5G時代高校檔案管理信息化問題研究

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的誕生，一直改變著人類的生活，發(fā)展迅速且更迭很快，不知不覺5G時代已經(jīng)悄然到來，高校檔案管理信息化如何基于5G時代進行變革，更好的服務(wù)于各個專業(yè)部門，在技術(shù)上、功能上不斷完善，給予查閱者更好的體驗，以及對檔案的保存和查閱。通過對5G時代高校檔案管理信息化存在問題的研究，在增強信息化建設(shè)意識方面、制度健全方面、管理人員技能強化方面、合理的資金分配方面對高校檔案管理信息化進行優(yōu)化，致力于基于5G互聯(lián)網(wǎng)下，更加良好的體驗，并對知識數(shù)字化、信息化檔案保存進程提供有力的實施引導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：5G時代? 高校檔案管理? 信息化

5G是最新一代的蜂窩移動通信技術(shù)，其高數(shù)據(jù)速率、減少延遲、節(jié)能、降本、提高系統(tǒng)的容量等優(yōu)勢一躍成為互聯(lián)網(wǎng)的新寵兒。在此基礎(chǔ)下加速了檔案管理信息化的進程，以往高校檔案管理信息化因為數(shù)字化知識存儲量上就受到很大的限制，也是無法進一步發(fā)展的主要因素之一。基于5G時代高校檔案管理信息化該如何發(fā)展，存在哪些問題制約著其發(fā)展的進程，下面我們就來分析一下具體存在的問題。

1 高校檔案管理信息化存在的問題

1.1缺乏檔案管理信息化的意識

高校傳統(tǒng)的檔案管理方式是紙質(zhì)的、手工的多數(shù)是人為控制的環(huán)節(jié)，包括節(jié)約、增減內(nèi)容、查詢等，隨著高校學(xué)生流量越來越多，這種方式已經(jīng)不能夠滿足高效辦公的需求。隨著發(fā)展逐步形成了部分信息化，但是資料的查詢、保存仍然存在很多需要解決的地方，比如，存儲量、操作較為復(fù)雜等。其次高校各個院系各自負責(zé)自己的檔案管理，檔案的完整性存在很多的問題，又沒有更多的人力去整理和規(guī)范檔案，久而久之就成為了老舊圖書館氣派。這些都是缺乏檔案管理信息化意識的表現(xiàn)，需要從新認識檔案管理信息化的重要性和必要性。

1.2缺乏資金投入支持建設(shè)

信息化需要硬件和軟件的支持，是需要資金投入進行完善基礎(chǔ)設(shè)施的，高校未進行檔案管理信息化會考慮到其需要資金支持的，因高校缺乏信息化管理意識的概念，更加不知道信息化管理會給高校帶來什么。本來高校的資金使用就已經(jīng)捉襟見肘，在檔案管理信息化上更加不會投入更多的資金。此外檔案管理信息化系統(tǒng)需要維護和更新，這是長久的開銷，要么自己開發(fā)，要么合作互利，都離不開資金的支持。不解決資金的問題就無法實現(xiàn)檔案管理信息化，因為硬件和軟件的支持是必備條件。

1.3各個層級人員缺乏專業(yè)知識技能

在高校施行檔案管理信息化的進程中，需要大量的相關(guān)專業(yè)的現(xiàn)代化人才支撐，才能保證檔案管理信息化的順利施行，也是持續(xù)維護和更新的重要保障。目前高校檔案管理員知識和技能嚴重匱乏，具有科技含量的事物是需要相關(guān)人才的支撐的，目前檔案管理員多數(shù)是高齡人員，不具備檔案管理和信息化的知識和技能，這部分人才不是簡單的培訓(xùn)就能夠達到預(yù)期效果的。缺乏專業(yè)的檔案管理人才也是不能實施的關(guān)鍵影響因素之一，即使實施檔案管理信息化之后使得管理員精英化、規(guī)模精簡化，還是不能夠滿足這樣的人才需求。

1.4規(guī)章制度不健全

除以上之外缺乏規(guī)章制度的規(guī)范也是遇到的問題之一，檔案管理信息化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，包括檔案建設(shè)的規(guī)則，后期維護、更新的細則，人員查閱的程序等，這些是支持檔案管理信息化持續(xù)、有效運行的保障。高校往往會忽略這塊的建設(shè)，使得在實際實施過程中，遇到相關(guān)問題不能做到有章可循、有據(jù)可依，違規(guī)操作、不合規(guī)的檔案比比皆是，影響檔案管理的正規(guī)化。規(guī)章制度雖然是指導(dǎo)性文件，也需要根據(jù)實際情況進行改進，在不斷變化的發(fā)展中跟得上變遷，規(guī)章制度建設(shè)是檔案管理信息化不可或缺的一部分。

2 針對以上問題制定的優(yōu)化策略

2.1強化高校的檔案管理信息化建設(shè)的意識

首先高校管理層需要掌握檔案管理信息化的重要意義，對各個學(xué)院、部門強化檔案管理信息化的意識培訓(xùn)，使得達成建設(shè)的一致性，以及明白信息化建設(shè)對高校的重要性。同時能夠迎合教育信息化改革的進程，要施行全面的教育信息化，強化建設(shè)意識及執(zhí)行的覺悟，要從大局出發(fā)，全面的達成信息化建設(shè)的統(tǒng)一性。其次，在教育信息化規(guī)劃的基礎(chǔ)上增加檔案管理信息化的規(guī)劃，使得高校能夠按照規(guī)劃，逐步完成信息化的建設(shè)，并且要涵蓋維護、更新的計劃，使之可以正常運行。最后，強調(diào)對檔案的保護意識，以及檔案的完整性，結(jié)合實際情況考慮到檔案管理信息化系統(tǒng)的問題處理，因為信息化系統(tǒng)出了問題可能會影響到整個檔案的安全性，這個也是解決的必要問題之一。強化意識分三步走，穩(wěn)扎穩(wěn)打?qū)崿F(xiàn)目標。

2.2解決高校檔案管理信息化資金問題

資金問題分三個模塊，其一，是軟件開發(fā)的費用，無論是自己開發(fā)還是合作開發(fā)，都需要資金的支持，也是決定軟件完善程度的重要因素之一。需要結(jié)合高校的實際情況進行開發(fā)，在資金方面首先是從學(xué)校教育信息化建設(shè)上分撥一些，分步執(zhí)行可以緩解資金的壓力。國家方面也有相關(guān)的政策支持，可以符合政策的前提下申請政策支持。其二，是專業(yè)人員的費用，現(xiàn)代型檔案管理信息化系統(tǒng)需要的是專業(yè)的人才，數(shù)量可以控制在合理的范圍內(nèi)，適當(dāng)提高管理員的薪酬待遇、績效考核實現(xiàn)保持工作積極性，保證檔案的健全、安全、規(guī)范性。其三，是系統(tǒng)的后期維護和更新費用，以及管理人員的技能持續(xù)培訓(xùn)，這也是一筆不小的費用，需要高校統(tǒng)籌好費用使用，有計劃的、合理的利用。

2.3強化培訓(xùn)考核系統(tǒng)的建設(shè)

培訓(xùn)體系按照三個層次進行，其一，建立整個培訓(xùn)體系時，增加檔案管理信息化模塊的分支，再將管理人員的意識培訓(xùn)增加進去，使得管理人員指導(dǎo)不斷發(fā)展的形式及檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的必要性。其二，是對管理員進行針對性的培訓(xùn)，培養(yǎng)人才的知識和技能水平，在使用、維護、更新軟件系統(tǒng)時，能夠及時的、自主的解決遇到的相關(guān)問題。其三，是落實好培訓(xùn)的跟蹤、反饋、考核等，對培訓(xùn)預(yù)期進行評估，以及針對出現(xiàn)的問題進行解決，使得培訓(xùn)的作用可以持續(xù)有效。

2.4健全規(guī)章制度的建設(shè)

規(guī)章制度是在建立完成檔案管理信息系統(tǒng)后必須要建設(shè)的，因為是軟件系統(tǒng)執(zhí)行、操作的理論支持，以及出現(xiàn)問題是可以及時的按照規(guī)章制度進行解決，這樣可以提高檔案管理的效率。其次，要時刻維護好檔案管理的安全性，保障檔案人的隱私，這個是檔案管理的基本要求，也是互聯(lián)網(wǎng)時代衍生產(chǎn)物的弊病之一，在技術(shù)人才的支持下，也要加強制度上的保護。制度的作用是提供標準、明確流程、解決遇到的問題等，通過規(guī)章制度的建設(shè)里強化細節(jié)，尤其是檔案管理類。最后要增加管理人員的檔案保密要求，對檔案的保管、使用、更新等進行明確的規(guī)定，完成檔案管理信息化的最后一個總要環(huán)節(jié)。

3 結(jié)語

5G發(fā)展是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的產(chǎn)物，其高效的改善著教育信息化的進程，檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)雖然存在些許問題，我們通過強化高校的檔案管理信息化建設(shè)的意識、解決高校檔案管理信息化資金問題、強化培訓(xùn)考核系統(tǒng)的建設(shè)、健全規(guī)章制度的建設(shè)四個優(yōu)化策略，分層次的實施來改善高校檔案管理信息化遇到的問題。

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作者簡介

李栗，（1985.1--）女，回族，黑龍江哈爾濱人，檔案員，研究方向：高校檔案管理。