新形勢(shì)下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考

代路英

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)生了新的變化，檔案管理在新形勢(shì)下也發(fā)生了新的變化，管理標(biāo)準(zhǔn)也更加成熟，這使得檔案管理在實(shí)際工作中發(fā)揮出了更為關(guān)鍵的作用。而隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生產(chǎn)、生活方式發(fā)生了巨大的變革。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有著自身獨(dú)有的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，在基層單位的檔案管理過(guò)程中結(jié)合當(dāng)下形勢(shì)建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠使檔案的利用效率得到進(jìn)一步提升，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);基層單位檔案管理;標(biāo)準(zhǔn)化

一、引言

在基層單位檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)能夠幫助基層單位的決策者實(shí)際了解本單位的情況，根據(jù)工作實(shí)踐中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)加強(qiáng)了解，對(duì)整個(gè)檔案管理工作結(jié)構(gòu)調(diào)整和發(fā)展規(guī)劃有著重要作用，在新形勢(shì)下，對(duì)檔案的內(nèi)容和管理形式進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠提高檔案的利用效率和檔案管理工作的實(shí)效性，但在標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題，需要相關(guān)人員進(jìn)行深入研究。

二、新形勢(shì)下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）沒(méi)有重視對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)識(shí)

沒(méi)有體現(xiàn)出對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)識(shí)首先體現(xiàn)在制度建設(shè)的力度不夠。基層單位的工作內(nèi)容相對(duì)較多，涉及的業(yè)務(wù)范圍相對(duì)廣泛，常用制度的完善使得相關(guān)人員忽視檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。大多數(shù)基層單位的檔案管理制度不夠健全，一些基層單位雖然已經(jīng)建立檔案管理制度，但在實(shí)際的管理工作中沒(méi)有和本單位的實(shí)際情況相結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理制度和實(shí)際工作不匹配。主要體現(xiàn)在檔案管理室沒(méi)有對(duì)產(chǎn)生的檔案及時(shí)整理和錄入，并且沒(méi)有明確規(guī)定檔案保管的期限，而對(duì)到期的檔案也沒(méi)有明確的處理方法。

其次，還體現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理人員，一般情況下，基層檔案管理過(guò)程中都是由辦公室人員兼管，而檔案管理人員在工作中除了管理檔案之外還需要完成其他工作，這在一定程度上降低了檔案管理效率。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

基層單位的檔案管理人員大多不是專業(yè)人員，一般情況下，檔案管理人員都是辦公室人員兼管，這種情況導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)技能缺失，難以達(dá)到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。即使有一些基層單位配備了專業(yè)的檔案管理人員，其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力都需要加強(qiáng)，除此之外，還有一些基層單位的檔案管理人員不少都是臨退休的老同志，他們的計(jì)算機(jī)水平有限，難以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的需求。但由于基層單位沒(méi)有對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化引起足夠的重視，因此沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化難以體現(xiàn)。因此，在新形勢(shì)下檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變，更需要擁有檔案管理的專業(yè)人才進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)和素養(yǎng)不高

在新形勢(shì)下，基層檔案管理人員還沒(méi)有適應(yīng)信息環(huán)境下標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的轉(zhuǎn)變，在現(xiàn)有的檔案管理模式下，基層單位的檔案管理人員沒(méi)有掌握信息化的檔案管理方式，也幾乎不具備信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用能力，因此難以實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化需求。除此之外，基層單位也沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的量化考核，導(dǎo)致檔案管理人員在管理過(guò)程中沒(méi)有根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行檔案管理，檔案管理人員的工作積極性和工作效率低下，檔案管理工作隨意，也沒(méi)有根據(jù)新形勢(shì)的轉(zhuǎn)變對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化，這些問(wèn)題的出現(xiàn)都導(dǎo)致新形勢(shì)下基層檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)現(xiàn)。

三、基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)路徑

（一）提高檔案管理的規(guī)范性

提高檔案管理的規(guī)范性首先要求檔案管理人員做到管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的規(guī)范性，這就需要基層單位根據(jù)本單位的實(shí)際情況和檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，明確檔案管理的操作方法，從而在工作中形成有效的管理模式，制定科學(xué)化的檔案管理工作與操作依據(jù)，結(jié)合單位的實(shí)際情況和檔案的實(shí)際情況。在新形勢(shì)下，還需要結(jié)合檔案管理的未來(lái)發(fā)展路徑，制定明確的管理體系。除此之外，基層單位的決策部門還應(yīng)當(dāng)聯(lián)合單位內(nèi)的各個(gè)部門，共同配合協(xié)作，形成檔案管理操作的規(guī)范流程。

（二）體現(xiàn)信息化

在新形勢(shì)下，只有檔案管理工作適應(yīng)信息化發(fā)展，才能發(fā)揮出檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化價(jià)值，在現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分把握時(shí)代特點(diǎn)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理形式，運(yùn)用信息化的方式對(duì)檔案內(nèi)容和管理方式進(jìn)行數(shù)字化，為提高其便利性打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，還應(yīng)當(dāng)深入挖掘檔案的使用價(jià)值。

（三）提高檔案管理的便利性

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的目的是為了提高檔案使用的效率，因此，在提高便利性的基礎(chǔ)上進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理方式變革，才能真正體現(xiàn)出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的真正價(jià)值。在新形勢(shì)下，基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作應(yīng)當(dāng)具有動(dòng)態(tài)性的特征，根據(jù)本單位內(nèi)檔案的實(shí)際情況和使用需求不同，不斷更新檔案保管和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，除此之外，還應(yīng)當(dāng)在新形勢(shì)下依托新型的信息技術(shù)不斷改革檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)涵，提高業(yè)務(wù)規(guī)范的同時(shí)開(kāi)發(fā)出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案應(yīng)用模式，使檔案信息能夠具有共享性，并且在共享中體現(xiàn)其檔案的基本價(jià)值。

四、針對(duì)新形勢(shì)下基層單位檔案管理過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題的解決策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重視

檔案管理具有極其重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，基層單位的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理形成正確認(rèn)識(shí)，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重視。實(shí)踐中，可以通過(guò)會(huì)議、宣傳等方式，在基層單位內(nèi)部培養(yǎng)人員的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，在此過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況提高管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)，提高相關(guān)人員檔案借閱、維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，通過(guò)這樣的方式實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化重視的目的。此外，還要健全基層單位檔案管理的制度，并且針對(duì)制度不斷優(yōu)化，使其與本單位的實(shí)際情況和檔案管理的實(shí)際模式相適應(yīng)。其次，在檔案管理工作中應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行錄入和歸檔整理，明確檔案的保管期限，對(duì)于已到保管期限的檔案做出明確的處理方式，接下來(lái)，還要制定專職人員進(jìn)行檔案管理。

（二）加強(qiáng)基層單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是基層單位工作中不可缺少的一環(huán)，因此，基層單位要為檔案管理人員提供培訓(xùn)和深造的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促使其達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求。在實(shí)際工作中，基層單位要為檔案管理人員的培訓(xùn)提供場(chǎng)地和資源，通過(guò)在職培訓(xùn)、兄弟單位對(duì)口交流等方式，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。除此之外，基層單位也可以在人才選拔之初提高選拔門檻，實(shí)現(xiàn)人才擇優(yōu)錄取、擇優(yōu)選拔，并且構(gòu)建檔案管理人員的福利待遇體系，吸引優(yōu)秀的人才。在新形勢(shì)下，基層單位要結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，引進(jìn)具有組織信息化檔案建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)的人才進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。在此過(guò)程中，可以聘請(qǐng)其他單位的優(yōu)秀人才到本單位舉辦講座，以提高單位檔案管理人員的能力和素質(zhì)。為了促使檔案管理人員專業(yè)能力的成長(zhǎng)，還需要進(jìn)行人事考核，對(duì)于沒(méi)有達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)利用針對(duì)性的培訓(xùn)方式提高其業(yè)務(wù)技能和思想認(rèn)知。而基層單位在此過(guò)程中應(yīng)當(dāng)成立專項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)資金，用于引進(jìn)設(shè)備和人才培訓(xùn)，從而使人才隊(duì)伍更好的滿足新形勢(shì)下檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的需求。

（三）加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施建設(shè)

檔案管理的設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的硬件基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，基層單位應(yīng)當(dāng)配備檔案管理所需要的設(shè)備，為進(jìn)行檔案信息化建設(shè)提供硬件設(shè)施基礎(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理的專用系統(tǒng)，并且由專人管理。其次，要開(kāi)發(fā)適合本單位實(shí)際情況的檔案借閱系統(tǒng)，保證檔案借得出去，還得回來(lái)，保證每一份檔案從出到入都能落實(shí)到個(gè)人，這樣才能提高檔案管理的安全性，有效防止檔案的損毀。最后，在檔案信息化過(guò)程中，將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，檔案借閱時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況，出借閱電子檔案，從而有效避免原始的紙質(zhì)檔案被損毀。除此之外，在檔案設(shè)施建設(shè)過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)考慮到檔案管理的系統(tǒng)安全，利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理安全系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)，建立用戶登錄身份識(shí)別系統(tǒng)，從而避免檔案信息被惡意攻擊而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要想在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，首先要分析當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且針對(duì)問(wèn)題做出解決策略，在具體建設(shè)過(guò)程中明確標(biāo)準(zhǔn)化檔案的運(yùn)作制度，做好信息化檔案設(shè)備的基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，并且選用專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，定時(shí)或不定時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在提高其管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)的同時(shí)提高其業(yè)務(wù)能力，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合基層單位的具體情況和實(shí)際檔案管理需求，這樣才能更好地滿足現(xiàn)階段檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求，從而為本單位的檔案管理制定標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)方案，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

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