新形勢下如何做好檔案管理工作

王洪

摘 要：在現代化事業單位的發展中，檔案管理是管理工作中的關鍵，檔案具有憑證價值屬性，是資料的終端，在了解歷史、查考現實、總結過去和謀劃未來中發揮著重要作用。在全面深化改革的大背景下，檔案工作的重要性日益顯現出來，并對新形勢下檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，管理部門需要認識到新形勢下管理工作的重要性，充分發揮出檔案的作用，以滿足社會經濟的發展需求，文章主要對新形勢下檔案管理工作的優化進行了分析。

關鍵詞：新形勢下;檔案管理工作;優化

1 引言

隨著社會經濟的快速發展，網絡信息技術已融入各個行業的發展中，辦公自動化是新時期辦公管理的必要趨勢。在新時期的檔案管理工作中，管理人員需要將信息技術滲透到實際工作中，實現檔案管理信息化建設，有效地提升了工作效率，為檔案使用提供了優質的檔案管理服務。基于此，文章闡述了新形勢下檔案管理工作的重要性，分析了檔案管理工作中存在的問題，總結了相應的優化措施，以提升檔案管理工作的整體質量。

2 新形勢下檔案管理工作的重要性

1）適應新時期的檔案管理要求。在互聯網時代，很多信息技術已融入事業單位的發展中，內部信息、資源越來越豐富，檔案類型更具多樣化，檔案信息越來越多，傳統的紙質文件檔案存儲方式無法滿足新時期的發展需求，管理部門需要充分利用信息技術，引進電子檔案管理模式，創新并優化現有的電子檔案存儲控制[1]。

2）實現檔案管理的數字化。在事業單位檔案管理工作中，管理部門需要實行電子化管理模式，實現各項信息資源的充分利用，以及信息的智能共享，為建設數字檔案館提供支持。

3）提高檔案管理的質量。在新時期的快速發展中，社會各界越來越注重檔案信息服務，為了滿足不同人群對檔案信息需求，管理部門需要創新并優化檔案服務內容，提高檔案管理服務質量，及時地更新傳統的檔案管理手段，為各項工作的有效開展提供保障。

3 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理人員的綜合素質有待提高。目前，我國事業單位檔案管理人員也需要不斷提升自身的綜合素質，以適應新時期的發展。通常情況下，管理人員單純地認為檔案管理工作比較輕松，思想意識不夠深入，未針對員工、新進員工開展知識系統培訓活動，導致檔案管理工作的開展只停留在表面，存在嚴重的滯后問題，無法有效地提升檔案管理水平。

2）檔案自動化工作有待規范。現階段，事業單位領導和工作人員對事業單位檔案管理工作認識不夠深入，未制定規范的條例和規程開展檔案管理工作。很多管理人員認為事業單位工作重點不是檔案管理工作，而是針對日常工作安排進行記錄。并且，事業單位領導缺乏對檔案管理工作的重視，缺乏對其監督和管理，嚴重制約著事業單位的服務質量。

3）檔案材料有待完善。不動產檔案的主要特點是時間跨度大、周期長，很多歷史信息記錄普遍存在房屋面積錯誤、用途錯誤等登記問題，以及房屋主人身份信息、門牌信息不完善等問題，導致不動產檔案材料不完整，降低了不動產數據的準確性，阻礙了我國不動產管理工作的規范進行[2]。除此之外，由于缺乏相關的技術支持，不動產檔案數據庫整合能力還有待提高，且不動產檔案分散在不同部門，在數據對接過程中會出現數據不完善的問題，如房地產的狀態記錄混亂，不利于政府檔案工作的管理。

4 新形勢下檔案管理工作的優化措施

1）提高管理人員的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理質量，單位需要加強對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的技術水平、創新意識和創新能力，提高檔案管理工作質量。同時，檔案管理工作的業務性比較強，檔案管理人員需要學習更多專業的檔案管理制度，掌握互聯網技術的操作方法，以促進集約化和信息化管理模式的發展。例如，在不動產登記中心檔案管理工作中，相關管理部門需要針對不動產登記窗口后臺劃出專門的檔案整理區域，并選派政治素質強、具有檔案工作經驗的人員負責檔案管理工作，通過檔案制作培訓，使工作人員能準確分類、打孔、認真編寫分類號和頁碼，打印目錄、整齊裝訂，做到及時歸檔。

2）完善檔案管理業務標準。為了提高不動產檔案管理工作的整體質量和效率，檔案管理部門需要不斷完善檔案管理業務標準，在處理龐大的不動產檔案資料的過程中，需要做好各項檔案的收集和整理工作，明確不同類型的不動產檔案管理細則，詳細劃分檔案歸檔范圍、保管期限，為檔案收集、整理工作的有序進行提供支持。同時，檔案管理部門需要結合檔案管理實際情況，構建科學合理的業務標準，確保所有不動產檔案資料都能夠詳盡、完善。管理人員要注意在整理檔案的過程中，要對所有檔案的標準格式進行統一，確保不動產登記檔案管理工作能夠高質量開展。

3）將信息技術與檔案管理工作相融合。現階段，檔案管理部門需要樹立現代化檔案管理理念，實行信息化管理方法，及時地創新并完善傳統的檔案管理模式，優化傳統檔案管理的弊端，還需要深入開發現代信息技術在檔案管理工作中的應用，提升檔案管理、檔案利用的整體價值，建立健全檔案管理評估體系。另外，不動產檔案數量基數龐大，并且與日俱增，為做好不動產檔案數字化整理工作，不動產登記中心可以與檔案信息咨詢服務公司合作，穩步推進檔案數字化整理工作。

4）建立健全檔案管理制度。在不動產檔案管理過程中，相關部門需要建立完善的檔案管理制度，為工作人員查詢相關資料提供便利。檔案管理部門派專人現場督導檔案移交工作，明確紙質檔案資料完整移交給不動產登記中心，嚴格按照檔案整理、移交、保管、借閱、利用的管理要求，加強不動產電子和紙質登記資料的管理，強化檔案管理的教育學習，增強檔案管理人員的責任意識，實現檔案管理工作的規范化。除此之外，在不動產檔案管理過程中，管理部門還需要實行數字化管理方式，強化等級檔案的安全性，并利用電子文檔規范登記檔案。并且，通過電子文檔將登記檔案進行備份，將電子檔案數據庫的網絡風險降到最低，以此為基礎開展保密策略，保障不動產登記檔案的安全性，在建設電子文檔時，更要對數字化管理系統進行反復檢查，確保系統的規范性，提升不動產登記檔案管理的工作效率。

5）完善信息化管理系統。不動產登記檔案管理工作內容繁雜，如果依舊采用紙質檔案，將為管理工作帶來很多難度，為了提升檔案管理效率，相關部門必須要將信息化技術融入不動產登記檔案管理中，利用計算機信息技術建立信息化管理系統，為不動產產權信息登記配置專門獨立的數據庫，合理地儲存、管理不動產權信息，避免出現信息遺失、信息失真問題[3]。除此之外，相關部門開發出了國家級宗地統一代碼電子文件管理示范信息系統，為不動產登記檔案管理工作提供了技術保障。

5 結束語

綜上所述，在現代化社會的發展中，檔案管理工作為事業單位各項工作的順利實施提供了支持，為了適應新時期的社會發展，管理部門需要明確新形勢下檔案管理工作的各項要求，保證檔案管理工作規范性、標準性，提升檔案管理工作的整體質量和水平。

參考文獻

[1]韓健飛.探索新經濟形勢下檔案管理工作的新思考[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（04）：39-40.

[2]吳藝輝.不動產登記檔案管理的特點與作用分析[J].智富時代，2018（6X）：122-122.

[3]楊旭.論新形勢下檔案管理的信息化建設與實踐[J].通訊世界，2016（21）：212-213.