企業電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究

唐富美

摘 要：近年來，經濟的發展，促進我國科技水平的提升。隨著科學技術的飛速發展，辦公自動化和計算機應用得到了廣泛普及，企業運營管理中大量數據涌現，對資料檔案管理提出了更高的要求，檔案載體從傳統的紙張逐漸向光盤等電子載體發展。儲存了大量重要資料信息的電子檔案，為企業管理提出了新的課題，如何在管理層面和技術層面對電子檔案安全性予以保障，使其在企業發展中充分發揮作用。本文就企業電子文件歸檔與電子檔案管理工作展開探討。

關鍵詞：檔案管理;電子文件歸檔;電子化

隨著信息化技術的發展，日益多樣化的儲存形式也讓電子文件檔案管理也越來越普遍。檔案不僅是保存信息的主要載體，其潛在價值也可以通過特定的工具進行挖掘，幫助人們更好的開展工作。在電子檔案越來越普及的今天，不僅對電子文件歸檔的效率和質量有了更高的要求，還為檔案管理帶來了更多的便利。

1 電子文件的分類和排序

電子文件的分類和排序需要根據電子文件的管理方法和標準。由于電子文件類別種類繁多，因此要分門別類地進行管理，科學的分類能夠讓檔案管理更趨向合理性。結合門類劃分要略，對相關文件內容做詳細的編號處理，也可根據本單位具體情況將電子文件直接以名稱命名并分類，目的是讓全部的電子文件有機形成統一的整體。電子文件整理的主要基礎是管理和利用。相對于紙質文件，電子文件的存在形式偏于虛擬，可以通過計算機上的檢索查找到需要的電子文件，相比繁瑣的手工操作更為便捷。如果信息化發展程度相對落后，也可根據本單位實際情況實行電子文件和紙質文件雙套管理制度。

2 企業電子文件歸檔和電子檔案管理面臨的關鍵問題分析

2.1 管理制度不健全

大多數企業對電子文件歸檔和電子檔案管理沒有系統性的規劃，未建立專門的歸檔管理制度，對電子文件的形成、收集、整理、鑒定、移交、電子檔案管理等環節未做出明確要求，造成電子文件歸檔工作較隨意，電子檔案管理無序。

2.2 電子檔案信息安全問題

電子檔案與傳統的紙質檔案存在著非常明顯的差異，這也給電子檔案管理工作帶來了很多新的問題。例如，電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題、電子檔案的存儲和保管問題、電子檔案信息的安全性問題、網絡自身的安全性問題等。由于缺乏良好的保密性，電子檔案容易受到黑客、病毒等外界的影響，最終導致電子檔案出現問題，給企業帶來嚴重的損失。

2.3 電子檔案完整性、真實性難以控制

作為企業運營管理的重要歷史原始憑證以及記錄，檔案的真實性、完整性至關重要，是企業運營決策制定的重要參考憑證和基礎。由于載體讀寫技術以及檔案內容在管理過程中受外界影響容易發生變化，比如因光盤質量、讀寫技術問題等，造成電子檔案損壞無法讀取;數據傳輸過程中出現數據變異或丟失，對文件的可讀性造成影響;或者在傳輸和存儲過程中，文件被篡改等情況，所以要想確保電子檔案完整性、真實性有較高難度。

3 解決問題的對策及建議

3.1 提高對電子檔案管理的認識

根據我國法律的相關規定，各個單位和組織的檔案機構需要使用現代化的先進技術進行檔案管理。檔案管理不僅是社會發展的需求，也是法律的要求。隨著社會的發展，信息化技術已經影響到社會中的各方各面，電子化檔案管理是時代發展的要求。因此需要相關單位和組織在內部盡快宣傳電子化檔案管理的重要性，提高對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作做到落實到崗，責任到人，主動學習檔案管理電子化的操作流程和管理規范，建立統一的技術標準、軟件程序、數據格式、歸檔流程確保電子檔案管理的有效性。

3.2 加強人員培訓

隨著企業辦公自動化的廣泛應用和普及，檔案信息技術和檔案管理得到極大的促進和發展，同時檔案管理人員也面臨著新的挑戰。要求檔案管理人員對風險意識進行樹立，對自身職業道德素質、政治素質進行提高，對保密意識進行強化，并使自身知識結構不斷更新和優化，企業通過組織有效的培訓學習，使檔案管理人員能夠對現代化管理知識和檔案專業知識予以掌握，實現電子檔案的科學管理，充分發揮電子檔案收集、整理、鑒定、統計、應用等方面快捷高效準確的優勢，更好地適應信息時代檔案管理工作要求。

3.3 強化管理安全性

電子檔案儲存的安全性是一個需要長期維護的過程，不能一步到位的解決。因此要分析管理中可能會出現的問題，建立電子檔案信息安全管理體系，電子檔案安全管理的規范要做到進一步的完善，避免因操作不當而造成信息泄露或遺失的問題。同時要加強相關管理工作人員的技術技能，加強權限管理升級密保功能;加強防火墻的升級維護，相關病毒庫和系統也要做到隨時更新升級，防止泄密;另外要將電子檔案做有效備份，并且定期更新檢查。為了防止外部人員以非法手段獲取電子文件，備份資料的設備要做斷網處理，對于一些重要的資料除了電子備份以外，還需要做紙質檔案備份管理。

3.4 建立健全電子檔案管理制度

電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于借閱者使用查詢。因此，應結合電子檔案的管理特點，完善電子檔案的管理標準，細化電子檔案安全的規章制度，明確檔案管理部門的職責、義務、權利，全面、科學地建立起電子檔案管理制度，從而保證電子檔案的完整、安全、真實，實現其應有的價值。

3.5 電子文檔存檔、保管工作加強

電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤進行數據存儲，使歸檔過程中數據丟失情況得到有效控制，但備份盤的大量制作也增加了相關管理人員的工作量以及存儲空間。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案存檔技術可利用只讀光盤，并采用網絡移交、歸檔的方式進行。另外網絡移交包括：對電子文件歸檔專線網線傳遞予以實現;確定電子文件信息匯集的中心管理部門，如利用信息管理中心，對企業的信息管理工作進行統籌和規劃，對各部門形成的電子文件進行及時收集、匯總、處理、分發以及共享。另外由檔案部門對過期數據進行鑒定。

3.6 加強檔案數據庫建設

通過先進的信息技術、科學合理的方式建設檔案信息數據庫，這不但便于檔案的統一管理，在使用時也方便獲取最全最新的資料。建立數據庫是需要長期維護的一個任務，要從細節到整體循序漸進的完善，才能保證數據庫的完整性。數據庫的建設就是要在保證其數據規范性、穩定性、內容完整性、信息準確性的基礎上，集成若干個實用性強的數據庫。還需要檔案管理部門結合自身優勢，建立自己特色的數據庫，使其成為利用率高、數據完整性高、穩定性強的規范化“活性”數據庫。

4 結語

電子檔案管理取代傳統的檔案管理是大勢所趨，傳統的檔案管理方式效率較低，管理工序也非常復雜和繁瑣，導致檔案管理工作的整體質量相對較差，而利用計算機網絡技術進行檔案管理則可以有效地完善傳統管理模式的不足，從而提高檔案管理工作的質量和效率。

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