人事檔案管理工作中存在的問題及應對措施探討

張慶

摘 要：人事檔案是由組織、人事、勞動部門以現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成。它涉及的當事人絕大多數還在不同崗位上工作、生產或學習。文章闡述了人事檔案的基本概念以及當前所面臨的問題。通過客觀的分析和研究提出了一系列的應對措施，希望以此提升當前人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事;檔案管理;問題;應對措施

1 概述

人事檔案是客觀記錄組織機構內部的人員基本情況及其活動信息的重要工具，關系到一個人過去的成就以及未來的發展前程。同時，任何組織機構的發展都是由其成員中的每個個體的努力和付出實現的，因此記錄每一個人的基本情況也是對其成員的尊重，從人力資源的角度反映組織機構本身的競爭實力。只有管理好每一個人的基礎檔案，才能準確掌握整體情況，更加合理地領導集團的發展，從而實現管理水平的提升。

2 人事檔案的基本作用

1）人事檔案是掌握員工基本情況的重要手段。在社會生產實踐過程中，人的學歷情況、業務技能、思想言行、政治背景等信息都將被人事檔案完整的記錄下來。人事檔案能夠方便組織機構對內部員工進行全面、準確、客觀的了解和掌握，在進行人才的任用、培養和提拔的過程中都將發揮重要作用。2）人事檔案能夠為人才隊伍的構建提供重要依據。在事業單位中，招人用人標準不能靠人情關系，而應該有嚴格統一的要求和標準，只有公正公平的選拔人才才能讓組織機構的良性長久的發展得以實現。人事檔案最重要的作用就是為組織機構提供人才選拔的重要基本信息，能夠更加全方面的了解所用之人的具體情況，且這些信息的真實性可以通過關聯材料得以證實，具有極大的參考意義。同時，由人事檔案構成的大量文件能夠通過信息的挖掘和分析了解到人才隊伍的基本情況以及未來的走向，為人事的科學化管理提供重要基礎。3）人事檔案是歷史記錄的重要工具。人事檔案中涵蓋了人才的成長歷程，而這些人的發展歷程也從另一個方面展現出了組織機構本人的發展軌跡。人事檔案所記載的信息在歷史信息的研究中能夠發揮其積極作用。同時，由于人事檔案是由專業人員管理，而其中大量內容由當事人提供了具體情況、發展細節，其內容豐富，是佐證歷史的可靠材料。

3 當前人事檔案管理工作存在的問題

1）對人事檔案管理的重視程度不夠。人事檔案管理并非一件光鮮亮麗的工作，大多數工作人員都是默默無聞的付出。也正是這個職業特點，很多工作人員的付出都難以被管理者重視。同時，從組織機構的整體來看，檔案管理部門本身的話語權在內部的話語權就有限，因此當前主要的方式是以記錄、保管的基礎性工作為主，不出大的紕漏即可的狀態。在這種流于形式的工作方式下，想要深入挖掘并發揮人事檔案管理的重要價值作用顯示是不可能的。2）對人事檔案管理缺乏必要的資源配置。由于當前的認識檔案管理依然以紙質材料的管理為主，由于各個地區的氣候環境不同導致的溫度、濕度存在較大差異，沒有必要的硬件措施作為保障，這些紙質材料很容易造成損毀。同時，當前很多單位中管理人事單位的人員身兼數職，難以集中精力對人事檔案的管理進行系統化的學習，也由此導致了在檔案材料的歸集、整理、歸檔、裝訂等過程中顯得有些力不從心。3）人事檔案管理缺乏必要的標準規范。人事檔案的管理中，由于人事檔案的特殊性，需要進行動態化的管理。但通常每一個人的檔案將會伴隨人的一生，而期間檔案管理人員可能會輪換多次，其檔案信息既需要安全妥善的保管，同時還需要規范統一，且能夠盡可能的適應未來時代的發展需求。在過去，人事檔案所記錄的信息非常有限，且隨著社會的發展，人才的社會活動經歷變得異常豐富，因此所需要的記錄的信息也會更多，但由于缺乏與時俱進的標準和規范，因此造成了大量無用檔案信息的形成，極大占用了檔案資源。4）信息技術應用程度不高。當前，人事檔案的管理依然以紙質材料管理為中心，而信息技術的應用相對較少，并未對人事檔案的完整信息實現數字化。由此，大量的人事檔案信息被埋沒在了人事檔案的管理部門，并未將信息完整的分享到業務開展的各個環節，也更不能期待利用大數據實現人才資源的智能化動態管理等探索了。

4 現階段人事檔案管理的應對措施

1）由管理思維轉服務思維。人事檔案管理最重要的任務并不是單純的進行檔案資料的整理和歸檔，而應該是為組織機構的人事管理提供重要的信息支持。當前很多人事檔案的管理浮于形式，并未將人事檔案充分利用。檔案收集而不用是一種巨大的信息資源浪費。人事檔案管理者應該轉變思維，應將服務思維深入到日常工作中。積極為組織機構的發展提供人力資源建設的參考信息，并努力發現優秀人才、查證問題員工，從而為組織機構的人事管理提供重要參考數據。2）注重人事檔案管理專業人才的培養。人事檔案是管理人才的重要工作，但對于管理這些人才的人事檔案的人才也尤為重要。檔案管理部門應盡可能的培養專業人才針對性的進行人事檔案的管理，從而長遠角度保證人事檔案管理的穩定性和科學性。對人事檔案管理人員進行系統性的業務培訓，同時盡可能的與同領域先進單位進行積極交流，將最新的管理理念和方法通過最科學的手段進行嘗試和應用，從而提升人事檔案館管理的總體水平。3）加強基礎建設并完善規章制度。人事檔案管理任務煩瑣、責任重大，要保證人事檔案的管理萬無一失，則需要不斷對人事檔案的基礎設施建設，同時進一步完善管理規章制度，從而讓人事檔案的管理流程更科學、操作更規范、信息更全面。4）加強人事檔案信息化建設。人事檔案管理的信息化建設是與信息時代的發展密不可分的。當今，人類社會的各個方面都離不開信息技術的身影，可以說信息技術的引入是對具體行業領域的一次重要革命，能夠在效率和質量兩個方面發揮突出的作用。同時，傳統紙質材料的保存占用了大量的空間且不易查詢和傳遞，而數字化的人事檔案管理讓檔案能夠真正的把檔案管理變成一種檔案服務。同時，人事檔案的信息化建設也極大的節省了人力，讓檔案管理變得更加輕松，能讓從業在將更多的精力投入到檔案管理技能水平的提升上。

5 結語

人事檔案是由組織、人事、勞動部門以現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成。它涉及的當事人絕大多數還在不同崗位上工作、生產或學習。組織、人事、勞動部門為了考查和正確安排員工，要經常查閱人事檔案，了解其經歷、德才和工作業績，以便安置在最適合的崗位上，充分發揮其聰明才智。現實生活中，用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。作為依據性的人事檔案有時會對一個人是否被錄用以及如何用人起著決定性作用。但是，人事檔案是“昨天”的歷史記錄，而它反映的對象-人每天都在發生變化，譜寫自己的歷史篇章。因此，檔案人員需要跟蹤追跡，及時補充新材料，使檔案既能反映某人的歷史面貌，又能反映現實狀況，達到“閱卷見人”或“檔若其人”的要求。反映現實與具有現實效力和作用，是人事檔案的重要特點之一。

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