新醫改下醫院檔案管理的改進方法探討

畢穎迪

摘 要：隨著信息技術水平的不斷進步，醫院的檔案資料需要采取更加科學現代化的方式來管理。醫院的檔案資料不僅能夠記錄醫院醫務相關工作的開展情況，也能為未來醫院的更好發展提供一系列的戰略依據，所以說，醫院的檔案資料作為一種有效資源是非常寶貴的。因為在檔案管理工作方面仍存在一些不足，也影響了檔案資料本身價值的充分發揮。這種情況亟待我們通過現代化的管理模式來改進。本文主要分析的是在當下新醫改時期，對醫院的檔案管理存在的不足進行分析并提出一系列的解決策略和建議。

關鍵詞：醫院檔案;管理;改進方法

1 醫院檔案管理工作存在的問題

1.1 管理體制落后

據資料顯示，現在大部分醫院都有比較規范的醫院管理制度，但是這些制度仍然存在一些不足。在制度層面，主要涉及的是醫療、護理、行政等方面的管理規范，而對于檔案管理方面來說，相關的政策和制度是比較少的。因此，檔案管理工作比較容易出現管理不規范、錯漏、遺失等情況。對檔案資料的管理工作，一些醫院通常會讓固定的管理人員來進行操作，這些人有一定的經驗，對資料的整理也有一套規則，但是這種形式的整理，并沒有一套科學統一的標準。同時，針對檔案的管理人員也沒有相應的考核制度，這就會使得管理工作處于一個效率比較低的狀態[1]。

1.2 現代化管理設備不足

醫院為了提高醫療水平，促進資源的合理配置，提升效益，通常使用更多的資金和硬件設施來進行優化，而這種優化在檔案管理工作的軟硬件配套方面，相應的投入是比較少的。醫院對于檔案管理的硬件設施很少關注，這也使得檔案室設備相對比較落后，一方面與醫院的現代化管理模式不相符，另一方面也降低了檔案管理的效率。比如，在現代的醫療中大部分已經開始使用計算機技術，但是醫院的檔案管理工作還沒有完全普及信息技術，很多醫院仍然是用比較傳統的方式來收集資料、整理資料、管理檔案以及借閱檔案等，不僅在人工方面損耗較大，而且浪費時間，嚴重影響了醫院整個運作的工作效率。

1.3 檔案利用意識淡薄

醫院的檔案資源有很大的開發利用空間，對于一些有價值的檔案，需要更深層次的開發，讓檔案發揮自己的價值。檔案資料通常可以在臨床實驗以及教學科研方面起到重要的作用，但是很多的醫院只關注醫療建設方面所帶來的實際經濟效益。他們把更多的時間和資金花費在醫療能力水平上，往往卻忽視了檔案管理工作的重要性，從長遠利益來說，檔案管理工作可以提升整個醫院的工作效率和醫療水平。檔案管理的不完善，這也導致了檔案資源在開發利用上難以提升[2]。

1.4 檔案信息化程度低

隨著現代科技水平的提升，計算機和網絡技術的應用也越來越廣泛，檔案管理工作也應該結合相應的技術來提升檔案資源的信息化，提高工作效率。在實際的檔案資料管理中，大多數情況下使用的是傳統的紙質形式來記錄信息，很少使用電子化的形式來記錄檔案資料。檔案管理方式的落后也使得檔案資料的信息檢索功能過于傳統，沒有建立在現代化的網絡上進行實時共享的功能，這也大大降低了檔案資料的開發利用效率。

2 醫院檔案管理改進方法

2.1 完善檔案管理體系和制度

首先，醫院需要進一步完善檔案的管理體系以及管理制度。醫院要設立一系列科學的檔案管理職能機構，并對檔案的管理人員進行職責明確，改善之前零散的管理方式，采取科學規范的統一化的管理模式，對檔案的管理工作進行現代化的調整，歸檔、保存、借閱、移交這一系列的工作都需要有一個相對正式的規章制度。檔案的管理作為推動醫院現代化發展的一個重要內容，醫院需要對其進行重視并采取相應的對策，進行規劃。對每個檔案工作相關人員都需要進行系統的培訓，將檔案管理的內容進行規范化落實，促進他們轉變思想觀念，加強檔案的開發利用率，加強關于檔案的管理方面知識的學習。

最后，檔案的管理工作需要納入科室管理責任制，科室的領導有責任對檔案管理工作的成效負責，并與科室考核績效相掛鉤，促使檔案管檔案的管理工作有序進行，提高檔案管理的規范性，逐步實現現代化的檔案管理模式。

2.2 加大現代化管理設備的投入

提高檔案的管理效率，就必須加大現代化管理設備的投入，要有相應的設備來支撐。醫院需要加大現代化管理設備的投入使用，首先根據醫院相關檔案資料的存儲情況來進行統一的管理，配置專用的存儲檔案資料房，對庫房進行完善的安全保障措施。其次，檔案管理工作需要用到的相關設備需要備齊，例如：掃描儀、打印機等等，使設備有助于現代化檔案管理工作的順利進行。此外，醫院應該采用管理檔案的專用軟件進行檔案的管理。第三，配置整套的檔案管理掃描錄入系統，這些系統主要是替代人工輸入的傳統方式，提高工作效率。最后，將這些檔案資料錄入到醫院的局域網內，通過院內的網絡共享平臺，實時共享給各個部門，以便于促進醫療服務水平的提升。

2.3 提升對檔案價值的認識

檔案的管理和利用關鍵是靠人來操作運行，所以說醫院的全體職工都需要在思想上對檔案的管理進行現代化思想的轉變，充分認識到檔案資源的重要性。

首先，要對檔案的管理人員進行專業的業務指導，重視他們的工作態度和業務水平，讓他們認識到檔案的利用價值以及服務價值，積極主動的在開發檔案資源方面下功夫。

其次，需要開展系統的學習，對檔案資源的學術研究要有相關的編研活動，深層次的開發檔案信息以便使檔案資源的使用者從多方面多層次得到有效信息。

最后，要建立有效的信息反饋管理機制。檔案資料的使用和反饋與醫院提升醫療水平息息相關，在使用過檔案信息之后，建立反饋和共享機制可以極大的發揮醫院檔案的效益[3]。

2.4 提升管理人員的專業素質

檔案管理人員本身需要具備專業的素質以及能力，同時，醫院也需要定時的對這些檔案管理人員進行系統的培訓。

首先，管理人員要具備一定的檔案管理相關業務知識，對檔案的管理工作業務要具備專業的操作技能。其次，醫院要定期組織相關的培訓，幫助這些人員提升管理能力。此外，在人員結構方面要及時補充人手以便更好的完成檔案資料的管理工作。最后，在信息化現代設備的今天，管理人員需要具備使用計算機和網絡相關的技術的能力，更好地掌握現代化辦公的操作辦法。

3 結束語

總得來說，在新醫改的制度下，醫院的檔案管理工作有了更加統一規范化的管理需求。在這樣的環境下，改進檔案管理工作給醫院帶來的不是困難和負擔，而是一種機遇。醫院可以更好的從管理理念和思想上轉變觀念，在檔案管理方面擁有敢于創新的態度，并使用先進的管理手段讓檔案的資源信息化和網絡化。這不僅能夠促使醫院的管理更加規范，也能夠在整體上提高檔案資源的利用率，促進醫院的長期穩定可持續發展。

參考文獻

[1]黃恩梅現行醫院檔案管理存在的問題及對策[J]中國病案，2012（02）：31.

[2]張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[].中國當代醫藥，2013（04）：24.

[3]李萍.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現代醫生，2014（02）：17.