提高歷史文獻(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

辛巍

摘 要：對(duì)于珍貴歷史文獻(xiàn)，不僅要做到收集、整理、歸檔，還要在保護(hù)好歷史文獻(xiàn)檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案資源整合、挖掘檔案資源價(jià)值，為歷史研究、文化發(fā)展、社會(huì)建設(shè)提供應(yīng)有的幫助。近年來，館藏歷史文獻(xiàn)檔案的數(shù)量不斷增加，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量也提出了更加嚴(yán)格的要求。針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作開展中仍然存在的管理制度不完善、信息化水平低等問題，必須要加強(qiáng)重視、加大投入，通過建立健全管理制度、搭建信息管理平臺(tái)、重視檔案資源利用等一系列措施，讓這些珍貴的歷史文獻(xiàn)檔案能夠在不同的領(lǐng)域發(fā)揮出更大的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：歷史文獻(xiàn)檔案;管理制度;信息化;檔案資源共享

引言：在歷史文獻(xiàn)檔案管理工作中，既要重視“量”的增加，又要兼顧“質(zhì)”的提升。要想高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成歷史文獻(xiàn)檔案管理任務(wù)，需要從制度、技術(shù)以及人才等層面上，多措并舉、形成合力，一方面要讓珍貴的歷史文獻(xiàn)檔案得到保護(hù)，防止丟失、損毀，另一方面還要迎合各方面的研究和使用需要，提高其利用率，這也是檔案管理的價(jià)值所在。新時(shí)期的檔案管理工作者，必須要認(rèn)識(shí)到：將歷史文獻(xiàn)檔案束之高閣，雖然可以保護(hù)其不受損害，但是也失去了利用價(jià)值。只有在保護(hù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)利用，才是新時(shí)期歷史文獻(xiàn)檔案管理的應(yīng)有之義。

1 歷史文獻(xiàn)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 尚未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

在歷史文獻(xiàn)檔案的收集、歸檔、整理、利用等各項(xiàng)具體工作中，完善的管理標(biāo)準(zhǔn)能夠?qū)@些工作的開展提供必要的參考，這也是保障歷史文獻(xiàn)檔案完整性、安全性的必要舉措。但是由于歷史文獻(xiàn)在不同的歷史時(shí)期形成，形成地域及著述人不同，文獻(xiàn)呈現(xiàn)的形式也就有較大差異，加上文獻(xiàn)傳遞歷時(shí)久遠(yuǎn)，現(xiàn)存的歷史文獻(xiàn)或不完整，或原編纂有失誤，怎樣制定較為統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，亟待探討。另外，對(duì)不同時(shí)期的歷史檔案.例如明清、民國，需要有詳盡的管理標(biāo)準(zhǔn)為依托進(jìn)行整理。但是除有限的關(guān)于明清檔案的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)之外，我國尚未出臺(tái)更多歷史文獻(xiàn)的檔案信息化執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在這種情況下，有些歷史文獻(xiàn)雖然歸檔了，但是由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案資源的整合利用難度較大。

1.2 歷史文獻(xiàn)檔案管理信息化水平低

隨著歷史文獻(xiàn)檔案種類及數(shù)量的不斷增加，以人工為主的檔案管理模式，除了會(huì)給檔案管理人員帶來較為沉重的工作負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致檔案管理各項(xiàng)工作的效率低下外，也不利于滿足歷史研究人員的檔案使用需求，這就極大的削弱了歷史文獻(xiàn)檔案本身的價(jià)值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，部分單位在辦公信息化方面雖然取得了一定的成績(jī)，但是檔案管理的信息化水平較低，信息基礎(chǔ)設(shè)施不完善，信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)效投入機(jī)制等問題普遍存在。現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下只能用于歷史文獻(xiàn)檔案的檢索、瀏覽，而未能在檔案資源開發(fā)、利用、服務(wù)等領(lǐng)域發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

1.3 復(fù)合型檔案管理人才匱乏

歷史文獻(xiàn)檔案與普通檔案（如人事檔案）相比，除了具有更加珍貴的價(jià)值外，還具有收集難度大、專業(yè)要求高等特點(diǎn)。要想勝任這一工作，相關(guān)人員除了要精通檔案管理學(xué)的知識(shí)外，還必須熟練掌握歷史文獻(xiàn)學(xué)的專業(yè)知識(shí)。另外，在檔案管理信息化的大趨勢(shì)下，還要掌握計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)。只有具備了崗位工作要求的復(fù)合能力，才能推進(jìn)歷史文獻(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量開展。但是從實(shí)際調(diào)查情況來看，符合上述要求的復(fù)合型人才數(shù)量較少，這就與不斷增加的檔案數(shù)量和不斷提升的管理要求，形成了鮮明的對(duì)比。短期來看，會(huì)影響本單位歷史文獻(xiàn)檔案的管理水平和利用效率;長(zhǎng)期來看，則會(huì)對(duì)歷史研究等相關(guān)工作的開展造成一定負(fù)面影響。

1.4 歷史文獻(xiàn)檔案的開發(fā)利用程度不高

現(xiàn)階段對(duì)歷史文獻(xiàn)的信息化整理，局限于歷史文獻(xiàn)本身，忽視了文獻(xiàn)的殘缺，沒有對(duì)二次文獻(xiàn)和相關(guān)佐證文件進(jìn)行配套整理。這是因完成整理工作的人員對(duì)文獻(xiàn)缺乏專業(yè)了解，對(duì)歷史文獻(xiàn)的整理工作了解過于表層所致，導(dǎo)致僅僅追求整理速度，而忽視了對(duì)歷史文獻(xiàn)的潛在價(jià)值的挖掘。歷史文獻(xiàn)檔案管理的最終目的，以及歷史文獻(xiàn)檔案價(jià)值的體現(xiàn)，都必須建立在檔案資源對(duì)當(dāng)前工作開展提供借鑒與支持的基礎(chǔ)上。相反，如果僅僅是擴(kuò)充了歷史文獻(xiàn)檔案的數(shù)量，但是開發(fā)利用率不高，這些檔案的價(jià)值沒有發(fā)揮出來。這樣的檔案管理工作是低效的，甚至可以說是失敗的。

2 加強(qiáng)歷史文獻(xiàn)檔案管理與利用的現(xiàn)實(shí)意義

歷史文獻(xiàn)檔案是對(duì)歷史事件的客觀記錄，是對(duì)歷史面貌的真實(shí)還原，是傳統(tǒng)文化的傳承載體，是珍貴的文化遺產(chǎn)。通過做好歷史文獻(xiàn)檔案的收錄、整理和利用，可以幫助我們了解特定的歷史和文化;而對(duì)于專門從事歷史研究的學(xué)者來說，則能夠從更加專業(yè)的角度，利用這些歷史文獻(xiàn)檔案在歷史文化研究領(lǐng)域有新的建樹。總結(jié)來看，這些年代久遠(yuǎn)的歷史文獻(xiàn)檔案，其現(xiàn)實(shí)意義可以歸納為以下幾個(gè)方面：其一，尋找發(fā)展規(guī)律。任何一個(gè)學(xué)科的發(fā)展，都會(huì)經(jīng)歷一個(gè)不斷探索的漫長(zhǎng)過程。而這些歷史文獻(xiàn)檔案就是對(duì)學(xué)科發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。按照時(shí)間線對(duì)相關(guān)的歷史文獻(xiàn)檔案進(jìn)行對(duì)比、分析，可以總結(jié)、歸納出學(xué)科發(fā)展的一般規(guī)律。利用這一規(guī)律，進(jìn)而尋找或預(yù)測(cè)學(xué)科未來發(fā)展的方向。其二，解決科研問題。歷史文獻(xiàn)檔案中記錄了前人在某個(gè)學(xué)科、領(lǐng)域中做出的研究、積累的經(jīng)驗(yàn)。利用這些檔案可以讓當(dāng)代的研究人員“站在巨人的肩膀上”，減輕了科研工作的阻力。

3 提高歷史文獻(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

3.1 盡快制定完整、統(tǒng)一的管理制度

緊跟工作開展需要建立健全配套的檔案管理制度，是新時(shí)期提升歷史文獻(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。這里著重以歷史文獻(xiàn)的歸檔、存儲(chǔ)為例，對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。根據(jù)歷史文獻(xiàn)的內(nèi)容信息量和文獻(xiàn)的特點(diǎn)，確定是以圖片形式還是以文字形式采集信息。綜合考量檔案室計(jì)算機(jī)配置狀況和歷史文獻(xiàn)保存的清晰度完整度所需，設(shè)定圖片文件的分辨率和存儲(chǔ)量、在存儲(chǔ)格式方面，圖片文件要以JPG或者PDF等常用格式為主，文字文件要以Word和PDF格式為主，以保障資源傳遞和共享的順暢。PDF格式可以還原歷史文獻(xiàn)原來的存在形態(tài)，Word文檔可以供借閱者快速地拿到所需參考信息。

3.2 積極推進(jìn)歷史文獻(xiàn)檔案信息化管理

3.2.1 搭建檔案管理信息平臺(tái)

信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，將檔案管理工作質(zhì)量提升了一個(gè)新的檔次。為此，相關(guān)部門也要通過加大資金投入，搭建檔案管理的信息平臺(tái)，依托該平臺(tái)減輕工作人員的壓力，也進(jìn)一步提高檔案服務(wù)質(zhì)量和發(fā)揮檔案利用價(jià)值。例如，檔案管理信息平臺(tái)可以支持“在線查閱”和“檔案預(yù)借”功能。有歷史文獻(xiàn)檔案借閱需求的用戶，可以提前登陸該平臺(tái)，在搜索欄輸入想要借閱的檔案名稱，就可以在線查閱有無該檔案，或是能否借閱。如果平臺(tái)顯示檔案可借閱，則通過“檔案預(yù)借”功能進(jìn)行鎖定，這樣其他人暫時(shí)無法借閱，該用戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理檔案借閱手續(xù)。這樣既可以減輕檔案管理人員的壓力，也節(jié)約了用戶的時(shí)間。

3.2.2 建設(shè)歷史文獻(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫

歷史文獻(xiàn)檔案的收集難度較大，且本身容易破損。這種特點(diǎn)決定了單一部門所掌握的歷史文獻(xiàn)檔案相對(duì)有限，無法很好的滿足用戶的多樣化使用需求。通過建設(shè)歷史文獻(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)跨省的歷史文獻(xiàn)檔案資源交流、共享。不同省份的有關(guān)單位，都可以將一些歷史文獻(xiàn)檔案上傳到該數(shù)據(jù)庫內(nèi)，極大的豐富了數(shù)據(jù)庫中歷史文獻(xiàn)檔案的數(shù)量的種類，更好的滿足了用戶的多樣化使用需求。

3.3 重視多元化、復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期做好歷史文獻(xiàn)檔案管理工作，除了要完善配套制度和重視信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)外，還要把握住檔案管理人員這一核心點(diǎn)。通過組建一支多元化、復(fù)合型的人才隊(duì)伍，全權(quán)負(fù)責(zé)歷史文獻(xiàn)資料收集、歸檔、管理、開發(fā)等各項(xiàng)具體工作，才能取得滿意的效果。根據(jù)崗位工作要求，定期開展培訓(xùn)是一種提升管理工作質(zhì)量的有效手段。同時(shí)，培訓(xùn)工作還可以增強(qiáng)職工的獲得感、向心力，對(duì)保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性也有積極作用。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容的不同，可以分為以下幾種：

1）檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)。其目的是讓員工熟悉歷史文獻(xiàn)檔案管理的基本要求和操作方法，以及本部門的規(guī)章制度。

2）檔案專業(yè)技能與知識(shí)培訓(xùn)。在已經(jīng)具備一定工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)行業(yè)發(fā)展進(jìn)行適應(yīng)性培訓(xùn)，始終滿足崗位工作要求。

3）檔案管理信息技術(shù)培訓(xùn)。其目的是順應(yīng)檔案管理信息化趨勢(shì)，發(fā)揮信息技術(shù)在提高檔案管理效率和深化開發(fā)利用等方面的價(jià)值。

3.4 在保護(hù)檔案的基礎(chǔ)上挖掘檔案資源價(jià)值

對(duì)于歷史文獻(xiàn)檔案，首先是要保證檔案本身的完整性和安全性，這是進(jìn)行檔案開發(fā)和利用的基礎(chǔ)。由于歷史文獻(xiàn)檔案主要以紙質(zhì)形勢(shì)存在，加上年代較為久遠(yuǎn)，很容易出現(xiàn)破損或缺失的情況。在進(jìn)行歷史文獻(xiàn)檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)存儲(chǔ)環(huán)境的管理，例如必須配備除濕通風(fēng)設(shè)備，避免紙質(zhì)的檔案受潮、發(fā)霉;還要做好消毒滅菌工作，避免紙質(zhì)檔案發(fā)生蟲蛀。另外，還可以利用現(xiàn)代技術(shù)手段，例如使用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣就可以避免檔案破損、丟失等情況。在做好保護(hù)工作的基礎(chǔ)上，還要對(duì)歷史文獻(xiàn)檔案進(jìn)行開發(fā)利用。依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，通過信息提取、資源整合、共享利用等，滿足各個(gè)行業(yè)的檔案使用需求。

4 結(jié)語

歷史文獻(xiàn)檔案的獨(dú)特價(jià)值，決定了在管理工作中必須要以保護(hù)為基礎(chǔ)，以開發(fā)利用為核心，提高檔案利用率，為歷史研究及科研事業(yè)的發(fā)展提供必要的支持。當(dāng)前的管理工作質(zhì)量，還不能完全滿足歷史文獻(xiàn)檔案管理、利用的需求。這就需要有關(guān)部門在加強(qiáng)思想重視的前提下，采取實(shí)際行動(dòng)支持這一工作的高質(zhì)量開展。其中，重點(diǎn)把握好管理制度建設(shè)、管理人才培養(yǎng)、信息技術(shù)應(yīng)用等幾項(xiàng)內(nèi)容，為歷史文獻(xiàn)檔案管理工作更高效率的開展，以及檔案資源價(jià)值最大化的發(fā)揮奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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