加強改制單位人事檔案工作的思考思路構架實踐

卜琛

摘 要：單位改制是順應社會發展的恰當之舉，人事檔案管理是事業單位逐項工作開展的基礎，在事業單位中發揮著重要作用。本文就如何加強改制單位人事檔案工作展開分析，為發揮事業單位的人力資源管理優勢提出幾點有效策略，旨在為改制單位人事檔案的高效管理發展提供可行性途徑。

關鍵詞：改制單位;人事檔案;工作;思考思路;構架實踐

人事檔案對個人發展和職業成長都有重要作用，隨著事業單位改制的不斷推進，加強單位人事檔案管理顯得尤為重要，只有單位重視檔案管理工作，才能充分發揮事業單位的人力資源管理優勢，進一步推進單位改制，促進單位各項工作的順利進行，繼而推進改制單位各項改革措施進行，為改制單位的長遠發展打下堅實基礎。

1 單位改制人事檔案管理的意義

第一，人事檔案是單位對個人管理的憑證，也是單位開展人事管理的基礎。改制單位各項管理比較冗雜，和其他管理不同的是：人事檔案能反映個人經歷和德才表現，經常被作為單位干部選拔任用的重要依據，也是單位其他管理中以備考察的文件材料。只有單位重視人事檔案管理，才能真正地做到知人善用，通過調閱其檔案，了解其個人經歷、德能勤績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景，考察其工作政績，所以說，人事檔案管理關系著單位接收、培養、選拔人才等關鍵大事。

第二，通過人事檔案可以增加對單位干事人員的信任度，作為一種有力憑證，人事檔案為落實黨的政策奠定信息基礎，也是作為確定或澄清個人有關問題的重要文件，通過調閱人事檔案的各項材料，可以了解單位干事人員的相關人生履歷，為單位干事人員的政治審查提供了有力的憑證，從而有效的減少用人不當、識人不清等聘用現象的發生[1]。

第三，作為單位內準確的干部信息庫，人事檔案更像是一種史料，它用自己獨特的方式記載著個人行為軌跡，對個人發展有不可替代的作用。在單位內部進行晉升時，利用人事檔案，為單位人事調動決策提供有價值的信息，是單位考察和識別干部選拔優秀人才的主要文件，慢慢地發展為決策的重要依據，促進改制后單位技術、科研、黨政管理等等工作的順利進行。

2 分析改制單位人事檔案工作中的不足之處

2.1 對人事檔案管理關注度不高

由于單位改制，人事檔案管理作為后勤管理的一部分，越來越不受單位重視，甚至相當一部分單位領導對人事檔管理工作的認識存在著一些片面理解，認為只要檔案不丟失、不泄密就可以了。導致單位內檔案管理人員在做事時能應付則應付，很多和檔案管理相關的事情，自己不想管也不愿管，在這種錯誤認知下，人事檔案管理工作效率低下。

2.2 檔案管理工作制度不健全

人事檔案管理雖然不是單位的最主要管理內容，但在具體操作時，也需要健全的工作制度。由于單位改制，很多日常歸檔制度一時得不到落實，導致收集歸檔工作被動、不及時，而在具體歸檔時，發現收集歸檔的材料不全面，有明顯的材料遺失或者材料不完善，使得人事檔案難以反映每個人的真實情況。如果在檔案管理時，存在人事檔案管理制度不健全，會使得很多管理工作難以有序開展，這也是造成人事檔案管理效率低的重要原因[2]。

2.3 管理人員專業素質不足

人事檔案管理被大多數人認為是“不費腦子的管理工作”、“和檔案打交道很容易”，所以大多數的人事檔案管理人員都是兼職，他們對歸檔范圍、操作方法并不十分了解，在檔案管理時，無法按照單位對檔案的需求展開管理，無論是檔案材料的收集、整理，還是后期檔案的歸檔、裝訂，都呈現出工作投入不足，從而影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

3 加強改制單位人事檔案工作的新思考

3.1 提高人事檔案管理關注度，提高管理效率

所謂重視人事檔案管理，就是加強單位領導對人事檔案管理的重視，加大領導檔案參與度，這也是做好檔案管理各項工作的重要保證。首先，提高單位領導對人事檔案的管理重視，建立檔案管理領導小組，每周期進行檢查、指導、督促，在領導的重視下，及時發現檔案管理中的問題，并及時改進。其次，加大人事檔案管理的投入，重視對檔案的維護、保護和搶救，按照單位實際情況，建立起規范化的綜合檔案室，確保檔案利用安全，保證人事檔案資料的齊全。最后，重視人事檔案的分類管理，在單位領導的重視下，調動更多人員參與到檔案管理工作中，不斷地提升檔案管理效率。

3.2 完善人事檔案管理制度，推動管理高效化

單位改制是為了適應社會發展，遵循市場發展規律，在改制后，單位的運營方式和管理也有所改動，而人事檔案管理工作是內部管理的重要組成部分，關系著單位其他各項工作的開展和完成，為推動單位發展，需要完善人事檔案管理制度。第一，在開展單位人事檔案管理工作時，要明確相關管理制度，結合實際情況，明確相應的管理權限和責任，采取統一的管理組織體系，將事業單位檔案管理崗位人員的職責精確化。第二，為了讓管理人員精細化檔案管理工作，需要在對人事檔案管理的相關政策基礎上，結合檔案的具體工作，嚴格檔案管理流程，端正自己的管理人員態度，正確對待檔案管理工作，充分重視檔案管理這份后勤工作，確保單位人事檔案的完整、安全[3]。

3.3 提升管理人員專業素質，注重優質管理

人事檔案管理工作效率的高低其實是由“人”決定的，因而檔案管理人員的素質非常重要。尤其是在改制單位，要想做好單位人事檔案管理這個事情，就必須要提升管理人員專業素質，維護檔案管理這項工作。第一，單位必須重視檔案管理人員的專業性和管理素質，選擇更高素質的人做這份工作，通過各種方法培養出專業化、高素質的檔案管理隊伍。第二，通過多種方式指導學習，加強管理人員正確的工作意識，不斷拓寬管理人員的知識面，完善管理人員的收集、整理、歸檔、裝訂能力。第三，提升管理人員的文字能力、綜合分析能力、信息管理技術能力，轉變單位檔案管理方式，將人事檔案管理從“封閉性”轉為“開放型”，注重優質管理[4]。

3.4 實施信息化檔案管理，提升管理質量

隨著信息技術的發展，也改變了傳統的人事檔案管理模式，對改制單位來說，將信息技術作為事業單位人事檔案管理提供新途徑，也能提高檔案信息化管理效率。通過加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變的重要轉折，為人事檔案管理和開發提供更加便捷、高效的管理辦法，將事業單位人事檔案放在電腦信息系統中，易于保存、查詢和修改。同時，利用信息技術，將所有人員檔案存在電腦中，也能提高人事檔案的保密性和安全性，充分利用好計算機系統的加密性，完成人事檔案管理工作[5]。

4 結語

作為記錄個人從事各種社會活動的文件，它將個人經歷、德能勤績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷都詳細記錄其中，提高人事檔案管理效率，也是合理化發揮人事檔案作用的重要方式，這也就需要各個階段的管理人員，認真搞好電子檔案工作，在確保檔案管理的安全性的基礎上，提高管理質量，推動單位進一步發展。

參考文獻

[1]顧瑋璞.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].人力資源管理，2016（6）：223-224.

[2]王秀林.新時期做好機關事業單位人事檔案管理工作的思考[J].科研管理（新加坡），2019，1（4）：7-8.

[3]路春暉.事業單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2010

（6）：59-59.

[4]呂晶.對事業單位人事檔案管理的思考建議[J].管理觀察，2019

（34）：57-58.

[5]張錦南.加強改制管檔單位人事檔案工作的思考[J].檔案與建設，2006（7）：50-51.