淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策

郭娜

【摘要】國有施工企業在多年的發展過程中，主要重視現場的建設工作，對檔案管理相關工作還不夠重視，導致檔案管理不但沒有得到更好的完善，甚至成為企業發展壯大的一大短板。新時代科技高速發展，國有企業越發需要加強信息化管理，完善各項目工程資料的存檔流程，保證信息的可視化和延長信息的保存期限。只有讓企業檔案管理工作隨著時代發展進步，才能落實企業的可持續發展目標。

【關鍵詞】國有企業;檔案管理;問題及對策

國有施工企業在完善基礎建設項目時，由于項目分布廣、項目人員管理理念的差距等方面原因，在進行檔案管理工作時，還存在許多的不足，形成企業發展的阻力。機場建設項目是大型且信息化強的項目，辦公軟件及辦公方式都趨于科技化、信息化，在這樣的背景下，做好民航檔案管理工作迫在眉睫。本文主要結合檔案管理工作存在的問題，從機場建設項目的實際情況出發，探討完善國有企業檔案管理工作的有效策略。

一、檔案管理工作存在的問題

檔案作為信息和文化的主要表達方式之一，不僅能保證企業各項管理工作有據可依，還起到不同時段工作的承接作用，減少管理人員工作的繁瑣。但根據國有施工企業的發展現狀來看，在檔案管理工作上還存在許多問題，沒有健全的管理制度和流程，機場建設項目因其分布較廣的原因，部分資料在流轉過程中出現遺失，導致整個檔案管理工作出現缺陷。目前，國有企業檔案管理工作主要存在以下幾點問題：

（一）沒有健全的管理制度和先進的管理設備。目前，國有企業檔案管理部門的工作人員基本處于“兼職”狀態，是其他崗位的人員進行兼管，缺少完善的檔案管理制度。首先，在檔案的收集管理工作上，沒有健全的工作流程，導致部分應當收集的資料缺失，檔案記錄不夠完善，這會導致整個檔案資料失去原本的利用價值。檔案資料在整個管理過程中是流動性的，特別是部分機場項目有關的資料，會存在借閱的現象，針對此，企業目前并沒有完整的流程進行監督，導致資料內容泄露或遺失的不利現象。其次，檔案管理需要有固定的檔案室，并且完善相應的保管制度，若檔案的存放設施出現不足，勢必會在保管過程中，出現一定的損毀和遺失現象，這是檔案管理中最容易出現的漏洞之一。最后，在檔案管理的流程制度方面，也沒有關于檔案使用的完善流程，部分檔案收集后沒有得到恰當的利用，導致整個檔案體系的意義沒有被充分體現。造成以上不良現象的主要原因，是機場建設國有企業在整個管理體系中，主要以工程建設、項目發展、科學研究的管理工作為主，不重視竣工資料、施工合同、人員信息等檔案的管理，從而沒有設置相應的管理設備，加大了檔案管理的工作量。

（二）檔案管理方式不夠科技化和信息化。在民航管理發展過程中，“無紙化”辦公是各級管理人員都需要倡導和執行的管理模式。而在計算機網絡技術的不斷滲透下，企業檔案的載體不再是單一的紙質版，更多的是使用電子版的存檔模式。但國有施工企業并沒有重視電子檔案的發展和利用，沒有專業的人員進行檔案管理工作。機場建設項目現場施工人員素質參差不齊，對信息化的檔案管理工作產生了很大的阻力。國有機場施工企業的檔案是多樣且復雜的，在沒有引進先進檔案管理設備前，在進行檔案搜索和尋找的過程中，主要靠工作人員的手動操作，大大降低了檔案的使用效率，也不利于企業的長遠發展。

（三）缺乏專業的檔案管理工作人員。人才是管理的主要執行者，各崗位需要有執行力和基本工作能力的員工，才能切實推動各項工作的有效開展。目前，國有機場建設企業的檔案管理工作中，還缺乏專業的管理人才，沒有先進的管理思路，導致整個檔案管理工作趨于落后和不實用的狀態。首先，前文提到，現今企業的檔案管理人員并不是專業出身，是其他崗位的“兼職”，也就不能保證整個管理系統的高效運轉。其次，檔案管理工作人員對企業的檔案沒有正確的認識，畢竟檔案管理工作是一項繁雜單一的工作，當工作人員沒有認識到檔案管理的重要性時，也就無法認真落實各項工作，完善檔案管理工作的流程也就無從說起，而個人思想的懈怠，勢必會影響到工作積極性和工作效率，在收集機場建設相關檔案和資料的過程中，出現遺漏和損壞的情況，導致整個企業檔案信息的準確性受到極大的影響。最后，個人能力能在工作和環境改變下得到提升，而計算機操作水平受多方面因素的限制，不能達到“短期速成”的效果，也就無法有效推動現代化企業管理工作的開展。

二、完善國有企業檔案管理工作的策略

總之，國有企業的檔案管理工作還需要得到切實有效的改善，保證檔案的真實性、準確性和實用性，做機場建設強有力的后盾，有效推動施工企業的發展，為企業的經濟效益和社會效益貢獻力量。對此，需要針對檔案管理存在的問題，制定切實有效的改善制度，創新檔案管理工作理念，健全管理制度。具體策略闡述如下：

（一）健全檔案管理制度。任何制度的制定都是為了保證工作的有效開展，對此，制度在制定期間，需要從企業發展的宏觀角度出發，切實符合國家的相關要求，規范檔案管理的各項制度。首先，需要依據我國對民航企業的具體要求，結合各項目的實際情況，設立項目上的管理制度，保證檔案的收集、存檔、保管、保密、使用等流程的完善。其次，為了提高檔案管理工作人員的工作意識，鼓勵機場建設人員將各項工作資料移交給檔案管理部門，可采用物質獎勵、精神獎勵等激勵方式，提高各部門員工的意識。機場建設項目的檔案資料繁多，為了保證檢索和使用的便捷性，需要做好檔案資料分類管理的工作流程，制定統一的分類標準，讓各級檔案管理人員在實際操作過程中，有統一的規范制度。

（二）強化檔案信息化操作。目前，多媒體、智能辦公等現代化的管理技術被廣泛運用在各行各業，國有施工企業各項資料的載體已經不再是單一的紙質版，現已經拓展到云端、電子版、U盤等各種現代化載體共存的狀態。隨著互聯網技術的不斷增加，保存檔案的載體容量越來越大、越來越安全，在使用過程中也更加便捷，這種多元化發展的趨勢，會影響到檔案管理工作，也要求在進行檔案管理工作時，要與時俱進，強化信息化操作流程，解放企業檔案管理工作人員的“雙手”，讓工作人員將工作精力放在更有價值的事情上，不會在檢索檔案資料的過程中花費太長的時間。信息化的操作不僅利于檔案管理人員的工作，也是企業在強大過程中的必經之路，只有不斷推進現代化管理模式，才能有效促進各項管理工作的開展。

（三）強化檔案管理工作人員的培訓工作，提高管理人員工作能力。現階段的機場建設工作中，檔案管理人員不夠專業，對崗位的職責理解不夠深刻，導致企業的檔案管理工作在有制度的情況下，并沒有得到較好的發展，對此，提高工作人員的整體素質，才是完善檔案管理工作的重要前提。首先，在進行人員選拔工作時，要做好專業能力的考核，確保工作人員了解檔案管理的專業知識，并且有基本的現代化信息操作的技能，能做好施工檔案、人員檔案、行政檔案等不同類別檔案的分類管理工作。其次，對已經在職的檔案管理人員，需要進行定期的培訓工作，組織員工學習檔案管理知識和現代化設備的操作，讓工作人員先具備基本的知識體系，再進行能力結構的完善鞏固。當然在整個培訓過程中，要運用積極的思想觀念，激勵檔案管理人員樂于思考，積極創新。

三、結語

新時代，各行業的體系將會越來越完善，民航企業在國家有關部門的領導下，需要順應時代的發展，不斷創新管理模式，在黨和政府政策的引領下，做好企業信息資源的管理工作，在無形中，推進企業持續發展。

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