化工實驗室的精細化管理

羅蓮英

(新疆華泰重化工有限責任公司，新疆 烏魯木齊 830019)

新疆華泰重化工有限責任公司(以下簡稱“新疆華泰重化工”)質量管理中心實驗室認可管理體系經過6年時間的建設和運行，對提高質量管理中心的管理水平和技術能力，減少可能出現的質量風險和實驗室的責任，提高實驗室的認知度和信任度，實現檢測數據國際化的雙邊與多邊的互認，具有十分重要的意義。認可管理體系的實施為實現信息化的實驗室管理平臺奠定了基礎；為融入集團公司管控下的生產調度指揮系統奠定基礎；為實驗室更好地服務于企業、服務于社會奠定了基礎。

從幾年來實驗室管理體系實施的經歷來看，搞好實驗室管理，邁向世界頂尖水平，屹立于不敗之地，并非高不可攀、深不可測。管理精細化的程度起著至關重要的作用，只要按照標準一步一個腳印認真去做，充分發揮人性潛能，一定會有極大的收獲。

1 實驗室精細化管理的核心是“細”和“實”

精細化管理是以專業化為前提、技術化為保證、數據化為標準、信息化為手段，把服務者的焦點聚集到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多收益和更強競爭力。做好實驗室精細化管理，核心在于“細”和“實”。

以實驗室檢測原始記錄為例，記錄應盡可能全面地反映產品形成過程和結果以及質量管理體系的運態和效果，為質量管理和質量保證工作提供必要的信息，具有可追溯性。原始記錄的原則是“做有痕、追有蹤、查有據”，體現客觀、規范、準確及時的精細化管理。在編制記錄時，既要從總體上評價記錄的充分性，也要對每一記錄的必要性進行評審，確保全面、有效地記錄質量信息。因此，記錄應做到格式統一，便于填制，便于統計和分析，同時為進一步使用計算機進行信息管理打下基礎。記錄的填寫必須規范、正確、清楚，以滿足驗證與質量改進的需要。原始記錄應包含足夠的信息，以便能再現檢測過程，一般應包括時間、地點、項目、儀器設備、環境設施、采用方法、實施過程、相關人員、樣品描述等。圖1是新疆華泰重化工實驗室常用的記錄格式。

圖1 容量法測定原始記錄Fig.1 Original record of determination by volumetric method

當然，原始記錄也要避免一些常見的不足，包括：①不計起始與終止值，僅計間隔值，失掉了觀測的原始性，如滴定用量體積、烘干或培養時間等；②記錄的次數不夠，不足以證明達到要求，稱量恒重等，至少應有兩個以上讀數，以證明在規定要求范圍內；③記錄格式不規范，未設計必要的表格，被稱為“萬能”記錄表，常會丟失必要的信息；④記錄更改不規范，只是用筆重新使勁描寫，看不出原來的數據；⑤記錄的信息不全，如稀釋的過程相關信息沒有記來下來等；⑥記錄的有效數字不規范，沒有按照方法的要求去做。

因此，要做好實驗室精細化管理，需要每一個環節，每一項指標，別人認為不可能，被忽略的一些環節都可以做到，且近乎完美。管理辦法、管理措施符合實際、具有實用性、可操作性，從而增強分析人員的責任意識，促成良好習慣的養成，形成一種帶動實驗室良性發展的健康機制，使日常管理成為自主習慣，從而減少人為監控，從根本上節約資源，提升管理技術水平，真正體現精細化管理中的“三精”——“精心”的氣度，“精細”的過程，形成“精品”結果。

2 做好實驗室管理，需要工作思路清晰化、明確化

清晰的工作目標是實現精細化管理的前提，明確管理目標并在此基礎上強化責任機制，不僅有利于增強企業的凝聚力和向心力，而且可以最大限度地提高管理的科學化水平。實驗室管理體系建設需要擁有明確的質量方針和目標，并且按計劃將各項工作落到實處。

(1)實驗室認可質量方針是由最高管理者發布的實驗室質量宗旨和方向，滿足顧客、法律法規的要求，為持續改進做出承諾，為質量目標的制定提供框架，體現了對市場和顧客的強烈感染和吸引，對實驗室員工思想意識具有積極的鼓動性，對員工行為規范起到約束作用。

如實驗室的質量方針“質量第一，科學管理，公正準確，優質高效”。質量第一，將檢測結果質量和工作質量放在第一位；科學管理，依據CNAS-CL01《檢測和校準實驗室能力認可準則》[1]建立科學的管理方法，采用目前處于國際領先的檢測技術，開展實驗室的檢測活動；公證準確，以第三方的公正立場開展檢測活動，為客戶提供準確的服務；優質高效，以精準的檢測結果，為客戶提供優質的產品，以嚴謹的工作作風，為客戶提供高效的服務。體現了實驗室對質量的指導思想和承諾，也統一了全體員工的質量意識，是處理質量問題的準繩。

(2)要制定符合質量方針要求的質量目標。質量目標是建立在質量方針基礎之上，充分理解質量方針實質的基礎上，將具體目標引出來，充分考慮實驗室的現狀和未來，既有定性的描述，又有定量的要求，是經過全體員工的努力可以實現的、具體的、明確的、可分解的。如新疆華泰重化工質量管理中心實驗室質量目標“化驗員持證上崗率100%，檢測報告合格率99%，儀器設備檢定/校準率100%，顧客投訴處理率95%”。員工持證上崗是技能水平的保證，不僅要求新進員工達到技能水平的要求，老員工也要持續學習，溫故知新，保證能力提升。檢測報告合格是實驗室的產品和成果轉化，是對顧客的責任和態度，要求應該達到100%，但是防止特殊情況的發生采取了99%目標的高標準。儀器設備檢定/校準是實驗室硬件設施的保證，不允許有人為的失誤。對于客戶投訴處理率，目標值相對較小，主要是從歷年客戶對實驗室的滿意程度調查，滿意度較高，投訴基數小，但處理客戶投訴涉及客戶的主觀意識，因此目標值相對較小，留有余地，也便于較小壓力下與客戶充分溝通實現100%滿意。

(3)各項工作要按計劃落到實處，要有明確的計劃、目標及考核機制。無論是單位還是個人，無論辦什么事情，事先都應有個打算和安排。有了計劃，工作才有明確的目標和具體的步驟，才可以協調大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進行。同時，計劃本身是對工作進度和質量的考核標準，對人有較強的約束和督促作用。所以，計劃對工作既有指導作用，又有推動作用，搞好工作計劃，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。在實驗室認可管理體系建立運行中，要按照方針目標及管理體系工作要求，將所有工作按計劃、分階段執行，用時間說話，按SMART(目標管理)原則編制，體現明確性、衡量性、可實現性、時效性。如制定《實驗室整體計劃推進表》《實驗室培訓計劃表》《物資需求申報計劃表》《年度日常監督計劃表》《儀器設備期間核查計劃》《年度質量監控計劃表》等等，提高工作效率，提升管理水平，化被動為主動。

3 工作方式科學化

泰勒認為，最好的管理就是一種真正的科學，它建立在明確的法則、規章和原理之上。在精細化管理要求中，只有確立了科學的原則、原理、方法，才可能真正構建科學的企業管理理論體系，才可能真正構建符合習近平新時代中國特色社會主義思想與和諧社會需求的管理理論，并以此為基礎，富有實效地加快企業工作方式科學化的進程。實驗室認可體系工作也是一樣，擁有一套科學的管理體系，充分體現了七項質量管理原則，這是國際實驗室管理經驗的科學總結和集成，是實驗室最高管理者明智的抉擇，將顧客和其他相關方的要求作為輸入，經過“檢測和校準實現”“測量分析和改進”“管理職責”“資源管理”這些過程，輸出使顧客滿意的產品，并使實驗室在整個過程中達到持續改進的更高階段，形成一個呈上升趨勢的閉環，彼此互為基礎，相互促進。

化學領域檢測實驗室認可管理體系依據CNAS-CL 01《檢測和校準實驗室能力認可準則》[1]、CNAS-CL 10《檢測和校準實驗室能力認可準則在化學檢測領域的應用說明》[2]建立《質量手冊》和《程序文件》、作業指導書及記錄表格，將管理體系文件化，并且建立能夠滿足實驗室人員實際需要的層次化文件管理體系。例如，新疆華泰重化工質量管理中心實驗室建立Q/ZTGJC—2019《質量手冊》作為第一層次文件，按照中國合格評定國家認可委員會的文件架構和要求，結合實驗室內部實際情況，編制通用要求、結構要求、資源要求、過程要求及管理體系要求，并附錄實驗室的《組織架構圖》《質量保證圖》《體系要素崗位分配表》《部門職責》《崗位職責》等明細。其中《體系要素崗位分配表》如表1所示。

其次是建立第二層次Q/ZTPJC—2019《程序文件》，將《質量手冊》中的要求轉化為現實可實施的工作程序，包括法律法規要求、物資流通、客戶管理，影響檢測工作的人、機、料、法、環，以及結果報告等，例如Q/ZTP-JC05—2019《外部支持服務和供應品管理程序》、Q/ZTP-JC15—2019《設施與環境條件控制和維護程序》、Q/ZTP-JC18—2019《檢測方法的選擇與確認程序》、Q/ZTP-JC28—2019《監控檢測結果有效性的程序》等等，都對實際操作責任人、過程、實施節點和要求進行了詳細的講述，為實驗室管理提供了科學的工作方式。

表1 體系要素崗位分配表Table 1 Job assignment as a system element

4 工作組織系統化

一個科學的組織系統為企業工作目標的實現提供堅實的組織保障。在傳統的管理體制下，由于各部門獨立地掌握各自部門的狀況和管理信息，各業務管理部門之間存在著職責交叉和信息不暢通的現象。實驗室認可管理體系通過設計科學合理的管理系統，提供一個開放的、依靠內部各子系統的協調行動而自行運轉的系統化組織，從而實現精細化管理。按照實驗室認可管理體系的要素要求，在組織架構方面，分領導層、管理層、執行層三層管理模式，成立以最高管理者為核心的工作領導小組，設立質量負責人和技術負責人，將實驗室的所有工作進行統籌管理。在實驗室內部建立適宜的溝通機制，確保與管理體系有效性的事宜及時溝通。內部溝通是一項明確目標、統一思想，增強內部凝聚力的質量活動，促進各級員工暢所欲言，形成知無不言、言無不盡的和諧工作氛圍，做到上情下達，下情上達，信息暢通，相互了解、相互理解、相互信任，形成共識，全員參與，充分發揮各級員工的主觀能動性，做好本職工作，為實現實驗室的總體目標、質量方針和質量目標作出貢獻。

做好實驗室管理，體現精細化、科學化、系統化，運用現代管理理論研究組織、計劃、領導和控制實驗室工作及質量管理工作，相信實驗室建設一定形成良性循環，對于化工企業實驗室來說，做好安全生產和質量管理的眼睛，促進經濟發展。