優化和健全我國社會保險檔案管理的新思路

馬亮

摘 要：本文將會以社會保險檔案管理體制建設的基本原則、及當前管理過程中所存在的缺陷為切入點，對其優化與健全思路進行初步的分析與探討，希望借此可有效推動我國社會保險檔案管理工作的進一步提升。

關鍵詞：社會保險;保險檔案;檔案管理;檔案管理手段;檔案管理思路

為了讓社會保險檔案管理可進一步適應社會發展的潮流，相關部門在對其進行改革過程中，需要注重總體思路與方向的確立，注重分析當前管理過程中所存在的問題，以解決問題為手段，提供高效服務為最終目標，不斷提升服務過程的質量，消除不足與缺陷。

1 社會保險檔案管理體制建設過程中的基本原則

社會保險檔案體制的建設工作，需要以時代特征為基礎，以信息化及規范化為目標，遵循相應的基本原則內容來實施建設工作。

1.1 一體化原則

檔案內容一體化原則是檔案實現規范化與制度化基礎，同時，也是實現檔案信息化建設目標的重要保障。檔案內容一體化，要求每一位檔案管理人員將檔案內部的各類文件以及數據實現一體化，簡化中間環節，減少管理壓力，并注重檔案信息自身的共享能力。

1.2 雙軌制原則

雙軌制原則是信息化時代檔案管理改革的全新原則，其核心重點在于檔案內容要實現紙質文件與信息文件同步存在，且完全相同。在我國與檔案相關的法律中，考慮到信息類文件自身所存在的安全性問題，信息類文件無法完全取代紙質文件，所以，需要施行紙質文件內容與信息類文件內容同步的雙軌制原則。

1.3 協作性原則

社會保險檔案的日常管理過程中，為了方便后期管理，提高信息調取速度，需要以基礎數據為根本，規范入庫管理操作，提高其入庫管理與檔案管理的協調性。同時，各級檔案管理部門之間需要提高配合程度，重視信息化建設進程。

2 社會保險檔案管理工作所存在的實際問題與不足

2.1 管理方式不統一，管理職能之間相互交疊

近些年，隨著社會福利水平的提升，社會保險檔案的管理工作也成為相關部門的工作重點，但是，雖然近些年的檔案管理手段與效率得到較大程度的改善，但是，在具體工作當中，很多指導思想與職責沒有得到有效的貫徹與實施，進而導致具體的管理過程仍然存在著很多的問題。在這些問題當中，管理方式混亂最為突出。社會保險的辦理與繳費過程中，伴隨而來的是大量的數據資料與報表內容，這些內容與資料都需要管理部門完成對應的整合，而整合過程又需要眾多其他部門相互協調，而不同部門之間在協調過程中又沒有一個統一性原則，這就導致檔案的資料內容真實度大打折扣。另外，這種由不同部門相互協調而完成的數據收錄過程，也會出現大量職責交疊現象，而群眾想要獲取到這些保險資料，更是需要在多種不同部門辦理相關的手續，不僅造成工作效率下滑，浪費了大量的時間，還直接導致了群眾自身對相關部門效能的懷疑。

2.2 缺少科學規范的標準與管理制度

當前，我國社會保險檔案的管理仍然采用傳統的制度規范，其整體的管理形式較為粗放，并且，各類不可控的風險，都會對紙質檔案資料自身造成無可挽回的損失。當前社會保險的辦理過程已經基本實現了信息化，但是，對于保險檔案的管理，仍然沒有很好的利用計算機網絡技術。社會保險檔案管理需要注重對檔案自身的保護，但是，相關部門卻沒有針對其問題制定更為合理科學的保障手段，檔案管理形式極為落后。同時，隨著保險人數的與日俱增，檔案管理人員的工作量被大幅度拉升，使得其日常工作更是困難重重。

2.3 管理水平與管理手段需要進一步改善

當前的保險檔案管理方式及手段，卻沒有有效推動保險業務的改革進程，反而形成了一定的自然阻礙。究其根本，在于社會保險檔案的管理水平與手段并沒有實現創新改良。例如，當前的檔案保管室并沒有形成嚴格的檔案資料保管一體化制度條件。很多檔案的原始資料長期處于通風條件差，且容易發霉生蟲的環境中。保險體系的改革需要針對保險檔案做大量的調查與分析，而這種紙質為基礎的管理方式，對于檔案資料的查找十分不方便，工作人員的效率限制極為嚴重。

3 優化與完善社會保險檔案的日常管理工作手段

3.1 提高投保人與檔案工作人員的檔案管理意識

保險投保人的檔案管理意識，對于檔案管理工作有著十分明顯的促進作用。因此，相關機構需要注重檔案觀念的宣傳工作，提高投保人對于檔案資料的關注度，使其對檔案資料完整性有著足夠的認知，進而使其可主動配合檔案工作人員實施檔案資料完善工作，有效提升檔案實際處理效率。檔案工作人員需要強化對檔案資料的核對工作，對其中存在的問題需要及時尋找投保人完成修正與補充，避免出現檔案資料失真現象。同時，檔案管理部門需要強化對檔案工作人員的職業技能培訓，提高其崗位能力與責任意識，通過定期的培訓活動，讓每一位工作人員都能獲取到有效的檔案業務知識。并且，相關部門需要強化獎懲制度的完善性，激勵每一位檔案工作者積極認真的工作態度。檔案管理工作改革，不單純是管理層面與制度層面的轉變，更多的是每一檔案工作者對于檔案態度的轉變，因此，完善工作原則，是實現檔案規范化的基礎。

3.2 充分利用信息科技內容，加快檔案管理信息化步伐

近些年，信息科技發展極為迅猛，并已經被應用于社會生活中的各個角落，其技術自身所擁有的高效性與便利性，更是得到人們的廣泛認可。因此，社會保險檔案管理工作中，需要充分利用計算機網絡技術的優勢，積極開發各類管理軟件，提高管理過程中的信息化程度，以技術手段提高整體的工作效率與服務水平。同時，信息化管理模式，可以在很大程度上減少因人為因素而存在的漏洞與誤差，并且，其查詢與調用過程更為便捷，可有力推動社會保險檔案工作的改革進程。但是，在社會保險檔案信息化建設的過程中，需要注重對信息安全性的有效處理，避免其數據因黑客入侵或病毒等因素而出現損壞，與檔案工作相關的所有電腦都要安裝專業的殺毒軟件，并聘請專業技術人員負責其信息安全性維護工作。

3.3 強化培訓工作內容體系，提高檔案管理及工作人員綜合素養

檔案管理部門在健全檔案管理制度基礎上，需要從人員角度改變現階段檔案管理過程所存在的各類問題。當前的檔案管理改革以及檔案信息化建設過程，都要求每一位檔案工作者有著極高的專業素養。同時，檔案信息化建設的過程中，需要應用到大量的網絡通信技術以及軟件操作，更要求每一位檔案工作者在計算機領域擁有一定的技術實力。因此，各地區檔案管理部門需要強化檔案工作人員的整體培訓工作，以人員素質角度轉變低工作效率現狀。另外，人力資源部門需要注重高素質人才的招聘工作，讓具備更高技術水平的專業人員參與到實際工作當中，提高檔案人員隊伍的整體工作能力。

4 結束語

檔案管理工作的改革，需要從體系與制度上進行綜合考量，不斷改進管理手段，利用計算機網絡技術搭建更為高效的檔案信息化處理與管理平臺，并注重內部工作人員的培訓，我國檔案制度及社保保險體系的改革工作打下堅實的基礎。

參考文獻

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