現代辦公技術對檔案管理的影響及對策研究

摘 要：檔案管理能夠對企業運營發展現狀、發展歷程與實踐結果進行全面展示，其對管理工作的實際開展會產生深遠影響，具有數據總結、歸納的作用，屬于企業實際發展中的重要財產。當前檔案管理價值愈加凸顯出來，要求基于檔案管理工作中存在的問題進行探析，將檔案管理工作的作用充分發揮出來，奠定檔案管理工作現代化發展的基礎。

關鍵詞：現代化;辦公技術;檔案管理;影響;對策

當前科學技術的不斷發展，為信息技術的全面發展奠定了基礎，同時社會競爭形式的日愈激烈，想要在這樣的背景環境中獲得更為良好的發展，需要對檔案管理工作進行創新發展，現代化辦公技術能夠強化提升檔案管理工作質量，更能夠推動檔案管理工作的信息化發展。

1 現代化辦公技術在檔案管理工作當中的重要作用

在檔案管理工作當中應用現代化辦公技術，不僅能夠對管理工作理念進行有效轉變，同時能夠對傳統形式的管理工作方式、流程、模式以及管理工作者素養等進行轉變。

1）管理方式。傳統形式的紙質檔案逐漸轉變成為電子檔案的形式，現代化辦公技術讓檔案管理工作中的檔案收集、整理、存儲等方式都產生本質變化。電子檔案相關資料的錄入、修改、審核與簽發、寄送等都基于電腦而實現，當電子檔案相關資料完成之后就能夠進行存儲、整理、登記等，為未來的共享查詢提供精準搜索，相關工作者能夠基于電腦依據分類標準對檔案資料進行整合，這樣的單子檔案資料能夠沖破時間與空間的制約影響，是非常先進的一種管理方式。電子檔案對傳統形式的檔案資料管理方式進行徹底創新改變，同時為檔案管理相關工作的現代化發展提供了寬廣空間[1]。

2）管理模式。檔案管理相關工作實際上具有政治性、合理性與服務性，在檔案管理工作的傳統模式當中，難以認知到這一點，致使檔案管理相關工作無法獲得全面認可。現代化技術的不斷發展為檔案管理工作提供了發展機遇，改變了檔案管理工作的傳統模式，更對檔案管理相關工作的服務理念進行了有效更新。也就是說，檔案管理工作是信息服務的一種，現代化檔案管理相關工作要求工作者具備現代化的服務理念與檔案管理工作模式，發揮出檔案管理工作的服務作用，應用現代化的檔案管理工作模式，對現代化資源記性充分應用，讓電子檔案能夠滿足社會發展的要求。推動社會經濟的持續發展，這也是檔案管理相關工作達成現代化發展的首要工作。

3）檔案管理工作者要求方面。現代化辦公技術對檔案管理工作者的管理工作方式、專業知識、專業技能方面提出了嚴格要求，同時也讓管理理念、模式等諸多方面發生了變化。現代化技術對檔案管理工作者提出了嚴格的要求，檔案管理工作者在現代化辦公技術存在認知不足的情況，管理理念與專業知識、技能方面較為滯后，其會對檔案管理工作的現代化發展產生影響。針對全新形式的檔案管理工作要求，檔案管理工作者一定要對現代化辦公技術進行全面掌握，要求相關工作者能夠對電子文件進行有效整理，對電子信息進行有效保護，預防電腦病毒，具備對電子文件進行整理、判斷、存儲與歸檔的能力等，這是檔案管理工作現代化發展的必然要求。

2 在檔案管理工作中應用現代化辦公技術的有效措施

現代化辦公技術的實際應用，會直接影響檔案管理工作的實際開展，現代檔案管理工作方式和電子檔案管理形式無法實現全面統一，為了能夠基于現代化技術手段開展電子檔案的管理工作，相關工作者一定要做到：

1）對電子檔案和紙質檔案進行區分管理。電子檔案與紙質檔案有很多不同之處，二者特征也是不同的，在開展電子檔案管理的時候不能使用紙質檔案的管理方式。電子檔案與紙質檔案存在顯著的不同，其基于計算機技術、網絡技術對檔案進行管理，在處理電子檔案的時候不需要對紙質版內容進行接觸，只要有電腦就能夠進行相應的操作[2]。可是如果沒有電腦與互聯網，電子檔案管理工作就無法進行。所以，要從本質上對電子檔案與紙質檔案進行管理。

2）確保電子檔案內容的真實性與完整性。在檔案管理工作的實際開展中，最為基礎的要求就是要確保電子檔案的真實性與完整性，確保電子文檔的真實性與完整性，屬于電子檔案管理工作的基本要求，同時是電子檔案管理的意義與價值。可是當前，檔案資料的收集與整理流程并不規范，方式、方法也不恰當，載體耐久性是影響電子檔案真實性、完整性的關鍵性因素。構建健全合理的制度條例與工作流程能夠確保電子文檔的形成，要求電子檔案實際處理中滿足相關規范的要求。基于構建電子檔案操作人員的身份識別和權限管控，設置滿足安全標準要求的操作標志，使用合理有效的安全防護措施保證電子文檔的真實性、安全性、有效性。構建完善有效的電子檔案管理工作制度，并且使用現代化技術措施對背景信息與元數據進行采集與整理，這樣才能保證電子檔案相關內容的真實性、完整性、有效性。

3）強化提升檔案管理者的專業素養與專業能力。檔案管理者本身的專業素養與專業能力會對電子檔案管理產生重要影響，因此其對檔案管理相關工作人員的要求也非常高。要求檔案管理工作者一定要具備優質的政治素養，同時一定要掌握電子檔案相關內容收集、整理、處理存儲等方面的專業技術，這是極為關鍵的。優良的政治素養與專業的技術、能力等，是確保檔案管理相關工作有序開展的前提基礎。所以，在選擇、培養和發展檔案管理工作者的時候，一定要投入更多的時間與精力，持續強化提升檔案管理工作人員的政治素養與專業技術、專業能力，并且還要基于多種不同渠道開展多種不同形式的培訓教育工作。要求檔案管理相關人員要具備現代化的檔案管理工作理念，并且更要掌握計算機軟、硬件知識、信息數據處理相關知識等，對管理工作者的知識架構進行更新，滿足檔案管理相關工作的現代化發展訴求。

4）強化提升對電子文檔的保護措施。電子檔案和紙質檔案是截然不同的，紙質檔案屬于肉眼可見、可以觸碰得到的真實事物，電子檔案屬于存在在計算機當中的文檔內容，存儲起來非常方便與快捷，可是其也有很多劣勢存在，其容易被篡改與刪除[3]。因此，確保電子檔案的安全，屬于電子檔案管理相關工作中極為關鍵的部分。嚴格要求電子檔案的質量，是確保電子檔案安全性的有效舉措之一，能夠強化提升電子檔案存儲載體的壽命。并且要確保電腦網絡、系統的安全性，這是極為關鍵、極為必要的，確保機器設備不會被溫度、火災等所影響，要對數據庫相關內容進行有效備份，以免數據檔案產生丟失的情況。在對電子檔案相關資料進行管理的時候，為了能夠規避病毒侵入到電腦系統當中致使互聯網系統被損壞，就一定要對電腦殺毒軟件的及時升級與更新，這樣才能保證電腦殺毒軟件中的補丁等能及時獲得安裝，不給電腦病毒入侵電腦損壞檔案的機會。

3 結束語

綜上所述，現代化技術的不斷發展，在檔案管理工作具有極為關鍵的作用，其讓檔案管理相關工作達成了現代化發展。可是一定要明確的是，其不僅為檔案管理工作提供了更多便利，也提出了嚴格的要求。要求相關工作者基于理念、技術層面上進行轉變，對現代化辦公技術的優勢進行充分利用，對檔案資源本身的作用進行深入挖掘，對檔案管理模式進行創新優化，奠定經濟發展的堅實基礎。

參考文獻

[1]王丹.試論現代信息技術對企業檔案管理影響及對策[J].魅力中國，2019（11）.

[2]朱亮.基于云數據辦公技術對檔案管理的影響及對策[J].中國戰略新興產業，2019，000（002）：234.

[3]張其嚴.信息化技術對檔案管理水平的提高[J].科技資訊，2019，017（004）：114，116.

作者簡介

陳華（1978-），女，山東省棗莊市人，本科。