信息時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究

董珊珊

摘 要：隨著信息化技術的快速發(fā)展和普遍應用，現(xiàn)代社會的許多管理工作更便捷、高效。在這個背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也正在進行優(yōu)化和改變，信息化錄入將成為未來檔案信息錄入的主要措施，檔案信息的管理工作也不止于數(shù)據(jù)的處理。因此，在信息技術背景下，事業(yè)單位檔案管理依然需要不斷優(yōu)化。

關鍵詞：信息化;管理方法;安全措施;科學化

信息技術在事業(yè)單位中檔案管理中的應用意義較為突出，但是在實際操作環(huán)節(jié)中仍然存在一些顯著的問題。需要充分根據(jù)當前檔案管理工作的實際情況注重提升工作人員的計算信息技術應用水平，認識到其具體應用的重要性，使之適應當前事業(yè)單位發(fā)展的實際需要。

1 信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用意義

將信息技術應用在事業(yè)單位檔案管理中可以提升整體管理效率，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的更新與完善，并逐步朝著電子檔案管理的方向發(fā)展，有助于實現(xiàn)檔案信息的集中化管理。在此環(huán)節(jié)中，借助信息技術的優(yōu)勢對檔案資源進行處理與篩選，準確的對其進行歸類，與計算機信息系統(tǒng)相結合，將有效的檔案數(shù)據(jù)進行自動化的分類，并設置不同的專題欄目，在搜索欄中可以準確的篩選出所需要的檔案信息，有助于減少人為操作的誤差。其信息技術以其共享功能的優(yōu)勢可以加強事業(yè)單位各個部門之間的溝通與協(xié)作，將檔案數(shù)據(jù)信息通過計算機技術的方式進行傳播，有助于提升事業(yè)單位的整體工作效率，節(jié)約人力資源的消耗，減少運行管理成本。同時，還可以優(yōu)化事業(yè)單位的結構，事業(yè)單位規(guī)模逐漸擴大，人員數(shù)量也呈現(xiàn)上升的趨勢，在對檔案進行管理時，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理方式將會造成更大的成本，部分事業(yè)單位的檔案管理人員由別的部門臨時借調進行管理，對相關檔案管理的專業(yè)知識掌握不透徹，而借助信息技術的優(yōu)勢可以減輕工作人員的工作壓力，全身心的投入到各自的崗位中，有助于提升檔案管理效率。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足之處

2.1 對信息技術應用的認識不到位

雖然信息技術已經(jīng)基本應用到多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作中，但依然有一些工作人員對信息技術了解不到位，對其使用的具體操作認識不到位，導致管理工作中產(chǎn)生各類問題，諸如數(shù)據(jù)備份不及時、信息遺失等。一些工作人員在使用信息技術出現(xiàn)過分依賴的心態(tài)，錯誤的認為管理工作只是對檔案信息進行錄入，沒有認識到對信息進行備份的重要性，如果出現(xiàn)設備故障，難以保證檔案信息的完整性。此外，還有一些工作人員因為對信息技術的了解不到位，在工作時頻繁出現(xiàn)失誤。

2.2 電子檔案的管理工作不完善

事業(yè)單位管理工作中使用信息技術時，各類信息各項數(shù)據(jù)一般以電子文檔的形式進行存管。但許多事業(yè)單位沒有把這些電子文檔進行合理、規(guī)范的分類和管理，導致檔案管理無法實現(xiàn)自動化辦公。部分單位則未能在檔案管理中接入相應的信息技術，單位內(nèi)負責檔案管理的工作人員人手不足，導致電子文檔的管理工作未能完善進行。目前許多單位，在電子文檔的歸檔管理方面，只是簡單地進行相關信息的輸入工作，沒有使用硬盤等儲存設備做好文檔保存?zhèn)浞莨ぷ鳎舫霈F(xiàn)突發(fā)事故，文檔大有可能丟失，讓檔案管理失去作用。

2.3 工作人員專業(yè)素質水平較低

有一些單位已建立起較為完整、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，相關設備的建設也逐漸完善。不過依然有部分單位的系統(tǒng)建設相對較慢，或者是有完善的系統(tǒng)，但未能進行有效的檔案管理工作，系統(tǒng)作用并能真正體現(xiàn)。其主要原因在于，管理人員的專業(yè)素質參差不齊而且普遍處于低下的狀態(tài)，并且只有少數(shù)人接受過系統(tǒng)的教育和培訓，缺乏相關知識，檔案管理接入信息技術后，也只是進行簡單的使用，未能完全發(fā)揮信息技術的作用。

3 優(yōu)化信息技術下檔案管理工作的措施

3.1 加大信息技術的使用力度

如果要在本質上通過信息技術的應用提高工作效率，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，保障信息管理工作擁有較高的效率和穩(wěn)定的安全性，就必須加大信息技術的使用力度。給單位配備專業(yè)水平較高的設備，合理、規(guī)范設立網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。可以保障信息的安全性，保障各業(yè)務間的合理配合。同時，還必須開展相關人員的培訓工作，充分保證檔案管理工作的科學性。

3.2 優(yōu)化并完善相關管理制度

事業(yè)單位需要依照我國在相關領域頒布的相關法律法規(guī)，合理制定一些適用于事業(yè)單位檔案管理的相關規(guī)定，并且明確、合理地規(guī)定檔案信息的存管、歸檔等步驟的操作細節(jié)，進一步規(guī)范信息技術下的檔案管理工作。建立健全內(nèi)部控制制度，才可以提高檔案管理工作規(guī)范性及合理性。同時還需要把檔案管理工作的相關職責進行細分及落實。此外，必須要求工作人員把操作的流程詳細記錄下來，防止出現(xiàn)行為違規(guī)的情況。

3.3 提升管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

基于信息技術背景下，檔案管理工作需由職業(yè)素質和專業(yè)水平較高的復合型人才來完成。人才的引進和培養(yǎng)主要有兩種方式，其一，可以從國內(nèi)的大學畢業(yè)生中選取這方面的人才，尤其要重點挑選一些同時擁有信息技術知識與檔案管理能力的人才。其二，對相關管理人員開展有針對性的培訓和教育工作，重點培養(yǎng)出一批能使用信息技術進行檔案管理的員工，從而快速提升檔案管理工作的業(yè)務水平和工作效率。另外，還必須保證管理人員了解相關法律知識和具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。也就是說，基于信息技術背景下的檔案管理工作的從業(yè)人員不但要有良好的工作能力，還必須擁有較強職業(yè)素養(yǎng)。

4 結束語

社會的發(fā)展已進入全面信息化的發(fā)展時期，對于事業(yè)單位的檔案信息化以及電子檔案的存管和使用有著非常關鍵的作用。而且事業(yè)單位相關工作愈發(fā)繁雜，對于相關人才的具體要求不斷提高。基于信息技術背景下的事業(yè)單位檔案工作，可以使事業(yè)單位在將來的發(fā)展過程中，更能體現(xiàn)科學性和規(guī)范性，并且已經(jīng)成為未來的重要發(fā)展方向。所以，想要推進事業(yè)單位檔案管理工作的未來發(fā)展，盡可能符合日漸增加的需求，必須加大在檔案管理中信息技術的使用力度。想要保障管理工作更能迎合事業(yè)單位與社會的變化形勢，需要不斷優(yōu)化信息技術下的檔案管理制度，才可以讓電子檔案信息得到安全保管，保障檔案調取使用的規(guī)范性，提升使用檔案信息的效率。

參考文獻

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