提高辦公室檔案管理工作效率的思考

董春鵬 徐蔚 韓波

摘 要：科學、高效的組織開展辦公室檔案管理工作，可以發揮檔案資料的全面性和綜合性，提高檔案資料內容的完整性。根據日常進行辦公室檔案管理工作過程中產生的問題，通過制定相關解決措施，并加以合理利用，幫助辦公室檔案管理工作效率的逐步提升，更有助于辦公室檔案管理工作的開展。本文作者分析了當前辦公室檔案管理工作中現存的問題，以及提出了幾點提高辦公室檔案管理工作效率的具體策略，意在希望為我國辦公室檔案管理人員與相關領域的研究人員，提供一些新的思路。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

辦公室檔案管理工作的開展，其根本目的是發揮檔案資料信息的最大價值，提升檔案資料信息在日常工作中的便利性，保障檔案資料的完整性。從實際工作的角度分析，深入研究當前問題并加以分析，才能制定科學性、針對性、系統性的管理制度，保證辦公室檔案管理工作的有效性。

1 辦公室檔案管理工作的現存問題

1.1 辦公室檔案管理工作人員管理意識較為欠缺

目前，在日常的辦公室檔案管理工作中，我國檔案管理工作人員因受到外界元素的干擾與影響，無法持續保持著科學、良好、專注的檔案管理工作態度，在某種意義上來說，這種情況的出現，在一定程度上影響我國辦公室檔案管理工作的工作效率以及工作質量。根據相關調查結果顯示，當前我國現有的辦公室檔案管理工作人員中，仍有大部分相關工作人員缺乏專業的工作素質與教育背景。在進行日常的工作時，因其并不具備系統化與專業化的辦公室檔案管理工作的實踐應用技能與基礎理論知識教育技能培訓，所以，難以貫徹和落實各項檔案管理工作所要求的規范與要求，此種情況的出現，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作的工作效率以及工作質量，進而無法保證辦公室檔案管理工作的有效性。

1.2 辦公室檔案管理工作人員基本素質和能力有待提升

經過實際調查可以發現，我國辦公室檔案管理工作人員受到歷史性、政策改革性與制度性等因素的影響，仍有一部分辦公室檔案管理工作單位領導者，對于辦公室檔案管理工作不夠重視，并沒有完全認識到在日常工作任務運行中，開展辦公室檔案管理工作的良好效果。并且在日常工作任務運行中，對于辦公室檔案管理的工作質量和工作效率不夠重視，沒有嚴格按照相關要求規范加以約束，未將辦公室檔案的本質要求與管理工作相結合。所以，培養具備專業知識素養和工作能力優秀的辦公室檔案管理工作人員，是刻不容緩的事情。

1.3 辦公室檔案管理工作缺乏科學性與規范性

我國辦公室檔案管理工作的實際運行中，仍有一部分基層單位缺乏完善、科學、系統的規定章程。在實施建立工作管理流程與方法等方面，開展日常辦公室檔案管理工作時，明顯存在著不完善、不系統等問題，其管理流程、管理方法缺乏科學性、合理性，嚴重限制了辦公室檔案管理工作人員的工作效率和工作質量。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的具體策略

2.1 創新高效辦公室檔案管理工作

想要創新高效辦公室檔案管理工作，就要提高檔案管理人員的創新與管理意識。觀察以往檔案管理工作的運行可以發現，長時間按部就班的檔案管理方式，也會在一定程度上造成工作內容的枯燥無味。以往的檔案管理工作只是著重于建立了多少檔案，以及得到了多少幫助服務，卻不會積極地提高自身的創新與管理意識，改變和創新這種單一、枯燥的工作模式，以求完成更好的服務目標。提高檔案管理人員的創新與管理意識能夠更好的完成這一工作目標。在日常進行辦公室檔案管理工作時，不僅要完成基本的工作要求，還要創新制度和工作方式。摒棄工作過程中繁瑣、無用的流程，以此提高辦公室檔案管理人員的工作效率。以此同時，還需要將現代化、科學化、系統化的管理手段運用到檔案管理中，從而幫助我們更好的完成工作目標，制定完善的檔案管理規則章程，提高鑒別、歸檔、利用和保管等工作任務的要求。以此保證辦公室檔案管理工作的時效性、有效性、完整性、系統性和科學性，更有助于辦公室檔案管理工作標準化與規范化的提高。

2.2 實現高效辦公室檔案管理信息化

目前，檔案管理信息化逐漸已成為實現高效辦公室檔案管理的發展方向。長久以來的檔案管理工作，不僅非常容易出現錯誤，還有著工作效率低下、查閱資料困難等問題。作為信息與資源的整合，它更應該與時代接軌，實現現代信息化的同步。合理的使用攝影技術、計算機技術、網絡技術等現代化技術，并將這些現代化信息技術與檔案管理工作相結合，從而達到高效、快速、準確的目的，促進檔案管理工作效率與工作質量的提升，實現管理工作的系統化、科學化、智能化與自動化。所以，為更好的建設和開發檔案管理信息化，需要做到下列三個方面：一是建立科學、系統的檔案管理規則標準，從而做好網絡資源的共享與數據化的檔案資源管理，比如“網絡通信標準、電子檔案、數據庫系統等”。二是利用檔案管理工作人員的靈活性與操作性，建立出功能齊全且面向多用戶的資源數據庫系統。根據不同的使用要求與不同類型的人員需求設定分化權限，以此滿足用戶不同的使用需求。三是建立安全、有保障的技術體系，在進行故障維修、數據備份、用戶訪問、系統維護等方面時，采取合理的應對措施，從而保證檔案資源的安全。

2.3 提高高效辦公室檔案管理人員的素質

辦公室檔案管理工作人員的素質與檔案管理工作的服務質量、管理水平與工作效率有著直接影響。為實現檔案信息化和培養檔案管理工作人員的創新意識，都要提高辦公室檔案管理人員的素質水平。由于辦公室檔案管理工作相對枯燥、繁瑣，這就需要檔案管理人員擁有甘愿為他人付出的精神與一顆沉著、冷靜的心。作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備熱愛本職工作的敬業心，還要擁有高尚的事業心，以及高度的工作責任心。在完成本職工作的同時，提高對各種檔案信息的收集能力，加強自身的創新意識和服務意識，通過對檔案信息資源的合理使用，帶給用戶更好的服務。除了重視辦公室檔案管理人員素質的提高外，還要加強領導人員對檔案管理的重視，積極組織檔案管理人員進行相關的業務培訓，學習新時代發展的技術，提高辦公室檔案管理人員的綜合素質、業務能力和知識結構，從而達到提高辦公室檔案管理工作效率的目的。

3 結語

綜上所述，本文選取了辦公室檔案管理工作中較為常見的一些問題，以及提供了幾點提高辦公室檔案管理工作效率的具體策略，意在希望為我國辦公室檔案管理人員與相關領域的研究人員，提供一些新的思路。根據我國當前辦公室檔案管理工作中存在的問題，制定合適的辦公策略，確保辦公室檔案管理工作效率得到有效提高，從而使辦公室檔案管理工作能夠得到最佳的效果和順利的進行。

參考文獻

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作者簡介

董春鵬（1991-），男，漢，山東壽光人，學士學位，濰坊職業學院，研究方向：檔案管理。

徐蔚（1973-），女，漢，浙江金華人，碩士學位，濰坊職業學院，研究方向：檔案管理。

韓波（1965-），女，漢，山東濰坊人，學士學位，濰坊職業學院，研究方向：檔案管理。