淺論如何提高檔案管理工作水平

盧超

摘 要：檔案管理對于一個企業的持續發展是有極其重要的作用的。檔案管理工作開展得很好，是能在一定程度上減少企業在一些不必要的事情上的工作量，進而提高企業的工作質量。但是，目前的企業對于檔案管理工作這一方面的工作是存在些許問題的，所以，本文將淺談目前企業在檔案管理方面存在的問題以及如何提高檔案管理工作水平的策略建議。

關鍵詞：檔案管理;提高工作水平

檔案管理工作不僅是在保存一個企業的基礎資料，也是在保存企業的一個發展史的。在未來是很有參考價值的，也有可能會在特殊的時刻有關鍵的作用，所以做好對檔案管理工作的開展是很有重要性的。

1 目前企業在檔案管理方面存在的問題

1.1 檔案管理的理念沒有跟進

很多機關，企業在檔案管理工作方面的觀念還沒有跟進時代的發展腳步，還在采用傳統的檔案管理手段，比如紙質版的檔案管理，從現實經驗看來，這種方式已經無法適應現代社會對于檔案的調用，管理的制度了，人們在傳統的檔案管理模式下，不能夠很好的進行工作的開展，在調用的時間上也是有一定程度的浪費的，而且，紙質版的檔案由于隨著時間的推移會存在被損壞的可能，這會造成很大的損失，也讓檔案管理的本質被丟失了。

1.2 技術方面存在問題

在新時代，網絡化已經是這個社會的一個很普遍的現象了，電腦等數碼產品在生活中也是必備日常用品，但是人們對于生活中常用的相關網絡技術是很熟悉的，但在專業的技術方面還是有所欠缺的，比如檔案管理方面的相關管理技術就存在問題，進而導致了檔案管理的體系的不夠完整，技術方面不僅有技術本身需要完善的問題，還有相關檔案管理工作人員對于技術的掌握情況的問題，如果存在操作不熟練，或者不能完整的將技術的相關功能作用發揮好，我相信不僅對于這項技術來說，是一種損失，對于機關，企業來說也是一種損失[1]。

1.3 檔案管理的模式沒有更新

在以前落后的社會，相信對于那個時候的檔案管理工作來說，傳統的檔案管理模式相對而言，一定是最好的選擇，但是，時代已經進步了，人們都在往前走，所以對于這個全新的時代來說，傳統的檔案管理模式就不是最好的選擇，傳統的檔案管理模式已經無法適應新時代社會對于檔案管理工作的要求了，一定還有更加適合的選擇，所以應當要提高檔案管理工作的水平，讓檔案管理工作開展得更好。

2 企業做好檔案管理工作的開展的作用

2.1 可以保存著大量的人才信息資源，為企業提供準確的檔案信息

檔案信息管理，可以保存大量的人才信息資源，并且對大量的人才有非常詳盡的信息資源，真實有效，不僅能夠建立起一個比較完善的信息體系，為人們帶來巨大的便利，還能應對突發性的變化[2]。在企業的后續人才需求上能夠提供強大的儲備，在必要時，能為企業提供準確的檔案信息。

2.2 能作為衡量一個單位，企業的工作水平的標準

在檔案管理方面的工作開展能夠衡量一個單位，企業的工作水平的標準，因為企業，單位在發展時，都會留下大量的資料信息，而對于資料信息的保存，是一個非常重要的工作，從這些資料信息中，我們能夠發現一個單位，企業在一段時間的業績，發展水平是處在一個什么樣的高度，這對于后續的考察是很有參考價值的。

3 提高檔案管理工作水平的措施建議

3.1 增強基礎設施設備的投入

相信無論對于哪個行業來說，要想做好的第一步，一定是要只有雄厚的基礎的，不管是基礎知識儲備，還是基礎設施設備的建設，都是需要有一個比較下濃厚的基礎，才能夠將后續的工作開展進行下去，進而讓工作持續的發展進步。對于檔案管理工作方面來說，也是這樣的，先要有足夠強大的基礎設施設備的支撐才能夠繼續后續對于提高檔案管理工作的開展。我覺得相關機關、企業應該意識到加強檔案管理工作對于一個機關、企業的發展是由多么重要的積極作用的，只有意識到后，才能夠更好的開展檔案管理工作，自基礎設施設備的投資上，不能吝嗇，增強基礎設施設備的投入才能讓后的檔案管理工作的開展有強大的支撐，這就像是建一個房子時最先打下的夯實的地基一樣，只有地基穩健，才能讓地基以上的房子穩健，讓房子中的人們發生更多的故事[3]。

3.2 加強對于檔案管理相關工作人員的投入，培養相關人才

檔案管理工作不可能只依靠設施設備來完成，還沒有做到完全的自動化，不需要人力，所以在提高檔案管理工作開展的方面對于人才也是有一定的要求的，想要提高檔案管理工作的開展就還要加強對于檔案管理相關工作人員的投入，培養相關人才，可以有定期的培訓活動，然后對員工的工作也有定期的考核，讓員工對于工作的重視度提高，將工作質量提高，這樣，也能在一定程度上提高我國檔案管理水平。

3.3 加強檔案管理的安全管理工作

檔案管理最重要的就是安全，可靠。在新時代的網絡環境下，雖然信息資源很方便，但也正是因為信息資源的開放性，所以可能會存在有心之人會利用網絡開放性的特點，對信息進行盜取，然后牟利，所以，為了防止這樣的事情的發生，相關企業應該加強檔案管理的安全管理工作。不管是加強相關網絡技術的專業性，還是增派人手對網絡安全進行隨時的檢查，對漏洞及時修補，都應該有一個明確的規定。只有加強了對檔案的安全管理工作，才能夠更好的促進企業，單位的檔案管理工作的后續開展[4]。

3.4 對檔案進行科學的分類，重整

傳統的檔案管理模式可能會給現在的檔案管理功能中國人員留下很大的工作量，但是如果不能夠一次性的將其整理完畢，就會變得越來越糟，所以，可以借著對檔案管理工作水平的提高的機會，對檔案進行科學的分類，重新整理，有比較完整的檔案分類的體系，那些已經記錄模糊，或者真實性無法考證的檔案可以對其進行一定程度的補救，是在不能補救的，最好盡早丟棄，因為那些沒有補救余地的檔案只能起到占據資源的作用，沒有實際的意義，這能夠讓檔案管理更加的規范，這樣，也可以減少后續的工作量，也會提高工作效率，促進企業的發展。在對檔案進行重新整理的時候也可以將檔案的查找方式進行科學化的重新設計，是利用關鍵詞，地名，人名，檔案年份等等來查找，還是利用什么來查找，都是需要有一個明確的規定的，這樣，將工作做到極致，可以在后續的檔案提取的時候為員工節省時間，也是提高工作效率的好方法。

4 結語

在時代發展迅速的當前社會，對于一個企業，機關來說，檔案管理是有非常重要的作用的，我國的各項技術發達，如果個企業，機關對這些先進的技術進行合理的利用，就會得到很好的效果，也會讓我國的檔案管理工作的水平提升到一個新的高度。希望上文的分析會對有關企業有所幫助。

參考文獻

[1]劉長欣.淺析知識經濟時代對檔案管理的挑戰與對策[J].商情（教育經濟研究），2008（02），36-78.

[2]李澤鋒.基于知識管理的數字檔案館建設框架[J].檔案學通訊.2007（02），12-34.

[3]任麗，陳麗，淑梅.知識管理及其對檔案管理的啟示[J].黑龍江交通科技，2006（06），5-9，4.

[4]金衛東，溫愛珍，民營企業檔案管理工作的調查與分析[J].新上海檔案，2006（06），88-120.