信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理

楊莉

摘 要：近年來，隨著科學技術的進一步發展，制造領域迎來了一輪又一輪變革。檔案工作開始傾向于資源的整合、利用，越來越多的企業開始重視檔案工作。制造企業有別于其他企業，在制造企業中檔案部門兼具了更多的職能，管理及技術的變化對制造企業檔案工作影響就愈發明顯。這些影響重點表現在亟待調整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。基于此，本篇文章對信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理，以供相關從業人員參考。

關鍵詞：信息技術;綜合檔案;企業;檔案管理

隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案信息化建設成為檔案管理工作的重要方向。文檔一體化是檔案管理的重要指導思想，要求在文檔管理過程中注重文件流轉和歸檔的一體化管理，注重檔案信息化建設，進一步提升文檔管理效率，充分發揮檔案信息資源的作用和價值。

1 新形勢下企業檔案管理的意義

新形勢下，企業檔案管理的模式已經逐漸摒棄了傳統檔案管理模式，朝著以價值為導向的檔案知識管理模式轉變，從而實現企業的發展戰略目標。企業檔案管理模式是采取積極有效的信息規范與整理以及數據清除，設計信息流動的環節等相關具體的工作，憑借信息自動化管理的平臺，進一步規范檔案管理，提升企業的檔案管理工作效率，從而有效降低企業檔案管理者的工作壓力和工作量，有助于減少企業的管理成本。在大數據支持的時代下，企業檔案管理也實現了電子化，有效提高了企業的工作效率，利用電子軟件，能夠讓工作人員隨時隨地對檔案進行檢索、查閱以及歸檔等工作，提高企業檔案管理工作效率，達到事倍功半效果，從而減少企業的人力成本，并有效降低了企業檔案管理過程中潛在的風險，提高了企業檔案的利用效率，在企業生產經營過程中發揮了重要的作用。

2 信息技術管理視域下企業綜合檔案室建設的現狀

2.1 各部門歸檔材料不全

在信息技術管理視域下企業綜合檔案室建立過程中，往往出現各部門歸檔案材料不全問題，甚至還會出現檔案遺失無法歸檔等現象。企業綜合檔案室建立過程中，檔案收集工作既是綜合檔案室建立的基礎和起點，也是直接影響到企業綜合檔案室建立與管理的直接因素。出現歸檔材料不全問題的主要原因是由于原有檔案多由各部門分設、分管，個別部門管理層認為關鍵的、核心的檔案材料一旦交到企業綜合檔案室后會在部門需要利用、查找時產生諸多不便，還不如自己保管方便;也有個別企業的生產部門認為：生產類檔案材料是在自身在日常生產、管理工作中逐步形成的，應由生產部門來保管。另外，也有的部門因不了解綜合檔案室歸檔范圍，進而將一些不屬于歸檔范圍的檔案材料也進行了歸檔，卻將一些關鍵性的圖紙、圖片等留為自用，進而也造成了檔案材料流失問題。

2.2 缺乏資金，設備落后

在大部分企業中，技術檔案信息化體系還不夠完善，而且對于技術檔案的歸檔仍然在被動狀態，上頭傳下來什么文件，便對什么文件進行處理，工作人員的主動性難以得到發揮，無法有意識地對檔案中的內容進行篩選，從而導致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構建檔案管理信息化時，前期需要用到大量的資金來對軟硬件進行購買，而企業中許多設備需要升級，因此，企業還需要優化其工作環境。

3 信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理策略

3.1 豐富綜合檔案室檔案資源

將之建成企業的信息中心大數據“互聯網+”以及信息技術管理背景下，企業在綜合檔案室的建立過程中，必須充分借助現代信息技術及相關管理手段來不斷豐富企業檔案資源、更新管理理念，將企業綜合檔案室建設成為企業生產、經營、管理的信息中心。

3.2 數字檔案室基礎設施建設

數字檔案室要想發揮其基本功能，就需要完善的配套措施，檔案室在基礎設施建設方面需要完善硬件設施和軟件設施。檔案管理部門需配備數字檔案室必要的硬件設施，主要包括存儲器、服務器、電子計算機、打印機和其他輸入輸出設備等，為電子文件的收集整理提供硬件支撐。軟件管理系統包含數字檔案室建設需求的各類軟件，通過這些軟件的運行，能夠為檔案資料的收集、整理和利用提供平臺和技術支撐。

3.3 構建信息資源平臺

運用信息化技術來管理檔案。對于制造企業而言，構建信息資源平臺不是一蹴而就的事，要有選擇有針對性地進行構建。“數字化檔案管理系統”也是一個信息資源平臺，但是對于制造企業而言，生產數據、質量數據等更為關鍵，檔案工作人員在對資源進行管控時，要結合具體實際，在構建其他信息資源平臺時，要有預見性地提出相關要求，為后續資源整合做好準備工作。

3.4 創新管理理念與內容

首先，應該更新工作觀念，轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，將被動服務轉變成為主動服務，在檔案管理的工作中，不僅需要注重檔案資料的收藏，還需將其提供給生產部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保各方面工作的有效實施。在樹立創新理念的過程中，還需將社會化當作是檔案管理的主要目標，形成檔案管理的社會化工作理念，使得檔案資料可以向著知識化、科技化與信息化方向發展。其次，在企業的檔案管理內容創新工作中，應該轉變以往單調性的內容，豐富其中的檔案部分。

3.5 數字檔案室查詢網站建設

數字檔案室要想發揮更廣泛的服務作用，就必須通過網站建設服務更多群體。數字檔案室的網站查詢服務，能夠在檔案資源和用戶之間搭建起平臺，對數字檔案室的數據資源進行有效利用。這就需要在網站搭建過程中，既注重美觀性也要注重功能性，確保網頁設計科學合理，確保網站查詢符合相關要求，進一步提升檢索效率，更好地滿足用戶多樣化需求。

3.6 信息化技術

建構開放式的平臺，讓網絡信息技術能夠真正地為檔案管理工作進行服務，并且在此基礎上，不斷的將檔案管理工作進行完善，提高其使用效率。科學的完善電子檔案管理系統，保證技術的先進性，在進行電子信息系統建立時，充分使用電子信息技術。在進行電子檔案信息管理構建時，要對其管理行為進行規范，從而保證資源能夠得到有效的開發。

3.7 培養復合型人才

未來的檔案人才培養對策，應更加側重培養精通信息技術和檔案業務的復合型人才。一是提高檔案人員素質，要培養信息意識，掌握檢索、選擇、整理、利用等基本信息技能。二是抓好檔案管理系統專家型人才培養，可以依據檔案信息化建設自身的特點，采取崗位培訓與工作實際相結合的辦法，引導檔案人員對系統主要的功能開展專門研究，儲備相關的技術標準、管理手段和實踐經驗。結合蓬勃開展的信息化建設工作為檔案人員營造良好的成長環境。

4 結束語

總之，企業應在信息技術管理視域下依托現代信息技術優勢來逐步完成企業綜合檔案室的數字化建設，并以電子文件、專業數據庫等新型檔案資源歸檔為綜合檔案室建設的重點。

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