深入做好退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作

謝延斌

國有企業退休人員社會化管理是黨中央、國務院全面深化國有企業改革的一項重大決策部署，為全面深入地貫徹落實《遼寧省國有企業退休人員社會化管理工作方案》的相關要求，在規定的時限內保質保量地完成大量企業退休職工人事檔案的移交工作，是各國有企業當前面臨的一項重要任務，下面結合沈煤集團此項工作的具體做法談如何深入做好退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作。

一、加強領導，落實責任

首先制定《退休人員社會化管理實施方案》，對退休人員社會化管理檔案整理工作進行全面部署，成立退休人員社會化管理領導小組及各專項工作組，明確工作目標、落實責任分工。集團人力資源社會保障部按照社會化管理領導小組的要求立即組織協調開展退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作，在人員調劑、機器設備及技術創新方面做了大量的工作。

1.選調骨干力量，組成專業團隊，并保持相對穩定。從基層單位抽調工作人員進行檔案整理和數字化工作，下發文件明確要求不能隨意換人，必須保證工作質量和連續性。

2.從集團內部中職院校選調了20名實習學生參與退管檔案數字化掃描和錄入等工作，解決了在職人員不足和電腦操作慢等問題，加快了退管檔案數字化工作進度。

3.增加績效考核，確保工作積極性可持續。明確所有參與退休人員人事檔案工作的人員，在原有工資基礎上每月增加績效收入，按出勤和任務完成情況進行考核支付。

4.多方籌措資金，多渠道解決計算機及掃描儀等設備，保證檔案整理和數字化工作的開展。

二、上下聯動、整體推進

為更好地推進退休人員檔案規范化整理和數字化工作，我們加大了業務培訓工作力度。

1.為精準把握《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》的相關內容，我們邀請了省檔案局相關人員進行業務培訓和現場指導。同時邀請資深檔案專家老師作業務咨詢，返聘集團已退休檔案館館長為相關工作人員進行專項培訓。

2.組織開展檔案整理工作實操培訓。在集團檔案整理人員業務熟練的基礎上，安排下屬單位工作人員攜帶電腦和掃描設備集中到集團公司本部工作現場培訓一周，熟練流程及掌握操作要領后回到各自單位開展工作。按照上下聯動、整體推進的要求，二級、三級單位與集團公司總部同步開展退休人員人事檔案整理和數字化工作。

3.組織編寫《沈煤集團退管檔案整理分類表》，對標對表分類整理，快速提升零基礎工作人員業務水平。及時轉發了《遼寧省國有企業退休人員人事檔案規范化整理和數字化工作實施細則》、《沈陽市國有企業退休人員社會化管理服務工作實施方案》等一系列省、市相關文件，根據檔案管理有關要求及集團實際編制了《沈煤集團退管檔案整理分類表》，供各業務人員學習和掌握。

三、流程管控，規范管理

集團公司2019年機關機構改革后，社會保險部撤銷，退休人員日常管理和檔案管理業務劃歸人力資源與勞動保障部。以此次退休人員社會化管理為契機，我們在人事檔案規范和管理流程方面進行了全面完善和優化。

1.對退休人員檔案的資料進行全面歸集。集團公司專門下發了文件，要求各單位、各有關部門將退休人員需要歸檔的材料，分散存放于各科室的有關個人材料，如獨生子女、榮譽證書、身份證等證明材料，進行集中一次性歸入個人檔案，全面完善退休人員檔案內容，并避免不必要的重復勞動。

2.對退休人員檔案進行系統性初審。由于原退休檔案管理人員的非專業性，退休人員檔案材料中，有很多重復材料或不必要存檔材料，如勞動合同一式兩份，入團、入黨匯報材料等，這些材料都將成為下一步檔案數字化過程中增加工作量的無效勞動。在初審這個流程中，我們先對退休檔案進行初審，將重復的材料或無存檔必要的材料予以剔除，并將必須歸檔的材料予以補充和完善。

3.對初審整理完成的退休人員檔案進行集中保管。以往退休人員檔案由各科室或業務人員自行保管，為嚴格檔案管理制度，統一編號，規范管理，決定將整理完的退休人員檔案進行集中保管，保證整理完成后的退休人員檔案管理安全性、規范性和系統性，也更加有利于下一步的移交工作。

4.在檔案整理和數字化過程中，從檔案整理到數字化完成入庫，我們采取閉環式流程管理。將檔案整理工作分為檔案初審、檔案分類整理、檔案數字化和檔案入庫四個小組，每個小組由組長負責，下一環節檢查上一環節的工作結果，每個環節都有交接手續，環環相扣，發生問題可追溯。

四、科技創新，提高效率

退休人員人事檔案數字化要求項目及內容較多。為提高工作效率，確保檔案數字化進度，我們進行科技創新，自主研發檔案數字化管理軟件。

1.減少數據錄入量。從事檔案整理和數字化人員多為從各單位抽調的人員，素質參差不齊，電腦輸入速度不一。為減少輸入量，針對人事檔案材料類別和名稱相對統一，如各類調資表每個企業同時期表頭名稱基本一樣，根據這些特點我們在軟件設計上進行充分考慮，基本數據不需要錄入，采取選擇輸入方式，以提高工作效率，而且材料名稱通過選擇使分類也不易搞混，同時有效降低了輸入錯誤率。

2.自動處理圖片。在整卷檔案全部按頁掃描后，通過軟件處理，實現所有掃描圖片數據自動分揀到對應文件夾中，自動分類命名，避免在建立目錄、文件命名、分撿圖片等過程中的誤操作，提高了檔案數字化的準確率和工作效率。

3.可以多人同時作業。可以多人進行檔案目錄的錄入和圖片掃描，可以在EXCEL中錄入也可以在軟件中錄入，錄入完成的檔案目錄和掃描完的圖片，只要放在軟件的文件夾下幾秒鐘就完成多人的數據處理。這樣通過檔案數字化管理軟件大大提高了準確率和工作效率。

4.自動生成目錄、標簽和匯總庫。通過軟件自動生成打印目錄、標簽格式，生成移交地方的退休人員檔案匯總庫，并且通過軟件可以自動全部修改企業設定的全宗號，使檔案數據更直接、更方便地與地方檔案部門接軌。

5.增強軟件功能，助力檔案日常管理。退休人員檔案管理是一項長期的工作，檔案數字化后，數字化成果的運用將有助于提升退休人員檔案管理科學化水平，為此我們在數字化管理軟件的功能中增加日常管理功能。通過數字化管理軟件可實現檔案數據、檔案材料、圖片資料的查詢和調檔使用等功能，實現電子查檔，大大降低檔案管理人員的工作量，提升工作效率，進一步提升退休人員檔案管理水平。

五、加強交流，經驗共享

在遼寧省檔案局的關心、指導和支持下，沈煤集團的退休人員檔案整理和數字化工作順利推進，工作成果得到省檔案局領導的高度認可，并作為自主創新的典型經驗在省內進行推廣。

1.發揮優勢，經驗共享。作為省屬國有企業，在做好本企業此項工作的同時，我們增強企業的社會責任感，將經驗和成果回饋社會，接待省、市多家企業參觀、學習，并對多家企業進行了培訓，與兄弟企業同步推進退休人員檔案整理和數字化工作。

2.積極配合職能部門工作。在有關部門檔案數字化接收軟件的研發過程中，與接收軟件研發公司對接，積極參與并提出合理化建議，促進接收軟件與企業數據順利對接。

以上是沈煤集團在退休人員人事檔案規范整理和數字化工作中的具體做法，需要在今后的實踐中克服不足，不斷探索和創新，不斷提高工作效率，確保如期完成退休人員檔案整理和數字化移交工作，推進退休人員社會化工作不斷向縱深邁進。