高職院校檔案高效化管理措施探討

王建敏

【摘要】當前科學技術的進步使得高職院校的招生人數不斷增長，傳統的檔案管理方法跟不上發展需要，亟待改革。高職院校有關部門必須重視對檔案的管理，采取相應的措施，只有這樣，才能推動我國高職院校對檔案的高效管理。

【關鍵詞】檔案管理;高職院校;新模式

高職院校的檔案管理要求在不斷提高，科學技術的發展為這樣的需求提供了相應的技術支撐。科學技術在無形之中改變了高職院校檔案管理的方式。在經濟社會快速發展的新模式下，如何構建高效的檔案管理模式，是很多高職院校檔案管理部門需要重視的問題。

一、高職院校檔案高效化管理的重要性

（一）有利于教育改革和促進高職院校的發展。在經濟全球化的背景之下，國內與國外之間的交流日益頻繁，我國也在不斷學習國外的先進教學理念，希望通過改進自己傳統的教學模式來轉型我國的高職院校課堂。在這樣的基礎之上，對我國高職院校的教學管理工作提出了很大的要求，對檔案管理的要求也在不斷提高。目前科學技術的迅猛發展促進了我國信息化程度，使得信息收集更加便利。當前很多高職院校通過網絡來進行信息的收集與管理，這種方式能夠改善傳統的紙質信息采集的繁雜性，能夠更加便捷高職院校的信息管理，也更加有利于高職院校管理工作的開展。

（二）促進高職院校檔案管理工作的轉變。隨著高職院校不斷擴張其規模，學校的教職工與學生的招收人數也在不斷增長之中，這就使得高職院校的檔案管理工作成為比較復雜的任務。現代化的檔案管理工作要求進行資源的合理配置并在整合信息的過程中更好地開發人力資源與利用人力資源。高職院校通過建立電子信息檔案，能夠節省傳統的紙質檔案所需要的保存空間，同時還能保證其檔案的完整與安全。高職院校在對學生進行信息采集之后，由內部人員登錄系統查看學生的個人信息并進行資源共享。而學生可以通過這樣的信息管理平臺查詢到個人資料、課程信息等等，從而合理安排自己的日常生活。學生還可以通過信息系統了解節假日安排、考試安排，從而合理安排自己的復習進度，有助于學生更加有效地進行復習。學生還可以通過登錄信息系統下載自己的成績單并打印，從而熟悉自己的弱勢學科并抓緊查漏補缺。對于檔案管理部門的員工來說，對學校檔案信息的管理能夠使少數的計算機操作人員來進行系統管理，從而更好地節省人力與物力資源。不僅如此，高職院校的工作人員也可以通過查詢檔案信息，從而了解其所需要的信息，這樣能夠減少使用傳統的紙質信息記錄檔案所需要的查找時間，這不僅降低了檔案管理人員的工作時間，還減輕了他們檔案管理的工作量，使他們能夠花更多的時間進行檔案的編寫與調研工作。在高職院校的檔案管理方式轉變之下，能夠大大提高整個檔案管理部門的工作效率與效果。

（三）有利于檔案信息的高效使用。高職院校在進行檔案管理的目的之一就是能夠為其決策管理提供一些信息支撐。高職院校在進行實踐時需要以信息技術為主要支撐點，并且檔案的管理還需要促進信息化的管理。高職院校建立數字化的檔案信息，就能夠提高檔案利用率，在需要相關信息時只要輸入系統的關鍵詞就能夠幫助人們進行信息的采集與管理，這樣有利于高職院校的管理人員隨時調取與更新學校人員的相關檔案，這不僅能夠幫助高職院校更好地管理檔案信息，還能夠提高整個高職院校的管理水平。

二、實現檔案高效化管理的措施

（一）做好人力資源工作。高職院校想要更好地發展，就需要重視人才的培養，人才的選擇對高職院校的檔案管理是一個非常重要的手段。由于高職院校在處理檔案時仍然存在一定的問題，這就使得其必須改善目前的處理方案。首先，高職院校應當注重檔案管理高級人才的引進，這樣才能打造一支具有專業化的團隊來幫助學校進行管理。其次，高校應當對相關的檔案管理人員進行定期或不定期的培訓，增加他們進行檔案管理工作的技能。再次，對年齡比較大的檔案管理人員應當積極培訓，使他們的操作水平能夠跟上信息化時代的發展。最后，高職院校應當建立一定的獎罰措施，這樣才能激勵檔案管理人員不斷創新。

（二）提高檔案管理人員的計算機水平。隨著互聯網的發展，人們將越來越多地使用信息化技術。在這樣的情況之下，高職院校在進行檔案管理時也要使用信息化技術，因此必須提高人事檔案管理人員的計算機水平。高職院校在進行檔案管理的探索時要關注管理人員的專業水平，確保本校的檔案管理人員能夠跟上自己的工作需求。只有檔案管理人員熟練掌握相關的計算機技術，才能提高檔案部門使用計算機來進行檔案管理的能力。由于高職院校需要進行檔案管理的信息比較多，這就對高職院校的檔案信息管理水平提出了很高的要求，并且很多相關的信息是需要嚴格保密的。這樣就使得高職院校在進行檔案管理的過程中，要提高檔案管理人員的計算機水平，從而其能夠保證檔案信息的高效管理，還能保證檔案信息的安全性。

（三）創新機制，完善制度。高職院校應當緊跟時代的步伐來進行檔案的信息管理，這是符合高職院校發展需要的。應當根據本校師生的要求為主要立足點，轉變自己傳統的檔案管理模式，建立新的管理機制。第一，在進行管理機制的制定時應當量化相關的標準，讓每個崗位的人員都有自己的職責。高職院校還應當根據內部考察制度來對內部員工進行業績考核，不斷激勵檔案管理人員創新與信息管理相關的方法，保證學校的檔案管理方式不斷更新升級。第二，關于相關的制度完善方面還應當從時代的背景出發來保證檔案信息的安全性，確保其不會被隨意改動。第三，高職院校應當根據時代的變化不斷創新自己的信息管理機制，還要增加相關的動態信息的錄入，比如學生的社會實踐、心理健康、職業能力等方面的信息。

（四）加大軟硬件設施的投入。目前的形勢對于高職院校的要求在不斷發展，這就對檔案管理軟硬件的要求越來越高。在此基礎之上，高職院校應當增加對檔案信息管理的水平，增加資金投入，使得軟硬件設備能夠跟上管理人員的需要。同時，高校還應當更新相關的檔案保存軟件，這樣才能保證檔案管理工作高效運行。

三、結語

高職院校中的檔案管理工作是一項非常重要的工作，其包含著學生與教師的信息，這就使得高職院校的檔案管理工作變得非常必要。高職院校在進行檔案管理的過程中，需要不斷創新相關的平臺，在保證學校信息安全的情況下提高信息化檔案的管理機制，這樣能夠幫助高職院校提高檔案信息管理的質量水平，降低檔案管理人員的工作量。

【參考文獻】

[1]朱煥芝.淺析高校檔案高效化管理[J].華北理工大學學報（社會科學版），2019（11）.

[2]大張頎，馬曉芳.數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].現代營銷（信息版），2019（11）.

[3]韓國曄.檔案管理過程中的主要問題及對策措施[J].科學大眾（科學教育），2019（11）.