新時期政府機關檔案管理工作實踐與探索

麥婉霞

摘 要：檔案管理工作是政府機關極為重要的管理活動之一。開展檔案管理可以為單位的進一步發展提供更加完整、真實、有效的原始資料信息，從而對各項資源進行科學、合理的配置，同樣也對完善政府機關的整個管理體系起著重要的積極作用。但由于受到傳統管理觀念和模式的影響，檔案管理工作始終處于邊緣化狀態，制定的制度、采用的工作方法、管理隊伍的素質和能力等方面仍存在一些問題。因此在日益復雜的社會新環境中，機關檔案管理工作也要順應政府改革政策和要求，在吸取傳統工作的精髓的過程中與時俱進，遵循一定的原則完成工作的質的蛻變。在此文章就詳細的論述了檔案管理工作的內容及原則，分析了工作中出現的各種問題，并對此提出了對應的解決對策，作為工作的參考。

關鍵詞：政府機關;檔案管理;內容原則;存在問題;解決對策

1 引言

檔案管理在政府機關單位的發展過程中起著非常重要的作用，它是一切活動開展所依據的最原始的憑證，是各項資源得以合理配置的重要參考和指導，它貫穿于單位各項管理活動的始終。尤其是在社會轉型的關鍵時期，檔案管理工作的價值和地位愈加突出和明顯。政府機關與其他的企事業單位不同，它的工作范圍、領域涉及面十分廣泛、繁瑣且對社會管理、對民生發展都有著極其重要的意義，那么檔案管理工作就必須承擔起這些責任和任務，嚴謹、有序。從另一方面講，隨著社會的發展和科技的進步，檔案資料的形式和載體也不再局限于紙質材料，而是向著紙質、視頻、影像、錄音等多元方向發展，這樣的轉變也需要檔案管理工作予以創新和發展，以此來滿足當前全新的工作需求。但通過觀察和研究，在具體的工作開展過程中雖然進行相應的工作調整，在一些細節之處還是出現了很多問題，降低了檔案管理工作的質量和效果。

2 檔案管理的內容以及原則

2.1 檔案管理工作的內容

檔案管理是社會組織機構的檔案管理部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是各項檔案資料、信息和數據的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。從廣義上講，檔案管理工作是一個極為復雜的管理體系，在對其工作內容進行劃分時也具有一定的層次性。第一層次是檔案實體管理和檔案信息開發兩部分，而檔案實體管理又分為收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節;信息開發部分則分為信息加工和信息輸出兩部分，其中信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。反映在具體的機關單位檔案管理工作中則主要側重于檔案信息的收集、整理、鑒定、儲存、統計、檢索、利用和編研這八大環節。

2.2 管理原則

政府機關檔案管理工作的開展必須要遵循以下原則：1）實施統一領導、分級管理的原則。這就要求機關單位要建立一個統一的綜合檔案管理室，并明確分管領導和檔案工作具體責任人，對檔案實行“四統一、一集中”的管理。2）維護檔案的安全性與完整性原則。要確保檔案數量和質量的完整，也要確保檔案資源能長期使用、能免于泄露。3）文檔要便于社會各方面的利用的原則。檔案是否具有價值，是否能對社會、用戶起到積極作用這是管理的根本目的。

3 檔案管理系統目前存在的問題

3.1 工作制度不完善

由于受到傳統觀念的影響，檔案管理工作并未受到高度的重視，致使管理制度處于滯后性的狀態，沒有結合當前的工作實際需求，甚至會沿用以前的制度來管理和指導現在的工作，出現了新瓶裝舊酒的現場。最明顯的就是在檔案的管理、收集環節并不規范。政府機關的事務多而雜，部門之間、工作人員之間都沒有明確的分工和合作，初步形成的檔案資料基本都集中在管理者那里，一旦工作忙碌起來，會有遺忘或丟失的可能;同時由于工作任務的加重，再加上一些工作性的文件的增多，他們一般都會關注到文件的主件，而忽略文件的附件，這些情況的發生都會導致資料的不完整。

3.2 工作方法不創新

一般很多管理人員都還是習慣于人工操作或者是簡單的計算機操作，對于信息技術和設備的開發、利用并不徹底，整體的利用率較低;另外數字化的檔案資源相對匱乏，也沒有統一的規范的檔案資源數據來源，幾乎都是每項活動、每個項目需要哪些資料就整理哪些資料，整體上資料的來源和完整性不高，并且不同部門的信息也是不同的，導致信息的整體性、共享性差。

3.3 工作隊伍不健全

政府機關工作是十分平穩的，因此很多工作人員已經習慣了這種現狀，他們并不會積極主動地去學習新的知識來提升自己，用新的思維和方法來創新工作，整體上看就缺少了現代的管理意識和管理能力。再加上專業的技術人員數量較少，很多信息技術的運用也受到了限制。

4 針對相關問題的解決方案

4.1 完善工作管理機制

政府機關要全面分析當前檔案管理工作中的問題和漏洞，找出原因積極改正，并且要嚴格按照《檔案法》中的相關規定、結合本單位的實際發展情況和工作的實際需求，制定出更加完善的、科學的檔案管理機制，具體而明確的提出對檔案文件在記錄、收集、整理、存儲等環節中的要點、注意事項、原則等，以此來引導管理人員，提高工作的規范性。尤其是在檢索方便性和保管安全性上更要有明確的規定;其次，要按照資料的價值高低、部門屬性等因素進行相關的分類，通過整合之后錄入到計算機相應的軟件功能模塊中，既能在查閱的時候一目了然，也能克服檔案過多、過雜的問題，更重要的是能避免文件的缺漏或遺失。

4.2 加快信息化建設

要充分且科學的利用各類先進的信息技術和設備，提高工作效率。通過利用各類應用軟件，創造全方位的服務工作。在此過程中要注意不同的檔案管理機制有著不同的建設標準，因此在構建信息網路系統的時候要依照相應的資源體系來進行。另外在進行合理的合作數據庫選擇上，應保證對基本建設成本的供應保障促進，通過其相應的時間調整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數字檔案的規格管理，其實際的數據目錄，其實際的服務體驗，也有了較大的成本規劃處理。最重要的是利用信息技術來規范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應使用不可擦除型光盤，以免計算機系統及網絡系統出現故障時導致信息的丟失。

4.3 強化隊伍建設

可以與高校合作，從中選擇那些對口專業的畢業生，另一方面在招聘社會人才的時候也要注重其思想、作風、曾經的工作經歷、具備的技能等方面，確保應聘人員能有安全意識、保密意識和競爭意識。另外，對于在職人員，單位要定期組織管理方面、信息技術方面以及檔案知識方面的專項講座、教育培訓會等，讓管理人員能及時的更新、補充和完善自己的知識框架和業務技能，尤其是信息技術方面的人才更是重點培養對象。可以鼓勵管理人員參加一些社會舉辦的培訓班，或者聘請專家、教授來單位開展信息技術教育活動，全面提升管理隊伍的素質和能力。

5 結語

在新時期，機關部門要重視檔案管理工作，并在全面分析工作現狀的基礎上，從制度、隊伍建設以及工作模式等方面入手，提出創新舉措，促進檔案管理的進一步發展。

參考文獻

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