探討企業文書檔案保密管理工作的思考

安厚雄

摘 要：企業文書檔案保密管理的對象主要是本企業的原始資料，檔案管理人員要整理并歸類保存這些資料，該工作秉承高度保密性原則，而且集管理性、服務型、政治性為一體。企業在不斷發展過程中逐漸完善檔案管理制度，并且隨著信息技術在檔案管理中的應用，檔案管理的保密工作面臨更大挑戰，所以為了在這個網絡和科技高速發展的時代更好的發揮檔案保密管理的作用，讓檔案管理為企業發展提供重要資源、優化企業商業管理方式，最終達到提高企業核心競爭力的目的，企業要認真對待檔案管理工作，探究更好的保密工作途徑，提高文書檔案管理保密工作水平。

關鍵詞：現代企業;檔案管理;文書管理;保密工作

企業文書檔案保密管理集保密性、管理性、原則性、服務性和政治性于一體，對于企業來說是非常有價值的資源，也是國家檔案資源管理體系中不可或缺的一部分，有效的文書檔案管理工作可以幫助企業提高核心競爭力，也能夠有效促進企業組織和社會經濟的發展。但是目前我國檔案管理工作中普遍存在著制度不完善、檔案管理工作者保密意識不強、保密技術落后和資源開發不徹底的問題，為了改變此現狀，企業要找準實際問題所在，提高檔案管理工作人員的工作能力、加強保密意識和保密技術研究，并在保密工作做好的基礎上正確開發檔案管理資源。

1 企業文書檔案管理保密工作對企業發展的作用

企業文書檔案中包含的資料有文字、聲像、數字化等多種形式，而且是通過最原始的方式記錄的，雖然在日后考察時可以更便利，但是在保存上也更有難度。這些資料關乎企業運營、關乎企業的經濟效益，同樣也關乎企業員工的管理，尤其是檔案管理中的機密文件，更是關鍵所在，其中包括的涉密文件、秘密檔案和機密檔案等。雖然這些資料可能并不涉及國家機密，但是對企業來說這些關乎企業產品開發、技術創新和經營管理檔案，以及現有人才信息是要秘密保管的，不能被競爭企業盜用，這些文書檔案保密管理工作能為企業長期發展做出正確決策指明方向。所以，總體來說企業文書檔案保密工作有三個作用，一是為企業發展提供重要資源、二是可以優化企業商業管理途徑、三是提高企業的核心競爭力。

2 企業文書檔案管理保密工作存在的問題

2.1 管理意識薄弱

企業對文書檔案管理保密工作不夠重視是一大問題，集中體現在文書檔案管理工作比較松散和無法正確認識檔案管理工作的價值上。很多企業并沒有針對文書檔案保密工作管理制定專屬的規章制度，所以工作人員容易把檔案和工作分離，企業即便是投入了大量的人力和物力，仍然不知道怎么開展這項工作，所以檔案管理保密工作仍舊盡不如人意。另外還有的企業在文書檔案管理時只是單純將公司歷史和發展進程收集起來，沒有進一步利用這些信息，使得管理高層和員工都不明白其中的價值，導致文書檔案的保密工作還是比較松懈，所以在加強員工保密意識方面，企業還是要加強培訓。

2.2 文書檔案管理力度不足

在一些企業中文書檔案管理通常是由后勤人員兼任管理，并沒有指派固定的專業人員看守，這就導致檔案管理人員混亂，導致在管理過程中出現許多漏洞。而且企業并沒有制定完善的工作流程，所以非專業人員在檔案管理過程中只是了解了基本知識，至于檔案保管期限、案卷號、類別號、目錄號和全宗號等信息卻不清楚，很容易出現檔案章蓋錯、檔案編碼錯誤等問題，影響工作效率。并且非專業人員很難做到對所有檔案完善的分類管理，導致企業較之前的檔案管理混亂，出現檔案丟失現象，影響企業重要信息資源的保存。

2.3 企業文書檔案管理觀念落后

文書檔案管理方式過于老套也是企業文書檔案管理保密工作出現漏洞的一大原因，現在很多企業還是采取傳統人工手工管理，不僅降低了工作效率，還使得從文書檔案手機再到文書整理最后到編目這個過程很容易出現錯誤，致使檔案資源被浪費。企業在檔案管理上投入資金少也是檔案管理效率低的重要原因，企業投資的重點往往是放到可以直接創造效益的部門，對于檔案管理投入經費不足，使得工作人員工作積極性不高，在新技術的引進和開發上都缺少資金支持，使得工作效率低下，無法滿足企業長遠發展需要。

3 企業做好文書檔案管理保密工作的途徑

3.1 正確區分保管和保密

在明確保管文書檔案的期限時，企業要根據發展實際和工作需要對文書檔案的內容進行分類，并根據分類結果對其作用進行分析和鑒別，根據保存價值和利用價值確定檔案的保管期限，這也是減輕企業檔案管理壓力的一種方法。保密期限是企業根據國家規定的對秘密事項保密期限做出的相關規定來明確的，所以秘密事項的保密時效是受到國家法律保護的。并且我國法律對不同級別事項的保密期限做出了明確時間規定，同時規定只要上級單位、制定機關等沒有解密，那企業就必須長期開展保密工作，嚴禁私自解密，更不可隨意銷毀或者對外提供。綜上對于企業來說，要懂得區分保管和保密期限，將文書檔案的保密期限劃分清楚，明確保密期限。

3.2 完善文書檔案管理監督機制

為完善文書檔案管理保密工作，首先企業要建立健全文書檔案保密工作制度，一是要保證工作人員嚴格遵守企業檔案管理工作制度，所以檔案管理制度務必要切實可行，而且要包括具體的文書保密制度、庫房管理制度、檔案查閱和利用制度等。在企業不斷發展過程中制度要隨著實際不斷更新，為有序的保密工作提供制度保障。另外要完善監督管理體制，一是完善硬件建設，對工作人員行為監督;二是要完善監督制度，保證無批示不借閱;三是明確監督職責，只要發現違規行為，必定依法查處。

3.3 優化保密工作技術手段

隨著社會的發展和科學技術的進步，先進信息技術的應用日益重要，所以文書檔案保密工作管理也要不斷引進先進手段應對竊密行為。一是加大先進技術引進，引進更加先進的網絡信息設備和技術;二是加大技術研制和開發，企業要做到真正確保信息安全，只引進技術是遠遠達不到的，要在引進先進技術的同時有效管理技術，并培養技術人才不斷更新技術，有效降低文書檔案安全風險，全面實施保密工作。

3.4 提高管理人員綜合素質

現代企業檔案管理要求管理人員根據企業規定確保文書檔案的完整和安全，保證文書檔案能在生產活動中充分發揮其利用價值。首先要求工作熟悉工作流程和標準，按照類別詳細記錄和存放檔案，保證檔案室清潔，避免出現檔案失竊行為;另外要具備高度責任感，充分認識到檔案管理重要性和緊迫性，保證在任何場合和情況下都不泄露檔案內容;企業在挑選檔案管理員工時要注重人員品質，選擇可靠的或者專門從事檔案管理人員，避免頻繁更換檔案管理人員，引起不必要麻煩。

4 結束語

信息時代的社會、經濟和科技都得到了前所未有的改革和發展，因此也使得檔案管理的保密工作更加重要，加強企業文書檔案的保密工作也成為現代企業迫在眉睫的大事。企業文書檔案的管理是保證企業正常運行的重要內容，企業想要做好文書檔案管理首先要理清企業內部檔案管理存在的問題，針對問題對癥下藥，企業首先要重視文書檔案保密工作的管理，要通過有效途徑加強員工的保密意識，采取有效措施真正做好文書檔案保密工作，讓企業檔案管理工作跟上時代發展步伐。

參考文獻

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