試論信息共享下檔案開放與保密關系的處理

摘 要：檔案信息資源的開放與保密工作，是保證各類信息資源正確利用的前提。基于此，文章以信息共享為背景，對檔案開放與檔案保密之間的工作屬性進行分析，并對如何提高檔案開放利用與保密工作的聯動性進行研究。

關鍵詞：信息共享;檔案開放;檔案保密

檔案作為社會信息資源的一種重要載體，其起到對信息進行記錄與保護的作用。在當前網絡時代的到來下，信息資源呈現出一種共享化趨勢，這也就為傳統的檔案開放與管理工作增加一定的負擔，如未能合理的針對檔案信息進行有效保管，則必然造成部分機密外泄，令部分企業及社會活動受到極大的安全損失。為此，必須在檔案開放與保密工作中尋求一個共生點，建立一種有效的管控機制，確保檔案開放體系下能針對部分保密內容進行安全防護，以做到檔案信息在為社會提供幫助的同時，也可為信息提供一定的保密機制。

1 檔案開放與檔案保密之間的工作屬性

檔案開放是指檔案館部分存在一定年限的信息內容進行公開，定期服務于社會體系之中，此類信息內容的開放處理，在一定程度上對檔案館的封閉式管理理念進行優化。通過內部各類信息的開放處理，可將檔案館轉變為一種服務于社會的事業型機構，同時為社會相關領域提供信息支持功能，部分企業及個人檔案信息進行獲取利用檔案信息中的價值維系自身的發展，可精準的彰顯出檔案信息開放，社會體系運行所產生的一系列效益，從而推動檔案事業的發展。

答案保密則是針對檔案信息內容中存在的高價值絕密與機密信息進行安全防護，防止因信息泄露而造成不必要的損失。從工作本質來講保密機制的實行主要是針對信息內容進行有效的防護，例如時間節點、空間節點下的防控。當然其并不是在任何一種情況下對保密信息進行無差別防護，而是針對性的開展信息保護，保證信息在應有的操控平臺內實現利用價值。保密信息在進行利用時必須建立在細細防護基礎之上，其既脫離保而不用的錯誤機制，也可在相關領域中實現最大化。

從檔案開放利用與檔案保密工作的相互作用機理來看，兩者屬于相輔相成的工作特性，保密工作需在開放利用基礎之上來實現價值轉換。此種定向化需求對于檔案館的工作人員來講，必須具備較高的工作素質，正確衡量信息資源的使用價值及其在社會中呈現出的功能，切記工作時不可偏重于某一層面，開放利用與保密工作中找到一個共生點，提高信息的利用價值。

2 信息共享下檔案開放與保密關系的處理

2.1 建立規范化的制度，保證檔案開放與保密工作的順利開展

檔案信息要想最大限度的在社會體系中發揮應有的功能效用，需針對檔案信息開放利用工作與保密工作之間的耦合點，建立一套完整的規范制度，將各項舉措落實到檔案應用過程中，確保檔案信息實際應用時不會受到泄漏風險，同時又可提供相關的社會服務。制度的建設與其執行方式屬于一種配套措施，兩者之間呈現出一種監管的機制，通過制度的建設來對檔案信息應用行為進行約束，執行舉措的建設則可為制度提供落實途徑，通過兩者之間的相互補充，可有效提高檔案信息的應用質量。例如，在檔案信息開放應用時，針對檔案信息內容及其在社會領域中起到的價值來建立外借、預覽等方面的制度，并應依據檔案信息類型來建立相對應的審批機制，將檔案信息的利用形式信息承接者進行捆綁。此外，檔案工作者必須嚴格執行國家所制定的法律法規，針對不同檔案信息來進行分送、銷毀、收發等方面的操作，監管職能部門也應對檔案信息的利用形式予以定期檢查，確保各項舉措可正確落實到信息利用環節，以此來保證檔案信息開放與保密起到時效性價值。

2.2 建立審查機制，確保檔案開放利用中保密工作的執行

審查工作作為檔案信息開放利用的前提，提示針對檔案信息內容來設定其開放使用權限，對于此，工作在開展中可分為三個階段。首先，初審階段。此類審查內容是指崗位工作人員檔案信息的存放保密期限進行查定，然后判定其開放及使用范圍。其次，中審階段。此階段則是委派專業人員，初審階段中存在開放使用信息不明的內容進行相關核驗，依據信息內容的質量性來進行取舍，保證信息的開放更具有時效性價值，可精準的服務于社會領域中。最后，終審階段。此階段則是由領導者綜合前兩個階段的信息核對情況，從整體到局部進行利弊的衡量，通過綜合性的分析來界定信息檔案的批復情況。

考慮到檔案信息本身的保密等級特性，由于其秘密等級受時間性限制，即為在某一時間段內此類保密信息具有相關價值，超出一定期限后保密信息的價值則對應取消，此時則需將信息進行公開處理，為社會相關行業提供一定的信息資源。對于此類資源的開放，必須由承接信息錄入的部門來進行解密，特別是針對一些國家性秘密信息來講，必須遵循嚴格的審查制度，在信息存檔到達一定的時限后，需針對信息進行化密、解密處理，同時應嚴格審查信息的時效價值，從而保證信息在開放利用過程中可發揮出應有的特性。

2.3 依托于網絡信息平臺，提高檔案信息開放與保密的工作質量

在大數據技術及網絡體系的應用下，傳統的紙質信息檔案已經逐漸轉變為信息類電子檔案。電子信息檔案高效率的處理形式，可在某一時間節點下將各類信息實時整合，避免因傳統紙質檔案中的收集與分析工作所造成的時延性問題。但電子信息平臺的應用也存在一定的問題，由于電子網絡本身的開放性、時效性傳輸特點，在信息開放過程中將造成數據信息在某一時間節點的大量傳輸，一旦信息發生泄露問題，則將為相關行業帶來極大的經濟損失。為此必須高度重視電子信息技術在檔案開放與保密工作中的應用，針對不同等級的檔案信息進行分化式管理，通過設定相應的約束機制，來保證信息獨立傳輸。同時應將涉密類信息進行物理隔離，保證信息無法通過外部網絡進行傳播，并應將內部機器與外部機器設定為獨立的資源接口，做到專機專用、涉密信息不聯網，以此來保證檔案信息管理工作的順利開展。

3 結語

綜上所述，檔案館在開放保密類信息，需針對信息防護等級與在年限內所起到的價值進行開放設定，保障信息在有效時限內可服務于社會。為最大限度的保證信息資源開放與保密之間的工作聯動性，必須針對信息資源來建立完整的開放機制，加大各項規章制度的落實，保證資源在利用過程中可正確發揮出其社會價值，同時也可起到信息資源防護的重要作用。

參考文獻

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作者簡介

成東菊（1972-），女，漢族，山西省呂梁市離石區，山西廣播電視大學，涉外文秘，大學專科，山西省呂梁市老干部活動中心（事業單位），檔案館員，中級，研究方向：檔案開放與信息安全。