探析中學檔案的開發與利用

陳麗

摘 要：在學校中進行檔案信息資源的充分開發和利用，可以有效的提升中學的管理工作效率，使其可持續發展下去，進一步的提升中學教學的質量。本文從檔案開發、檔案利用以及檔案管理三個角度來進行分析，明確進行中學檔案開發和利用的有效措施。

關鍵詞：中學檔案;檔案利用;檔案開發;檔案管理

一個學校的檔案情況可以很好的反映出該校的發展歷史和發展的具體變化，為此，對檔案資源進行有效的開發和利用，可以為學校中的教學、學科申報、重點學科建設以及畢業生的情況調研起到重要的指導作用。同時，檔案的管理工作還可以進一步的促進學校的教學質量，因此需要對其進行研究。

1 進行中學檔案開發與利用的重要性

在中學中的檔案主要包含著文字、圖片以及錄音圖片等形式記錄下學校日常開展的各種活動，并以此形成相關文件資料，這種檔案的形成對學校的未來發展起到了重要的作用。需要進一步提升中學檔案的開發和利用的程度，以此幫助學校可持續發展下去。

1.1 為學校的決策環節提供良好的數據信息

在學校的日常工作當中，當學校的領導層需要作出重要的決策時（例如有關學校的年度計劃的制定，又或者有關學校未來學習的發展安排等方面），就需要能夠充分結合學校內的實際情況來做決策，這樣就可以保障制定出的計劃可以符合學校的需求，同時保障決策的完善性。同時，中學檔案可以對學校的歷史進行科學、細致、嚴謹的記錄，可以真實的反映出一個學校從建校時期到現今的發展軌跡，在學校內員工的日常工作當中，則可以進行高效的信息查閱。

1.2 為學校內的各種申報工作提供數據支持

中學的檔案信息因為是對中學學校發展過程中的詳細記錄，為此有著十分詳實的數據信息，例如對校園內的師生情況、學校過往開展的各項教學活動以及學習的建設性項目有著詳細的信息采集，這樣就可以在學校申報各種工作的過程中作為良好的數據基礎。當學校要想創辦特色傳統校園等促進學校發展的項目時，可以借助檔案獲取明確的文字、圖片、影響等信息資料。

1.3 進一步促進學校的教學能力

中學的檔案的信息資源可以有效的對學校的教學方法、模式以及管理形式的升級和轉型進行良好的記錄，同時也能夠對學校的重要教學經驗和教學成果進行詳細的記錄，之后再進行分析和總結，并可以利用檔案中的可靠信息資源進行學校教學計劃的制定和安排，有效的促進學校進行教學方法的創新。

2 中學檔案信息開發與利用的有效途徑

本部分主要從強化檔案的編研工作、檔案利用等方面出發，對中學檔案信息開發與利用的有效途徑進行了總結。

2.1 強化檔案的編研工作，整合專項檔案

現階段由于一些中學在進行學校的管理工作中，并不重視對檔案的編研工作重心安排，而是將管理重心放在文書方面，沒有很好的將檔案與教學聯系起來，為此會產生較為明顯的不協調性，進而在檔案中有一些與教學工作聯系很緊密的資源沒有得到很好的利用。同時對于中學的檔案編研材料的程度不夠深入，所以即使學校內有著較多的編研成果，依然無法很好的服務學生，促進學生的良好發展。

進行檔案的開發工作，就是為了能夠進一步的提升學校對檔案的利用效果，因此，在中學檔案管理部門的工作人員工作當中，需要不斷提升對檔案信息資源的利用效率。首先需要加大檔案管理人員的工作范圍，保障檔案采集范圍的有效性，同時還需要進一步的進行檔案信息的深入挖掘工作，從而加強對檔案的編研工作，確保能夠在檔案的編研過程中收集具有較高價值性的資料，適應現階段社會和學校發展的需求。在進行檔案的編研過程中還需要保障檔案資料的足夠集中和系統，檔案信息需要有著明確的規范性，以此更好的服務于學校的發展。并且，檔案的相關部門還需要在編研檔案信息的過程中，對檔案信息的內容、保管的期限做出明確的分類，以此形成專項檔案，進而提升檔案的高效利用效果。

2.2 檔案利用

在進行中學檔案信息資源的開發利用過程中，存在基礎設備設施不夠完善和健全的問題，使得在檔案管理過程中的歸檔材料不夠完善，容易出現資料的殘缺和丟失的情況。而另一方面，檔案信息資源的開發和利用的相關設備也同樣落后，這對檔案管理工作造成了很大的影響，導致檔案的采集方式相對單一，讓檔案信息資源不具有全面性和廣泛性。

首先需要保證檔案服務具有先進思想，能夠明確利用檔案信息的重要性。在進行檔案相關工作過程中，需要首先樹立起正確的思想，以此來指導檔案部門的工作。對于中學中的檔案部門工作人員而言，需要不斷的加強自身的學習，以此提升工作中的觀念，能夠在工作中起到良好的服務性，同時還需要在工作中以檔案信息資源的開發和利用為主要的工作方向，不斷尋找檔案的利用和保密工作之間的協調性，依靠保密的范圍和保密的等級來確定檔案的利用范疇。在利用檔案信息的過程中，還需要工作人員對管理的檔案信息有著足夠的了解，針對不同的用戶需求，進行中學檔案管理的服務的定位，積極服務于用戶。例如在進行檔案資源的利用過程中，就可以將服務方向定位為校內的全體職工和學生。

在進行檔案的利用過程中還需要進行檔案信息資源的數字化，從而達到充分利用檔案信息的目的。現階段社會科學技術不斷的發展，使其社會上方方面面都受到了信息技術的影響，為此在中學的檔案利用方面，也需要進行檔案信息資源的信息化轉化。中學檔案部門需要利用先進的信息技術建立起檔案信息化平臺，可以在建立起的平臺內進行檔案信息的收集，并進行高效的分類歸檔處理。這樣不斷健全檔案的信息化管理，使之在進行檔案信息利用的過程中有著較高的效率。

2.3 進行檔案管理，加強工作人員的職業素質

因為受到了傳統的管理思想的影響，使學校的檔案部門工作人員在工作過程中存在著諸多的不足之處，沒有充分了解到進行中學檔案管理對學校的重要作用，同時也無法有效的提升教育教學的質量。解決這一問題，是學校健康發展的重要基礎。工作人員對于中學檔案管理的認同缺失，會影響到檔案管理工作的創新和利用，進而導致檔案信息資源的開發和利用工作無法滿足現今社會的發展和學校的發展需求。同時在檔案部門也缺乏足夠的技術人才，導致檔案信息開發利用的能力不足。

為了進一步的提升檔案管理的效果，需要提升檔案部門工作人員的管理意識，同時這也是檔案管理部門的管理基礎所在。需要在中學的檔案管理部門建立健全人才培養的相關體系，可以定期進行工作人員的培養教學，使其不斷提升自身的管理能力，對檔案信息的收集和分類有一個較高的技能水平。學校還需要在工作人員工作的過程中做好管理思想的引導工作，摒棄傳統落后的管理理念，利用現階段信息技術來實現檔案的開發和利用。

3 總結

綜上所述，在進行中學的檔案開發和利用過程中，可以有效的幫助學校進行詳細的數據記錄，同時促進學校可持續發展，對學校產生長遠的影響。為此需要不斷強化檔案管理人員的專業水平，同時還需要進行完善的管理工作，進行高效的檔案開發和利用工作。

參考文獻

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