試論如何讓人事檔案有效科學(xué)的管理和完善

呂宛玲

摘 要：在人力資源部門(mén)工作中，十分重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容就是人事檔案管理工作，人事檔案管理工作會(huì)受環(huán)境、工作效率、人員因素等造成一定影響，為確保人事檔案得到有效科學(xué)的管理和完善，就應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，綜合自身存在的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行分析和探討，進(jìn)而提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，如此才能保障人事檔案得以有效科學(xué)的管理和完善，為人事檔案管理工作水平的不斷提高和發(fā)展提供積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;完善;科學(xué)有效性

人事檔案記錄著多項(xiàng)內(nèi)容的原始信息，如個(gè)人經(jīng)歷和業(yè)務(wù)水平、工作能力、職稱(chēng)等信息內(nèi)容，以人事檔案記錄內(nèi)容為依據(jù)才能對(duì)職工出生日期以及參加工作時(shí)間等詳細(xì)情況進(jìn)行準(zhǔn)確查詢(xún)，在人才任用過(guò)程中，通過(guò)人事檔案能夠?qū)θ瞬湃婵疾炝私庖约罢_選拔提供依據(jù)，確保將準(zhǔn)確信息提供給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，更好的支撐領(lǐng)導(dǎo)能夠以人事檔案信息為參考做出更加準(zhǔn)確的決策。現(xiàn)階段為確保醫(yī)院人事檔案管理工作得到有效的規(guī)范，促使人使檔案利用效率有效提升，保障人事檔案科學(xué)管理和有效完善得以實(shí)現(xiàn)，就應(yīng)考慮到自身實(shí)際情況，積極探索人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，進(jìn)而探討如何讓人事檔案有效科學(xué)管理和完善的措施。

1 當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案內(nèi)容不完整

從現(xiàn)階段一些醫(yī)院人事檔案實(shí)際情況來(lái)看，存在的顯著問(wèn)題就是較為欠缺的人事檔案內(nèi)容，材料缺失以及材料不齊等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，如醫(yī)院每年都會(huì)對(duì)職工進(jìn)行的個(gè)人考核情況本應(yīng)該在人事檔案中有所體現(xiàn)，但在人員調(diào)動(dòng)時(shí)，關(guān)于人員考核表和考核情況的內(nèi)容卻存在缺少現(xiàn)象;此外，在醫(yī)院人事檔案中，針對(duì)一些科研人員和骨干人員等的詳細(xì)學(xué)術(shù)水平和情況等內(nèi)容也并未全面體現(xiàn)在個(gè)人檔案資料中，因此種問(wèn)題的存在都使得醫(yī)院人力資源部門(mén)難以人事檔案為依據(jù)對(duì)職工基本情況進(jìn)行全面的考察和了解。

1.2 人事檔案管理技術(shù)落后

在人事檔案管理技術(shù)落后的情況下，也難以保障嚴(yán)格、科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理水平，因人事檔案中經(jīng)常出現(xiàn)的一些非人事檔案資料內(nèi)容、檔案文件篡改、不規(guī)范的檔案資料等情況都會(huì)對(duì)人事檔案的價(jià)值和應(yīng)用造成不良影響，混雜且難以辨明真假的人事檔案信息，不僅是對(duì)規(guī)范化人事檔案管理制度的嚴(yán)重違反，同時(shí)也會(huì)對(duì)醫(yī)院人力資源管理公平性以及真實(shí)性造成嚴(yán)重影響，對(duì)醫(yī)院人事管理發(fā)展帶來(lái)阻礙。現(xiàn)階段部分醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展中并未將計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)進(jìn)行全面普及，大部分仍然以手工和紙質(zhì)文件管理的方式對(duì)人事檔案管理工作效率和科學(xué)性造成了嚴(yán)重影響。

1.3 硬件條件難以保障檔案管理要求得以滿足

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，其中心服務(wù)宗旨所在就是病人，因此在醫(yī)院整體中存在的普遍現(xiàn)象就是重視醫(yī)療發(fā)展、忽視檔案管理工作，所以在醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展中，相應(yīng)的配套設(shè)施與檔案管理工作要求極不匹配，并且在人力資源管理和檔案室建設(shè)方面投入力度也較為缺乏，老舊落后的電腦網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施難以保障檔案管理工作需要得以充分滿足，而這些問(wèn)題的存在都對(duì)檔案管理工作效率帶造成了一定制約影響，也難以為檔案資源高效利用提供有力保障。

2 人事檔案有效科學(xué)的管理和完善對(duì)策

2.1 提高人事檔案信息準(zhǔn)確性

在一些人員流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，信息不完整或信息不準(zhǔn)確現(xiàn)象不可避免的就會(huì)出現(xiàn)在人事檔案中，因此，在醫(yī)院相關(guān)人力資源管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息管理工作的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)信息的準(zhǔn)確度予以高度重視，為人事檔案質(zhì)量給予保障[1]。這一過(guò)程中，首先需要相應(yīng)人力資源管理人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)部在職人員人事檔案信息的補(bǔ)充和完善工作定期開(kāi)展，為在職人員人事檔案信息的全面性給予良好保障;其次，從新增員工人事檔案信息管理角度來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的人力資源管理部門(mén)和相應(yīng)管理人員應(yīng)在新增內(nèi)容審核方面加強(qiáng)力度，確保借此將新增人員人事檔案中可能存在的錯(cuò)誤信息給予有效排除，為信息準(zhǔn)確性給予良好保障;此外，在醫(yī)院內(nèi)部人事變動(dòng)出現(xiàn)的情況下，醫(yī)院的人力資源部門(mén)應(yīng)以人事檔案信息管理制度要求為依據(jù)，有效更新并迅速傳遞變動(dòng)的人事檔案信息，借助上述的種種方式如才能促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息整體準(zhǔn)確性和完整性的有效提升，為認(rèn)識(shí)資源檔案高效利用奠定良好基礎(chǔ)，也能保障科學(xué)性和完善性的人事檔案管理得以逐步實(shí)現(xiàn)。

2.2 提高醫(yī)院人事檔案管理人員整體素質(zhì)

對(duì)醫(yī)院人事檔案管理水平和管理質(zhì)量起到重要決定性因素的就是檔案管理人員整體素質(zhì)，當(dāng)今社會(huì)大爆炸式涌現(xiàn)的知識(shí)信息使得醫(yī)院人事檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越嚴(yán)峻，因此只有在人事檔案管理人員自身綜合素質(zhì)方面進(jìn)行不斷的加強(qiáng)、才能保障其應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)能力的不斷提高，保障社會(huì)發(fā)展以及檔案管理工作需要得以充分滿足，對(duì)此醫(yī)院可以從以下幾方面加強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)提升力度。首先，從思想政治教育方面加強(qiáng)力度，對(duì)于人事檔案信息來(lái)說(shuō)，機(jī)密性以及真實(shí)性等是其存在的顯著特點(diǎn)，而正是這些特點(diǎn)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員責(zé)任心以及紀(jì)律性的提出了更高的要求，基于此，醫(yī)院就應(yīng)在檔案管理人員思政素質(zhì)教育方面加強(qiáng)力度，確保醫(yī)院人事檔案管理人員能夠?qū)Ω鞣N違法行為做到自覺(jué)抵制和有效阻止，為檔案資料的完整性和真實(shí)性給予有效維護(hù)[2]。其次，在專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)方面加強(qiáng)力度，在醫(yī)院整體管理工作中，具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的工作之一就是檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該保障其在應(yīng)對(duì)時(shí)代變化和新時(shí)期需要方面具備靈活性，所以醫(yī)院應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)進(jìn)行定期組織，確保其日常工作中的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程得以有效規(guī)范，為醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)性和完善性給予良好保障。

2.3 加大投入力度改善檔案管理工作環(huán)境

醫(yī)院應(yīng)在資金投入方面不斷加強(qiáng)力度，確保人事檔案管理工作環(huán)境得以有效改善，進(jìn)而基于計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的全面引進(jìn)和普及應(yīng)用，為檔案管理工作信息化發(fā)展提供積極的促進(jìn)作用。對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案管理工作效率起到直接決定性作用的就是硬件設(shè)施，基于此，醫(yī)院必須在硬件設(shè)施方面加大資金投入力度，為檔案管理工作開(kāi)展創(chuàng)造良好環(huán)境，同時(shí)還應(yīng)在一些人事檔案管理必備設(shè)施方面加強(qiáng)健全配備力度，將檔案防護(hù)工作做好[3]。其次，在現(xiàn)代化設(shè)備以及計(jì)算機(jī)管理軟件方面加強(qiáng)引進(jìn)力度，這一過(guò)程中需要醫(yī)院從人事檔案檢索系統(tǒng)以及信息存儲(chǔ)功能方面進(jìn)行積極的健全建立，確保將檔案管理工作有效完善，為信息化以及科學(xué)化發(fā)展的人事檔案管理工作提供積極的促進(jìn)作用，如此才能保障人事檔案管理工作效率得以有效提升，將更具完整性、真實(shí)性的人事檔案信息提供給醫(yī)院人才選拔和培養(yǎng)，提高醫(yī)院人事檔案信息利用率。

3 結(jié)束語(yǔ)

于個(gè)人而言，能夠真實(shí)反映個(gè)人一生經(jīng)歷的就是人事檔案，期內(nèi)包含的信息資料十分重要，對(duì)于醫(yī)院人力資源工作中一部分重要內(nèi)容的人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其在醫(yī)院后備干部以及職稱(chēng)晉升等方面起到重要的依據(jù)作用，在醫(yī)院職工出現(xiàn)人事變動(dòng)的情況下，依據(jù)人事檔案信息才能保障決策的科學(xué)性、合理性，可見(jiàn)醫(yī)院人事檔案信息作用十分顯著。基于此，為確保人事檔案管理工作的科學(xué)完善得以良好實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院就應(yīng)在自身當(dāng)前人事檔案管理工作方面進(jìn)行積極的優(yōu)化和改進(jìn)，基于教育培訓(xùn)力度強(qiáng)化和現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用，促使檔案管理人員綜合素質(zhì)不斷提高，確保人事檔案信息利用得到有效加強(qiáng)，使得醫(yī)院人事檔案管理工作更好的服務(wù)于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷.新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：163+168.

[2]姬力文.人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（11）：70+72.

[3]洪雪.完善人事檔案管理工作 提升企業(yè)人力資源管理水平[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2019（10）：62-63.