新時期辦公室文書檔案管理工作探討

楊寶霞

摘 要：文書檔案管理工作涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位較多的信息管理內(nèi)容，對于事業(yè)單位的穩(wěn)定高效發(fā)展具有重要意義。同時文書檔案管理具有十分鮮明的特點屬性，在現(xiàn)代化的文書檔案管理過程中，更加具備時代特點。要充分的認(rèn)識到進(jìn)行文書檔案管理中的各種存在問題，采用科學(xué)的規(guī)劃和有效的管理機(jī)制實施改善策略，提升文書檔案工作的工作效果。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;管理工作

1 引言

文書檔案管理工作，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，會在內(nèi)容和管理復(fù)雜程度上有所提高，要重視文書檔案工作的有效落實，提高在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，保障文書檔案能夠充分體現(xiàn)現(xiàn)代化管理的高效、高標(biāo)準(zhǔn)特點。

2 辦公室文書檔案管理的特點

2.1 一體化

辦公管理工作隨著各種工作內(nèi)容機(jī)制的聯(lián)系不斷加強(qiáng)，要充分提升效率，使其隨著各種技術(shù)手段的提升，在開展有關(guān)工作的過程中，一體化平臺工作搭建能更加有效的實現(xiàn)和完成，保障各種工作之間的緊密聯(lián)系。

2.2 實用性

文書檔案涉及的工作內(nèi)容較廣，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件、人員管理等較為重要，各種管理文件類型相互交叉，導(dǎo)致了管理工作的困難增加?，F(xiàn)代化科技檔案管理為單位帶來了便捷的查閱服務(wù)，根據(jù)歷年的檔案信息給單位的經(jīng)營發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3 保密性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展建設(shè)的過程中，其內(nèi)部的各種文件具有一定的保密性要求，這涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的核心利益，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分關(guān)鍵，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的保密性文書檔案管理內(nèi)容有很多，比如機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)明專利、各種會議要點、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心發(fā)展戰(zhàn)略方案等。

2.4 重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理不僅涉及部分保密性要求的文件管理工作，而且各種資料的有效管理，可以有效的提高各種文件內(nèi)容建設(shè)的落實，能夠以更加精確高效的方式，有效的獲得有關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的穩(wěn)定性保障，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正常發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用。

3 文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題

3.1 認(rèn)知的不足

文檔管理需要具備科學(xué)有效的管理方式，作為科學(xué)管理工作開展中的效率和效果保障，尤其是當(dāng)管理的內(nèi)容增加、各種類目混亂的情況下，良好的管理機(jī)制能力就能發(fā)揮出良好的管理效果作用，能夠有效的保障管理過程具備必要的管理功效發(fā)揮。但是因為部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于文書管理工作重要性認(rèn)識的不足，不能有效的引導(dǎo)文書檔案管理機(jī)制科學(xué)搭建，不能有效的保障檔案管理工作能夠具備良好的工作機(jī)制保障能力。

3.2 相關(guān)制度的不完善

一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會因為主觀或者客觀上的原因未能切實把文書檔案及時歸檔，通?？陀^的個人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個部門也會相互進(jìn)行推諉，嚴(yán)重制約著管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行實際工作開展的過程中始終不能獲得良好的制度規(guī)范化、有效化保障，造成工作效率和質(zhì)量都不高。

3.3 工作者專業(yè)性能力不高

文書檔案管理并不是簡單的進(jìn)行材料的接受和存儲，需要能夠有效的滿足使用要求，能夠有效的保障在進(jìn)行管理的過程中，具備良好的文書檔案資料調(diào)取效率保障、科學(xué)存儲、資料安全性保障、文書檔案存儲有序、資料整理規(guī)整科學(xué)等，同時在現(xiàn)代化的文書檔案管理設(shè)備加持之下，管理效率得到提升的同時，對于管理工作者的基本操作技能以及專業(yè)化技能要求也在不斷的提高，工作人員不夠?qū)I(yè)的素質(zhì)水平不利用工作的正常有效開展。

4 提升辦公室文書檔案管理工作的對策

4.1 構(gòu)建文書檔案管理科學(xué)框架機(jī)制

文書檔案管理工作的有效開展需要進(jìn)行宏觀層面的總體管理機(jī)制規(guī)劃，更加有效的保障管理工作具備良好的高效運行科學(xué)機(jī)制，有效的保障管理工作能夠科學(xué)的開展，因此要充分做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理中的各種影響因素解決，能夠有效的保障各種工作具備良好的運行條件基礎(chǔ)，充分的消除運行障礙，比如在進(jìn)行管理過程中的，部門銜接對接工作，要在標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)制要求之下，有效的保障各種工作能夠有效的進(jìn)行，實現(xiàn)無障礙化工作對接和文書檔案交接，全面提高工作中的高效性保障，有效的提高對于各種工作開展中的精確性控制。

4.2 提高工作人員的基本工作能力水平

要能夠保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位有關(guān)人員在進(jìn)行工作開展的過程中，不斷實現(xiàn)文書檔案管理的專業(yè)化進(jìn)行，就要有效的保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的工作人員能夠具備良好的文書檔案管理知識素養(yǎng)要求，同時對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位引入的各種現(xiàn)代化設(shè)備的使用操作具有良好的掌控性，尤其是對于各種執(zhí)行規(guī)則和要求要進(jìn)行統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以進(jìn)行有關(guān)人員的必要培訓(xùn)，能夠準(zhǔn)確機(jī)關(guān)事業(yè)單位有感文書檔案管理人員基礎(chǔ)薄弱的設(shè)備軟件操作使用技能、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作開展機(jī)制流程等進(jìn)行全面的培訓(xùn)，能夠有效的保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員具備基本的工作素質(zhì)能力，同時保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理高效、高質(zhì)量的進(jìn)行。

4.3 做好必要的工作激勵機(jī)制

要更加有效的提升文書檔案管理有關(guān)人員的工作積極性，就要充分的保障有關(guān)人員不斷獲得良好的工作認(rèn)同感，不僅要有效的提高有感人員的思想認(rèn)知，更重要的是能夠通過科學(xué)有效的激勵機(jī)制進(jìn)行有效的引導(dǎo)，保障工作開展可以有效的進(jìn)行和開展，引導(dǎo)有關(guān)的工作人員向高標(biāo)準(zhǔn)、高負(fù)責(zé)的工作習(xí)慣上發(fā)展，促進(jìn)和有效的保障工作者通過激勵機(jī)制的引導(dǎo)，不斷的提高自身的素質(zhì)水平能力，有效的保障其在工作中發(fā)揮良好的價值作用。要保障激勵機(jī)制的公平性塑造，充分調(diào)動有關(guān)人員的積極參與性，確保有關(guān)工作的開展真正獲得機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員的價值體現(xiàn)，充分提高其對于自身工作的認(rèn)可性。

5 結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理的工作中，要充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，保障有關(guān)工作的落實，提高服務(wù)水平，為提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運行穩(wěn)定提供積極的作用發(fā)揮。

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