現檔案保密工作管理效力。

2.3 建立完善事業單位檔案管理工作機制

為實現規范化發展，事業單位檔案管理工作應當建立完善的檔案管理制度，以提升其實際效力。檔案管理工作的前提完全以相關規章制度為依托開展各項工作，因此，建立健全的檔案系統與完善的管理制度能夠進一步推動檔案管理工作的有序開展。現階段，我國事業單位檔案管理工作為提升整體水平，積極學習與引進現代化管理方式，提升整體效果，進一步推動事業單位相關部門工作得確切落實[2]。而更新與完善現有管理體系及制度能夠快速推動其有序開展，事業單位負責人應當正確認識檔案管理工作對其長遠發展的必要性與重要性，加大建設力度，以完善的工作體系、健全的規章制度保證應用效果。建立健全的資料管理責任制，以明晰的責任劃分統籌協調各級部門，使得其在發生突發狀況時能夠明確責任，避免因互相推諉而無法解決實際問題的情況。電子檔案備份制度的設施的應用可以融合績效管理制度，調動工作人員的積極性。建立完善的機制，不僅能夠增強工作人員的責任感，還能夠使其全身心投入到檔案管理工作中。

2.4 定期開展人員業務能力專項培訓工作

檔案管理工作對于事業單位而言，其自身所具有較強的業務性與復雜性，而在實際工作中發現其不僅具有一定公益性還帶有服務性。因此，在管理工作中為提升整體效果，應當重視培養工作人員的業務能力與職業素養。隨著信息化時代的不斷推進，應當加大事業單位檔案管理工作的信息化建設力度，優先提升檔案管理工作人員的業務能力，以其良好技能確保管理水平符合新時期社會經濟快速發展時的基礎要求。責任意識樹立與正確認知檔案管理重要性能夠提升其實際操作可執行性，加強信息技術訓練，使其在應用電子信息系統的同時發揮檔案的使用效率，緊跟時代發展才能獲得理想成績。定期開展計算機培訓學習，使得工作人員能夠在業余時間內學習掌握相關知識并合理安排各項流程，充分發揮電子檔案效果。應用與操作計算機時需要重視檔案資源的完整性與有效性，在確保其準確性的同時為群眾提供服務。除此之外，事業單位工作人員還應當重視網絡管理知識學習，保證其在應對安全隱患或突發性事件時能夠采取有效措施及時解決網絡系統中存在的問題，及時修復漏洞，避免因惡意篡改盜取的問題而發生機密檔案損毀、丟失等問題。與此同時，事業單位負責人應當定期開展檔案管理培訓工作，保證信息的時效性。樹立正確的工作認知，使其能夠以飽滿的態度服務于事業單位為其長遠發展提供有利條件[3]。除此之外，事業單位負責人應當全面分析現階段檔案管理工作中存在的不足，并以其為切入點，進行多角度綜合思考。以文化建設為基礎是保障業單位實現健康和諧發展目標的重要途徑，做好基礎工作，采取有效策略加強事業單位檔案管理工作效率。嚴格把關人才引進及培養工作，挑選高質量、高素質人才，在掌握專業理論知識的同時又極具操作能力，對現有檔案管理工作隊伍予以合理優化，從而全面提升事業單位檔案管理工作水平。

3 總結

現階段，事業單位為提升整體工作效率采取有效措施解決其中存在的問題，為強化事業單位檔案管理工作效力提供多元途徑。時代的發展促使科學技術逐步滲透到人們的生產與生活中，不斷更新的檔案管理模式也為事業單位實現自身發展提供有效助力，自動化與信息化管理模式的逐步完善與優化為檔案管理工作提供便捷條件。

參考文獻

[1]王金亮.如何做好事業單位檔案管理[J].科技風，2020（09）：199.

[2]劉艷.新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（04）：163+168.

[3]曉瑩，齊洪鑫.事業單位做好人事檔案管理工作的探索[J].管理觀察，2019（31）：94-95.