試論大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)

【摘? 要】為了迎合信息時(shí)代的高效工作效率，企業(yè)加快了大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用，較為突出的就是企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)，事實(shí)證明，這項(xiàng)舉措不僅滿足了企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在需要，也迎合了當(dāng)下的信息化潮流，是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措。然而，受傳統(tǒng)理念影響，企業(yè)檔案信息化管理工作還存在著許多不足，這些極大地阻礙了大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)內(nèi)價(jià)值的發(fā)揮，并從一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。基于此，論文以大數(shù)據(jù)為背景，分析當(dāng)下企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的不足，并提出相應(yīng)的措施，希望這個(gè)情況能夠改變。

【Abstract】In order to meet the high efficiency of the information age， the enterprise has accelerated the application of big data technology in the enterprise， which is more prominent in the informatization construction of the enterprise personnel archives management. It has been proved that this measure not only meets the internal needs of the enterprise's own development， but also caters to the current informatization trend， which is a forward-looking measure. However， affected by the traditional concept， there are still many deficiencies existing in the enterprise archives informatization management， which greatly hinder the development of big data technology in the enterprise value， and to some extent hinder the archives informatization construction process. Based on this， this paper takes big data as the background， analyzes the shortcomings of the current enterprise archives informatization construction， and puts forward corresponding measures， hoping that this situation can be changed.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

【Keywords】big data; enterprise archives; informatization construction

【中圖分類號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）06-0014-02

1 引言

當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)缺乏對(duì)新技術(shù)的認(rèn)識(shí)，不能積極使用新技術(shù)提高工作效率，部分已經(jīng)開始信息化建設(shè)的企業(yè)，雖然已經(jīng)具備較為成熟的技術(shù)體系，但由于缺少經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際人員管理體系上還存在著許多問題，導(dǎo)致信息化建設(shè)水平較低，真正作用難以充分發(fā)揮。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給予了企業(yè)廣闊的發(fā)展空間，但也加劇了企業(yè)間的挑戰(zhàn)，因而，在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)后，如何利用新技術(shù)提高自身工作效率，創(chuàng)造新的發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展成為企業(yè)主要思考的問題。在這種背景下，部分企業(yè)開始了檔案信息化建設(shè)之路，并取得了不小的成果，事實(shí)上，從企業(yè)方面看，檔案信息化建設(shè)不僅能為企業(yè)選拔優(yōu)秀人才、評(píng)價(jià)人力資源部門的工作提供依據(jù)，還能夠協(xié)助企業(yè)做好崗位安排，即根據(jù)員工的實(shí)際能力和發(fā)展方向安排崗位，充分發(fā)揮員工的潛能的同時(shí)，幫助他們實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。除此之外，通過檔案信息化建設(shè)，企業(yè)也可以切實(shí)提高自身的管理效率和水平，減少在管理工作中人力和時(shí)間的投入[1]。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)重視不夠

當(dāng)前，大部分企業(yè)尚未開始檔案信息化建設(shè)，究其根本原因還是部分企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的價(jià)值，簡單將其歸于以智能技術(shù)代替人力進(jìn)行資料的整理、歸檔和存儲(chǔ)工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作并沒有給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而覺得進(jìn)行檔案信息化可有可無甚至根本就不必要的想法影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，造成相關(guān)企業(yè)對(duì)檔案信息化工作重視不夠。另外，部分企業(yè)雖然開始了檔案信息化建設(shè)，但卻將其定位為一個(gè)部門的職責(zé)，造成檔案建設(shè)缺乏相應(yīng)的配合，實(shí)際工作開展較為困難，缺乏有利的環(huán)境和措施配套[2]。

3.2 檔案信息化建設(shè)成本較高

檔案信息化不僅僅是配備電腦、計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，它還需要相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)和專業(yè)人才，這也是檔案信息化普及率不高的一個(gè)關(guān)鍵原因。對(duì)于絕大多數(shù)企業(yè)而言，檔案信息化意味著企業(yè)需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，但其實(shí)際效果，尤其是帶來的經(jīng)濟(jì)效益卻可能與實(shí)際不成正比，對(duì)于那些實(shí)力不是很強(qiáng)的企業(yè)而言，進(jìn)行信息化建設(shè)無疑會(huì)增加企業(yè)運(yùn)營成本，加重企業(yè)的負(fù)擔(dān)。因而，大部分企業(yè)出于成本的考究，往往會(huì)選擇聘請(qǐng)文員來進(jìn)行檔案工作的整理代替信息化建設(shè)的高成本。

3.3 信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

信息化建設(shè)的不平衡包括企業(yè)之間信息化建設(shè)的差異和企業(yè)內(nèi)部各部門信息化建設(shè)的程度不同兩種，前者是由于企業(yè)間規(guī)模、實(shí)際盈利不同而導(dǎo)致的企業(yè)在信息化建設(shè)上差異，后者則是指企業(yè)內(nèi)部由于結(jié)構(gòu)復(fù)雜或處理方式有所不同而導(dǎo)致的信息化建設(shè)水平較低。從國內(nèi)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)企業(yè)還未開始信息化建設(shè)，而已開始的信息化建設(shè)水平也較低。這是因?yàn)橛蓹n案部集合各部門的文件材料，也就是說，這些檔案的信息在處理方式和屬性上有所不同，這就為檔案管理人員的工作帶來了難度。再加上一些部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)時(shí)將檔案管理工作簡單劃分為檔案管理人員的職責(zé)，而沒有統(tǒng)籌調(diào)度各部門參與資料整合中，這也在一定程度上影響著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平。

3.4 企業(yè)檔案信息化水平有待提高

信息化是大勢所趨，企業(yè)檔案信息化管理也越來越頻繁。檔案信息管理過程中需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)信息化管理模式的應(yīng)用。第一，要大力推廣信息化管理技術(shù)。在企業(yè)發(fā)展過程中，進(jìn)一步完善檔案管理信息系統(tǒng)，并在檔案管理中加以運(yùn)用，全方位收集、整理、存儲(chǔ)以及分享。第二，要完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，給信息化檔案管理工作提供有力的支撐。

4 檔案信息化建設(shè)應(yīng)用舉措

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

企業(yè)是否要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)取決于企業(yè)是否認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)的價(jià)值，換句話說，如果沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的作用和意義，沒有從思想上形成對(duì)這項(xiàng)舉措的正確認(rèn)識(shí)，僅僅是跟隨潮流、人云亦云，盲目開始檔案信息化建設(shè)，很容易使其實(shí)際工作流于表面，價(jià)值發(fā)揮不充分，尤其是那些規(guī)模較小、實(shí)力有限的企業(yè)，盲目進(jìn)行信息化，很有可能會(huì)加大企業(yè)經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，給企業(yè)的成長帶來毀滅性的打擊。因此，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案觀念，正確認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化的價(jià)值和意義，并通過加強(qiáng)企業(yè)員工的管理意識(shí)，為企業(yè)信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案信息化建設(shè)除了電腦、計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備外，還需要相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和專業(yè)人才，為此，企業(yè)要想建立一個(gè)較為完善的檔案管理體系，必須投入一定的人力和財(cái)力，如通過聘請(qǐng)專業(yè)人才或通過加強(qiáng)與科技公司的合作，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要開發(fā)出合適的檔案管理模式，為檔案管理工作的運(yùn)行提供相應(yīng)的技術(shù)支撐。除此之外，企業(yè)還要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，將檔案管理工作歸于一個(gè)部門職責(zé)的錯(cuò)誤觀念加以轉(zhuǎn)變，在各個(gè)部門內(nèi)樹立檔案管理意識(shí)，進(jìn)而為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)有利的環(huán)境[3]。

4.3 提高安全意識(shí)，強(qiáng)化企業(yè)檔案安全管理

檔案信息化建設(shè)雖然可以加強(qiáng)各部門的聯(lián)系，提高工作效率，但由于我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境魚龍混雜，安全隱患較多，因而，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，要強(qiáng)化安全意識(shí)，并構(gòu)建相應(yīng)的安全監(jiān)督體系，可以通過聘請(qǐng)專門的計(jì)算機(jī)人才開展檔案信息化系統(tǒng)安全性的定期檢查和更新，加強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性。有條件的企業(yè)，還可以通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)隔開，提高系統(tǒng)對(duì)非法入侵的防范力。

5 結(jié)語

信息化社會(huì)下，企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)是未來的發(fā)展趨勢，因而企業(yè)要給予其高度的重視，認(rèn)識(shí)并明確檔案信息化在企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展中的作用和地位，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要，加大資金投入力度，竭力通過與科技機(jī)構(gòu)的合作，為企業(yè)的信息化建設(shè)提供技術(shù)支撐，從而培育一批高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)提高檔案管理人員的工作效率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，部分已經(jīng)開始檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，要正視實(shí)際工作中存在的不足，并及時(shí)通過創(chuàng)新管理模式，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，在最大程度上實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的高效化、智能化，反過來節(jié)約企業(yè)時(shí)間和人力成本。同時(shí)要加大對(duì)企業(yè)檔案信息資料的研發(fā)力度，充分挖掘企業(yè)檔案資料的潛在價(jià)值，為企業(yè)檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】吳鍇.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：126-127.

【2】李婷，張楊.大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：98，110.

【3】倪瑾瑾.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討[J].企業(yè)改革與管理，2019（22）：68，71.

【作者簡介】樊寶娟（1986-），女，陜西西安人，助理館員，從事檔案管理研究。