企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

李冬梅

摘 要：對于企業而言，整體事業若想獲得良好的發展，與檔案具有重要關系，科學的檔案管理可以為公司發展提供充足資源支持。但是在當前企業檔案管理過程中仍然存在較多問題，主要表現為檔案管理信息化建設滯后，不利于企業的進一步發展，也影響了檔案信息的有效應用。基于此，本篇文章對企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路，以供相關從業人員參考。

關鍵詞：檔案管理;建設;創新思路

我國傳統的檔案管理工作方法，對于新時代的信息化需求難以滿足，所以創新檔案管理方法至關重要。

1 檔案管理信息化創新的背景和意義

我國當前的社會發展信息更新換代的速度異常之快，這就導致企業的檔案管理面臨著巨大的壓力和激烈的大環境，因此大部分企業逐步將自身的管理方式進行更新，積極地對信息化管理進行初步了解并應用，但總是會有新的問題出現在發展的進程中。其中，阻止檔案信息化的主要原因以創新思想不強、觀念意識落后、開發信息資源不夠全面等為主。在這樣的發展形勢下，相關的檔案管理工作者必須積極地重視起來，將檔案工作的新局面盡快地依靠現代化發展手段進行開拓，做好檔案管理信息化創新工作對于企業的發展規劃以及社會的進步產生重要的意義。

2 企業現代化檔案管理存在的問題

1）對于檔案管理工作的認知不夠。我國許多企業對檔案的管理工作重視不足。長期以來，企業為了增強自身的競爭力，多使用扁平化組織，以精簡化其組織，來使得成本得到降低。企業對檔案管理工作的認知不足，使得企業檔案的管理工作效率難以提升。

2）服務主動性不足。現階段企業檔案管理大多采用“你查我調”的被動服務層面，缺乏主動服務意識，影響了檔案管理建設成果的有效應用。

3）企業檔案信息化建設專業人員配備及能力不足。企業檔案信息化對于專業人員的要求比較高，但是目前企業當中的人員配備不足，沒有專業的人員進行相關的操作，導致企業檔案信息化不能正常的進行。我們應該培養相關的專業人員，在軟件設施和硬件設備維護當中，克服困難，保障檔案信息化進程的進行。

4）電子檔案數據的安全性有待提升。在企業生產運營的過程中會涉及許多機密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會導致電子文檔數據的安全性受到一定威脅。例如，目前一些企業往往會在傳送電子文件時使用電子郵箱或是QQ等，假如企業收發文件的賬號與密碼泄露出去，那么就可能會泄露檔案的數據。不僅如此，部分企業為了獲得同行的商業機密，往往會聘請一些黑客侵入到競爭對手的電子文件管理系統中，這樣一來也就會導致對方系統中數據信息的安全性遭到威脅，所以就必須要采取有效的措施，努力保證電子檔案數據的安全性。

5）聲像檔案收集困難，資料匱乏。聲像檔案是信息化檔案中不可缺少的一部分，因為其獨特的形式有利于解決各種糾紛問題，但是由于其對設備的要求較高，所以一些企業在信息檔案建設的過程中，因為資金原因減少了對相關設備的采購，導致了聲像檔案的缺失。

3 強化企業檔案管理信息化建設的策略

1）創新理念。想要完成企業檔案管理信息化建設，要做的便是創新相應的理念。通過新的理念，從而完成實踐。首先，要以服務為檔案管理工作的首要目標，其次，在新的形勢下，應完成檔案管理的信息化建設，從而保證檔案信息管理能夠與時俱進。另外，企業可以利用培訓等方法，來強化員工對與自身工作的態度，通過不斷的提高自身的素養，從而為企業做出貢獻。

2）檔案管理信息化建設組織安排。根據企業檔案信息化建設要求，可以將軟件開發商、自身、軟件產品供應商力量整合，組織工程技術設計人員、檔案管理人員等相關人員共同參與，形成聯合檔案管理信息化建設項目組，保證項目順利運行。

3）加強學習培訓，提升檔案管理人員專業素養和業務水平。檔案信息化的進行就要求信息檔案的管理者需要擁有檔案管理的經驗還需要有一定的專業電腦知識。企業檔案的管理，是利用當今信息化的高速掃描技術、數據壓縮技術、數據庫技術、網絡傳輸技術等技術手段，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供利用一體化管理，最終實現檔案信息資源的共建共享。不難看出企業如果想完成檔案信息化建設，那么引進綜合型人才是信息化進程的必經之路，企業除了可以從社會進行引進外，還可以篩選出信息化方面的人才進行檔案管理方面的培訓，從而達到企業檔案信息化的要求。

4）運用精細化理念做好檔案整理和歸檔工作。作為企業檔案的管理人員首先必須要保證收集整理的檔案資料的完整性、真實性及精確性，其次依據檔案的內容來實施多樣化的管理措施，清楚劃分好檔案的類別。同時，根據檔案資料的等級及類別對其歸檔工作進行全過程的記錄，以避免檔案的損壞及丟失，為檔案的日常使用及查閱提供方便。再其次，在檔案歸檔工作中應用精細化理念，就必須要提高檔案歸檔工作的條理性，結合企業檔案管理需要，切實提高企業檔案管理的整理及歸檔水平，推動企業發展。

5）制定完善的安全防護制度。大數據時代背景下，企業在生產經營中獲得了檔案信息化建設帶來的許多便利，然而也會存在一些安全隱患。所以，企業需要制定完善的安全防護制度，要在檔案信息化建設計劃中加入系統安全保障的相關內容，要在技術、資金及管理方面制定完善的保障制度。在檔案管理信息化建設過程中會用到許多的機械設備與人力資源，對此就必須要加強對于安全風險的管控，加強檔案的保密工作。

6）信息化技術。建構開放式的平臺，讓網絡信息技術能夠真正地為檔案管理工作進行服務，并且在此基礎上，不斷的將檔案管理工作進行完善，提高其使用效率。科學的完善電子檔案管理系統，保證技術的先進性，在進行電子信息系統建立時，充分使用電子信息技術。在進行電子檔案信息管理構建時，要對其管理行為進行規范，從而保證資源能夠得到有效的開發。

7）檔案信息資源精細化。在信息時代發展背景下，企業檔案信息表現出了很強的零散性及復雜性。因此，加強檔案信息資源的精細化整合是非常有必要的，這就要求企業必須要協調好每個部門，團結在一起，構建健全的企業檔案管理信息化平臺，在企業內部有效推行一體化管理，從而促使企業的檔案信息資源得到更加科學及系統的開發及使用。同時，利用統一的檔案管理信息化平臺可以深度優化整合企業各部門的有用資源，減少檔案信息資源的重復及浪費問題，提高企業檔案信息資源的使用效率及質量。

4 結束語

企業檔案的管理信息化建設不是階段性的發展，而是要根據社會信息的不斷變化進行持續更新的長久性工作。企業的檔案工作管理者應該樹立良好的創新觀念和服務意識，積極地克服信息化轉型中的困難，實時地了解社會、時代變遷的過程及其發展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達到理論結合實踐、時代結合創新的發展勢態，使信息資源能夠服務于企業，服務于社會。

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