高校新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔及利用管理

[摘 要] 高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模和投資金額大，建設(shè)周期長，參與新校區(qū)建設(shè)單位眾多，在建設(shè)過程中形成大量的、種類繁雜的文件材料。本文對高校新校區(qū)建設(shè)檔案管理存在的問題進行了深入分析，提出了如何做好新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔及利用管理的舉措。

[關(guān)鍵詞] 新校區(qū);建設(shè)檔案;歸檔;利用

[作者簡介] 周勤瑾（1980—），女，江蘇南通人，學士，助理研究員，三江學院校（黨）辦檔案室主任，研究方向為檔案管理。

[中圖分類號] G647? ? [文獻標識碼] A? ? [文章編號] 1674-9324（2020）30-0024-02? ? [收稿日期] 2019-09-12

新校區(qū)建設(shè)檔案是新校區(qū)整個建設(shè)過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等原始材料，既是工程建設(shè)竣工驗收、交付使用的必要材料，也是新校區(qū)建成交付使用后維修等工作的重要依據(jù)和憑證。三江學院因自身發(fā)展的需要準備整體搬遷至江寧經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)江蘇軟件園內(nèi)新建校區(qū)辦學，目前，已完成新校區(qū)建設(shè)工程總體規(guī)劃設(shè)計[1]。高校新校區(qū)建設(shè)規(guī)模大，投資金額大，建設(shè)項目多，建設(shè)周期長。參與新校區(qū)建設(shè)單位眾多，建設(shè)過程中形成大量的、種類繁雜的文件材料，如何完成這些文件材料的收集歸檔并做好這些文件材料的利用工作，是項目建設(shè)管理負責人、各參建單位管理者、檔案工作者的重要職責。因此，做好新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔及利用管理顯得尤為重要。

一、新校區(qū)建設(shè)檔案管理存在的問題

（一）文件材料來源數(shù)量大、種類多，收集困難

新校區(qū)建設(shè)所產(chǎn)生的文件材料具有復雜多樣性和廣泛性，所涉及的單位、人員眾多，而且是一個動態(tài)的過程，因此，新校區(qū)建設(shè)文件材料的收集是一項復雜和難度較大的工作。有些材料在整個建設(shè)過程中會被多次反復利用，掌握這些材料的項目負責人為了方便使用，不會及時將材料移交給學校檔案管理部門，甚至會出現(xiàn)拖延不移交的情況。由于種種原因，給新校區(qū)建設(shè)檔案的收集帶來很大的困難。

（二）檔案意識薄弱，檔案人員和經(jīng)費配備不足

我院的經(jīng)費來源比較單一，主要依靠收取學生的學費，為了學校的可持續(xù)發(fā)展，學校會用較少的人員辦較多的事情，崗位設(shè)置和人員使用上是一人多崗、一崗多職。

在新校區(qū)建設(shè)項目管理過程中，分管新校區(qū)建設(shè)的領(lǐng)導都重視建設(shè)項目的進度、質(zhì)量、安全等工作，而忽視對建設(shè)檔案管理工作的領(lǐng)導。新校區(qū)建設(shè)檔案在整理歸檔前一般是由建設(shè)部門負責保管，而負責保管的人員多為兼職檔案員，還有其他事務(wù)性工作要做，容易忽視新校區(qū)建設(shè)檔案的收集、保管，同時也缺乏專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗，使新校區(qū)建設(shè)檔案的歸檔質(zhì)量無法得到保證。

（三）新校區(qū)建設(shè)檔案管理制度缺乏

我院的新校區(qū)建設(shè)項目目前即將進入施工圖設(shè)計階段，但是學院領(lǐng)導沒有同步布置建設(shè)檔案管理工作。新校區(qū)建設(shè)檔案收集、整理、保管、利用的制度均未制定，檔案工作沒有制度保障。

二、新校區(qū)建設(shè)檔案管理的舉措

（一）建立并完善新校區(qū)建設(shè)檔案管理制度

制度是保障檔案管理工作高質(zhì)量完成的基石。要做好新校區(qū)建設(shè)檔案的管理工作，在新校區(qū)建設(shè)項目立項之初就應該根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，[2]按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，遵循檔案自然形成規(guī)律，制定一系列行之有效的適合本校實際情況的管理制度。

（1）制定新校區(qū)建設(shè)檔案收集、整理、歸檔的統(tǒng)一標準。通過制定《新校區(qū)建設(shè)檔案分類方案》《新校區(qū)建設(shè)檔案歸檔范圍及保管期限》《新校區(qū)建設(shè)檔案編制與整理規(guī)則》等制度，對新校區(qū)建設(shè)檔案的整理標準、歸檔范圍、保管期限等都作出詳細的規(guī)定，并以發(fā)文的形式發(fā)布至各相關(guān)單位及建設(shè)單位，使各相關(guān)部門及建設(shè)單位按照統(tǒng)一標準進行檔案的收集整理，為新校區(qū)建設(shè)檔案的歸檔質(zhì)量夯實基礎(chǔ)。（2）明確新校區(qū)建設(shè)檔案的管理要求。通過制定《新校區(qū)建設(shè)檔案管理實施細則》《新校區(qū)建設(shè)檔案員崗位職責及獎懲》《新校區(qū)建設(shè)檔案驗收程序和方法》等制度來明確學校對新校區(qū)建設(shè)檔案工作的統(tǒng)一管理，對參建單位進行有效的監(jiān)督與指導，確保檔案管理工作與工程建設(shè)項目同步進行;明確新校區(qū)建設(shè)辦和檔案管理部門在檔案管理工作中的責任，要求新校區(qū)建設(shè)檔案員跟進建設(shè)工程項目的進度，督促各參建單位及時將已完成的建設(shè)檔案收集整理預立卷;明確與參建單位簽訂合同、協(xié)議時必須設(shè)立專門條款，確定建設(shè)、監(jiān)理、施工等參建單位的工程項目管理人員及檔案員在建設(shè)檔案收集歸檔過程中各自應負的責任及獎懲;明確在建設(shè)項目驗收階段同時對建設(shè)檔案進行驗收，確定具體的建設(shè)檔案驗收程序和方法。

（二）明確新校區(qū)建設(shè)檔案的歸檔流程

新校區(qū)建設(shè)時間長，如果等到整個建設(shè)工程完成后再進行檔案歸檔，就會出現(xiàn)檔案損壞或缺失，從而影響檔案歸檔的質(zhì)量。要做好檔案歸檔工作，就要明確檔案的歸檔流程。在歸檔流程中最重要的是對校內(nèi)相關(guān)部門和各參建單位提出歸檔要求，即必須在建設(shè)項目每一個階段結(jié)束后，及時向?qū)W校檔案管理部門整理移交該階段形成的文件材料，這樣就能及時查驗該階段檔案是否完整，進行查漏補缺。

（1）新校區(qū)建設(shè)前期準備階段。新校區(qū)建設(shè)辦檔案員在建設(shè)項目前期準備階段結(jié)束后，應及時收集整理該階段產(chǎn)生的文件材料，并移交學校檔案管理部門。（2）新校區(qū)建設(shè)工程施工階段。新校區(qū)建設(shè)辦及學校檔案管理部門檔案員在施工階段應深入現(xiàn)場了解施工進度，并督促項目建設(shè)施工單位檔案員在每一個子項目結(jié)束后，及時向?qū)W校檔案管理部門整理移交該子項目施工期間形成的文件材料。比如在地基與基樁項目完成后，項目施工單位檔案員及時收集整理地基與基樁施工文件材料后移交學校檔案管理部門。（3）新校區(qū)建設(shè)工程竣工驗收階段。學校項目負責人、學校檔案管理部門及新校區(qū)建設(shè)辦檔案員應及時與監(jiān)理單位和施工單位檔案員對接，重點對工程竣工報告、工程質(zhì)量竣工驗收記錄、竣工圖紙等竣工驗收文件進行認真細致的審驗，確保竣工驗收文件材料的規(guī)范、完整。

三、做好新校區(qū)建設(shè)檔案的利用工作

（一）新校區(qū)建設(shè)過程中的檔案利用

新校區(qū)建設(shè)前期綜合性文件在整個建設(shè)過程中會被多次重復利用，很容易出現(xiàn)損壞、缺失，為檔案工作帶來不可估量的損失。為此，在實際工作中，最直接有效的辦法就是將原件保存起來，提供復制件進行查閱利用。比如對建設(shè)過程中需要經(jīng)常用到的立項批文、總體規(guī)劃、合同協(xié)議等檔案建立相應的復制件卷宗，既能保證快速便捷地查閱、復印，又能保證檔案的安全。

在建設(shè)過程中不可避免地會出現(xiàn)需要借用原件的情況，怎樣才能保證原件能有借有還。首先，要在新校區(qū)建設(shè)檔案查借閱制度中規(guī)定借閱人必須填寫檔案查借閱申請表，申請表中需借閱單位負責人簽字同意，對造成檔案損壞的借閱人員進行嚴厲的處罰。其次，要在查借閱制度中規(guī)定檔案工作人員必須詳細記錄借閱單位、借閱人員、借閱文件材料名稱、借閱用途、借閱時間、擬歸還時間等。通過制度的嚴格實施來保證借出檔案的安全。

（二）新校區(qū)建設(shè)完成后的檔案利用

新校區(qū)建設(shè)完成后，為了能更高效地提供檔案利用，可以對檔案進行信息化管理，除了將檔案案卷目錄、文件目錄錄入檔案管理系統(tǒng)外，還要對檔案及時進行數(shù)字化，將紙質(zhì)原始檔案進行掃描成圖保存至檔案管理系統(tǒng)中。比如建設(shè)檔案中的竣工圖，由于幅面大，普通的復印機無法進行復制，在利用中檔案部門也無法提供復印件，只能提供原件進行查借閱。如對竣工圖進行掃描，使用掃描件就能減少竣工圖在查借閱過程中受到的磨損，又便于利用。

本文的研究目的主要是為了把新校區(qū)建設(shè)過程中形成的文件材料完整、正確地收集歸檔，并進行科學分類、系統(tǒng)整理后便于計算機管理和檔案的數(shù)字化處理，為檔案的利用提供可靠依據(jù)。在實施過程中還會有不盡如人意的地方，我們將不斷調(diào)整和完善。

參考文獻

[1]秦紅.淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點和對策[J].大眾科技，2016（12）：105-106.

[2]董瑞芬.試論高校基建檔案的特點與管理[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學院學報，2009（1）：86-88.

Research on Archiving and Utilization Management of Archives of New Campuses Construction in Colleges and Universities

ZHOU Qin-jin

（Sanjiang College，Nanjing，Jiangsu 210012，China）

Abstract：Large-scale and long-term construction of new campuses in colleges and universities with large amount of investment and many units involved causes a large number and complicated kinds of archival documents.The present study makes an in-depth analysis of the problems in the management of the construction archives of new campuses in colleges and universities and proposes some measures on how to do a good job in the archiving and utilization management of the construction archives of the new campuses.

Key words：new campus;construction archives;archiving;utilization