企業(yè)檔案信息化建設與檔案管理的思考

劉輝敏

【摘要】我國檔案信息化建設現(xiàn)在正是發(fā)展時期，在進行的過程中會受到外界的影響，導致檔案管理的能力變?nèi)酢Ｒ虼耍疚木推髽I(yè)檔案信息化建設和檔案管理進行思考分析，目的是通過對企業(yè)檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

【關鍵詞】檔案信息化;建設;檔案管理;思考

檔案管理的基礎就是檔案信息化建設，二者之間屬于包含和被包含的關系，檔案管理以檔案信息化為基礎，檔案信息化以檔案管理為最終目的，二者相輔相成，共同為對方提供便利。所以，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理技能，確保管理的安全性和檔案工作中零失誤，讓檔案信息化和檔案管理共同進步，共同促進企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案信息化建設內(nèi)容

檔案信息化，從字面上來解釋這個名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進行整理，便于對檔案的利用。總體來說，檔案信息化可以分為整體和細節(jié)兩類。從整體來看，就是一面很復雜的檔案信息關系網(wǎng)，那么檔案信息化就是要捋清這個關系網(wǎng)之間的聯(lián)系，然后進行信息化歸納整理，把我國所有的信息都歸納整理好之后，然后在各個行業(yè)之間進行融合，檔案信息化以公開透明的方式呈現(xiàn)在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細節(jié)上看，就是檔案信息內(nèi)部的事情，檔案就像檔案信息的毛細血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時又相互聯(lián)系。隨著我國科技的發(fā)展，檔案信息整理也有了很大的進步，檔案信息更加細致、全面，便于查找，同時也可以在檔案中尋找到更加符合實際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設中，只有從整體和細節(jié)兩個方面共同入手，才可以建設出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現(xiàn)代社會快速發(fā)展，為人們提供便利，為社會作出貢獻。

二、影響企業(yè)檔案信息化建設與管理效率的因素

（一）缺乏正確認識，重視度不高。隨著信息時代的發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)營管理工作中廣泛運用公文處理、合同管理、人力資源管理、財務共享、采集等各類管理系統(tǒng)、應用程序的數(shù)字化等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。所以需要改變以往的管理方式，找到正確的方法，適應現(xiàn)在社會的需要。這個可以從根本上提高員工對檔案管理的重視程度，但是部分檔案管理人員對其重視度不高，或者換一種說法，就是認為檔案管理沒有必要那么麻煩，認為傳統(tǒng)的管理模式尚且能夠滿足當前的需求，對檔案管理系統(tǒng)的需求并不迫切，思想上出現(xiàn)的問題，對檔案管理的重視程度不高，這就會阻礙企業(yè)信息化建設的步伐，也會降低檔案管理的效率。同時也會出現(xiàn)管理人員素質(zhì)參差不齊。

（二）檔案管理不規(guī)范，標準不統(tǒng)一。好的檔案管理流程需要準確無誤進行，各種檔案管理設施齊全完整，檔案管理技術也挑不出任何的毛病，檔案管理整套操作不會出現(xiàn)失誤，檔案信息化和檔案管理可以無嫌隙銜接，互相配合，這樣才是一個完美的檔案管理信息化系統(tǒng)。在檔案信息化建設過程中，雖然大多數(shù)應用軟件能夠滿足完成電子公文的日常管理工作，但是在檔案管理信息化方面，只有少數(shù)專業(yè)軟件能夠滿足其工作要求。因此管理流程的設置、管理標準的制定和統(tǒng)一在檔案管理系統(tǒng)的應用方面至關重要。缺乏科學的組織和規(guī)劃是企業(yè)推進檔案信息化建設過程中面臨的一個突出問題，部分企業(yè)在信息化建設時，沒有進行科學的規(guī)劃，沒有設置統(tǒng)一的標準，導致檔案管理系統(tǒng)流程不合理，利用不順暢，工作效率低下，低水平重復建設和各自為政的現(xiàn)象時常發(fā)生，導致企業(yè)的一些檔案信息不能被正確使用。同時，企業(yè)檔案管理規(guī)范的缺乏和相對落后，與經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)缺乏有效聯(lián)絡，導致企業(yè)檔案信息資源管理與企業(yè)各個環(huán)節(jié)的信息管理之間缺乏有效的銜接。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平不夠。企業(yè)檔案管理人員中，大多數(shù)是兼職檔案管理人員，只有少部分是專職檔案管理人員，所以檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊。兼職檔案員由于沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和系統(tǒng)培訓，只是憑借計算機操作經(jīng)驗來管理檔案系統(tǒng)，出現(xiàn)問題不能及時解決，只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。另外，由于專業(yè)知識的缺乏，在實際使用管理系統(tǒng)軟件時，難免會出現(xiàn)歸檔文件不及時，甚至導致信息錯誤的發(fā)生。這些問題的存在，嚴重制約了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

（四）網(wǎng)絡安全處理能力有待提高。檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)的安全等級有著很密切的關系，企業(yè)的檔案和信息都很重要，有的檔案和各個行業(yè)都有關系，如因為互聯(lián)網(wǎng)問題導致重要的檔案泄露出去，那么對整個檔案庫的檔案和整個公司都會產(chǎn)生不好的影響，因為檔案信息泄露是很嚴重的事情。這種情況如果發(fā)生，證明企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全問題根本不完善，員工對檔案信息的態(tài)度也不是很重視，如果這樣的事情發(fā)生，那么對企業(yè)甚至整個社會，都會有很嚴重的損失。

三、檔案管理思考措施

（一）提高檔案意識，增強從業(yè)人員素養(yǎng)。由于管理人員對檔案管理的意識不強，才會有那么多的問題出現(xiàn)。首先，企業(yè)應該重視檔案信息化工作人員的全面培訓，讓檔案管理工作人員充分認識檔案信息的重要性，加強培養(yǎng)工作人員的實踐能力，對檔案信息的一系列設施都可以熟悉使用。其次，企業(yè)應給檔案管理人員提供更多的向外界學習的機會，在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎上進行創(chuàng)新，找到更好的發(fā)展模式，使工作人員最大程度掌握相關技能，將其工作效率發(fā)揮到最高水平。最后，應建立職業(yè)歸屬感。企業(yè)應注重檔案管理人員的職業(yè)需求，為其創(chuàng)造更多的施展空間，通過采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級為檔案資源的“開發(fā)者”，為檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。

（二）制定管理規(guī)范，健全和完善標準體系。隨著科學技術的持續(xù)發(fā)展和進步，企業(yè)管理日益步入精細化管理，檔案管理也應與時俱進，創(chuàng)新出一套更符合現(xiàn)代社會的模式，被現(xiàn)代社會所接受，被工作人員所接納，規(guī)范檔案管理流程，為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源管理各環(huán)節(jié)的有序銜接和持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。制定相關的管理規(guī)范，一方面可以約束工作人員，另一方面還可以警醒告誡工作人員對待檔案管理要細心。

（三）完善基礎設施，建立網(wǎng)絡安全屏障。隨著我國現(xiàn)代科技的進步，電子計算機的手段已經(jīng)越來越高明，為了防止重要檔案被竊取，檔案管理部門必須加強對檔案基礎設施的建設。在檔案室安裝監(jiān)控設備，并且采取有效的技術手段，對計算機進行加密，安裝防火墻和殺毒軟件、數(shù)字證書、設立安全警報系統(tǒng)等保護手段，構建檔案信息的安全防護體系。同時，應該培養(yǎng)專業(yè)性的技術型人才，可以隨時隨地注意檔案信息的安全狀況，這樣在發(fā)生安全事故時，可以進行挽回，避免出現(xiàn)嚴重的損失。另外，要強化檔案工作人員的安全意識，定期對相關管理人員及業(yè)務人員進行檔案信息的系統(tǒng)培訓，增加工作人員對檔案管理的親和力，讓工作人員認識到檔案管理的重要性，讓危險沒有可乘之機。總之，企業(yè)必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施，建立網(wǎng)絡安全屏障，確保企業(yè)檔案信息的安全。

四、結(jié)束語

檔案信息化隨著社會的發(fā)展、時間的沉淀，會出現(xiàn)質(zhì)的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來越透明，檔案信息每條都會有詳細的記載，而且隨著時間的推進，管理人員的技術也會越來越嫻熟，檔案信息化做的越來越好，間接地促進檔案管理的發(fā)展。

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