基于“六化”工作方法，淺談企業檔案工作轉型升級思路

摘 要：《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，要在2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化轉型升級目標。本文分析了企業檔案工作現狀和存在的問題，提出了企業檔案工作“六化”工作方法與轉型升級思路，確保檔案數據有效采集、管得好、找得到、用得好，為企業各項業務提供信息支撐與保障，最終實現企業檔案工作轉型升級目標。

關鍵詞：企業檔案工作;“六化”工作方法;創新轉型升級

2019年6月10日，丁薛祥同志在中央辦公廳2019年工作會議上要求，要推進數字檔案館（室）建設，擴大電子文件歸檔和電子檔案管理試點。為適應信息化發展需要，航空工業開展檔案工作“管數據”轉型試點工作。在國家和集團的利好政策下，企業檔案部門要抓住機遇。檔案人員要樹立危機意識，既要懂得檔案業務，又要了解企業的核心業務，更要懂得涉及檔案管理的信息技術。

1 企業檔案工作現狀

黨的十九大報告對我國社會主義矛盾變化作出了重大判斷，分析我國社會主要矛盾的變化在檔案工作領域的具體表現。企業檔案工作現狀表現為檔案發展不平衡、作用發揮不充分、信息化建設不夠、檔案人才隊伍素質不高等突出問題。低下的檔案信息化水平不能滿足科研生產經營管理的需要、企業檔案利用服務體系不能充分滿足利用者的需要、企業檔案安全體系不能確保安全保密的同時使檔案得到有效、快捷地利用等等。

2 企業檔案工作存在的問題

1）檔案工作邊緣化。隨著企業機構改革，響應國家“瘦身健體、體質增效”的號召，檔案機構經過多次精簡，甚至降為科級單位，今天合并到技術中心，明天又掛靠到信息化部門或科技部門等，企業檔案工作慢慢被邊緣化。

2）檔案人員素質不高。“相關統計資料顯示，我國從事檔案的工作人員中本科上學歷的僅僅占到總數的7%，而從檔案專業角度看，受到檔案專業正規全日制學歷教育的人數僅占總數的20%”[1]。隨著網絡時代的到來，對檔案人員提出了更高的要求，傳統的實體檔案“收、管、用”已不能滿足工作需要。

3）檔案數據管理不到位。專業機構研究表明，從數據的全生命周期來看，單位信息系統中產生的數據大約80%處在應歸檔的階段，但是航空工業數字檔案館建設較好的單位也只歸檔10%左右。大多數企業在檔案信息化建設時只關注檔案管理系統自身建設，忽視了與企業各業務系統的歸檔接口開發，導致檔案數據管理不理想。

4）檔案工作經費投入不足。企業為了不斷提升市場競爭力，將絕大部分經費投入到生產管理、技術研發、市場營銷、人力資源等能直接創造價值的業務環節上。對檔案工作經費投入也少，缺乏購置相關檔案信息化設備導致檔案管理信息化程度較低。

3 “六化”工作方法

1）檔案工作法治化，做到檔案工作有法可依。樹立“頂天立地”的理念，頂天就是上接天線，吃透兩辦、國家檔案局、航空檔案館等上級精神。立地就是下接地氣，了解企業檔案工作實際情況。企業要形成符合實際的檔案法規標準、高效的檔案法治實施、嚴密的檔案法治監督的電子檔案法治體系。

2）檔案數據豐富化，實現檔案數據有效采集。檔案數據是企業持久、權威的真相源，是追溯業務流程的依據，是鎖定研發過程的憑證，是工程設計驗證的證據，是核心能力和知識資產的載體，檔案數據必須依法歸檔，科學管理[2]。創新電子文件的歸檔方法，豐富檔案數據資源。在電子文件歸檔時進行“四性”檢測，做到“應收盡收、應歸盡歸”，建立檔案數據資源歸檔管理新格局。

3）檔案管理信息化，確保檔案數據管得好。企業要運用“互聯網+”思維和信息化技術手段，全面推動電子檔案“單套制”管理和檔案工作從“管文件”向“管數據”轉變，開發一套符合企業“管數據”實際需求的電子檔案管理系統，實現電子檔案“單套制”管理，走出傳統檔案館庫房面積永遠不夠的窘境。

4）檔案利用網絡化，確保檔案數據找得到。創新檔案利用形式，以公司手機app開發為契機，探索實現手機查詢非密檔案數據，做到“指尖查詢檔案，信息隨時隨地”檔案利用網絡化。涉密檔案數據采用內網在CPS系統線方式提供利用，提供“訂單式”電子檔案在線利用服務，構建檔案利用網絡平臺。

5）檔案隊伍專業化，確保檔案數據用得好。企業檔案部門應將人才培養的重要性提到一定的高度，進一步加大對檔案人員的培訓力度。利用員工自學、參加外培、研討交流等多種方式提高檔案人員的業務水平，通過分析技能矩陣短板，有針對性地開展檔案信息化能力提升培訓，提供堅實的才人保障基礎。

6）檔案安全高效化，確保檔案數據長期可用。要實現檔案數據有效采集、管得好、找得到、用得好的目標，更要對電子文件、電子檔案實施全生命周期和集中統一管理，確保電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，同時做好檔案數據的備份。定期開展“四性”檢測，通過運用區塊鏈技術，找到數據原始特征（數據基因）來保障電子檔案數據的真實有效性，確保電子檔案數據長期可用。

4 企業檔案工作轉型升級思路

經濟建設到了一定階段需要轉型升級，檔案事業發展同樣需要轉型升級[3]。筆者認為推動企業檔案工作轉型升級思路包括以下幾個方面。

1）落實職能 創新驅動。“巧婦難為無米之炊”，為保證“管數據”轉型試點工作的順利進行，首當其沖就是要落實檔案部門歸口管理數據歸檔工作的職能，同時對本企業各業務信息系統產生數據的摸底工作，培養具有創新精神、擔當作為的檔案技術帶頭人。

2）頂層設計全面推進。在轉型升級時期企業必須要做好檔案信息化建設的頂層設計，必要得到單位領導重視，同時成立“管數據”轉型試點工作領導小組和項目團隊。落實各項任務的責任人和時間節點，定期召開“管數據”轉型試點專題會，有條不紊地統籌推進實施，實現企業檔案工作轉型升級。

3）統籌規劃 系統開發。在開發電子檔案管理系統前，要做到對企業各業務系統數據生成后的留存節點、保存方式、數據接口開展調查、研究，同時要考慮數據的歸檔、留存、長期保存與利用需求。首先，考慮業務系統數據歸檔與保存工作，最大限度將元數據標準嵌入系統內部;其次，明確電子檔案管理系統與企業各業務系統開發集成接口;最后，業務系統要配置管理權限實現數據下載和導出功能，以備數據的邏輯歸檔。

4）技術引領 轉型升級。檔案人員必須要勇于面對新技術，大膽地將大數據、區塊鏈、人工智能等新技術與傳統的檔案工作進行融入融合，利用自動化、智能化手段，取代傳統的手工處理，實現檔案數據化、管理信息化、服務網絡化，推動企業實現檔案工作向“管數據”轉型升級。

5 結束語

企業檔案部門要把握轉型升級的機遇，檔案工作者必須要樹立危機意識，不搶占“轉型升級”的先機，就會失去“管數據”的良機，甚至陷入“檔案館業務萎縮甚至丟掉飯碗”的危機。確保檔案數據“有效采集、管得好、找得到、用得好，不可更改、不依賴原系統、不依賴外部壞境、絕對安全、可以復現”，切實維護好檔案館“權威真相源”的地位，實現企業檔案工作轉型升級的目標。

參考文獻

[1]賈慧娟.論檔案人員的教育培訓[J].北京檔案（12）：20-21.

[2]航空工業檔案館.航空工業檔案工作“管數據”轉型試點交流會議紀要.2019（8）.

[3]國家檔案局.全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要.2016（4）.

作者簡介

張江紅，昌河飛機工業（集團）有限責任公司，館員，本科。