電子照片檔案對(duì)促進(jìn)高校文化發(fā)展的服務(wù)現(xiàn)狀的研究

張穎

摘 ?要：電子照片檔案是檔案資源的重要分類，具有存儲(chǔ)信息，傳播文化的功能。因其在歷史記載和文化傳播方面更加形象、立體、生動(dòng)，易于被大眾所接受，因此，在高校文化發(fā)展方面發(fā)揮著獨(dú)特作用。該文以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館為例，研究了高校電子照片檔案面臨的問題，論述了如何做好高校電子照片檔案工作，促進(jìn)高校文化發(fā)展的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：電子照片 ?檔案 ?高校 ?文化發(fā)展

中圖分類號(hào)：G273.5 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）06（b）-0206-02

照片檔案指的是機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像或通過掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)直接拍攝而獲得數(shù)字影像為主要反映方式的具有保存價(jià)值的歷史記錄。以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館為例，該館共有館藏照片約22400張，從建校1948年開始僅有11張照片到2019年的500多張照片，這些照片承載著該校的發(fā)展和傳承。這些照片直觀而生動(dòng)地反映了學(xué)校悠久的歷史。

照片檔案的文化傳播功能使得高校對(duì)照片檔案利用度和重視度越來越高。但是照片檔案工作依然比較滯后，加之照片檔案歸檔和管理程序尚不完善，制約了照片檔案的對(duì)高校文化發(fā)展的步伐。筆者結(jié)合自的工作實(shí)際，提出以下幾點(diǎn)思考。

1 ?照片檔案對(duì)高校文化發(fā)展的意義

電子照片檔案主要由兩個(gè)方面組成：一是由數(shù)碼攝錄器材拍攝而成的;二是由傳統(tǒng)照片、聲像檔案數(shù)字化技術(shù)（通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備）轉(zhuǎn)化而來的。就吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館的館藏照片而言，由于年代久遠(yuǎn)，在整理前，基本上以傳統(tǒng)照片為主，在經(jīng)過專人整理，鑒定后，掃描成高度清晰的電子照片后才形成電子照片檔案，并錄入到檔案管理系統(tǒng)。

電子照片檔案直觀、形象地反映了客觀事物及其存在的周圍環(huán)境，并具有直觀性，包含信息量豐富，使人們從實(shí)體影像中獲得了豐富的信息，所以做好高校照片檔案的收集、管理和利用，對(duì)促進(jìn)高校文化發(fā)展工作有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 ?高校電子照片檔案面臨的主要問題

隨著新媒體的飛速發(fā)展，高等院校的電子檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的歷史時(shí)期。但是，作為高等院校的照片檔案工作卻存在著照片保管分散，整理方法多樣，照片質(zhì)量水平高低不齊，保真、保密、保存的難度增大等問題。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）電子照片檔案整體存檔意識(shí)薄弱。這種檔案意識(shí)反映了高校對(duì)檔案的認(rèn)知和重視程度。本來高校照片檔案管理起步較晚，人們對(duì)電子照片的收集和保存意識(shí)觀念陳舊，歸檔意識(shí)薄弱，普遍認(rèn)為照片檔案無關(guān)緊要。加之，機(jī)關(guān)單位或個(gè)人工作繁忙，無暇重視照片檔案的積累，電子照片長(zhǎng)期零散存放，沒有專人保管，甚至因?yàn)閸徫蛔儎?dòng)時(shí)照片無人交接或者丟棄。另外，高校照片檔案收集工作范圍廣、管理人員變化大，甚至部分單位或員工為方便使用，借口不歸檔，這些因素嚴(yán)重地影響了照片檔案收集、整理和編研工作的開展。

（2）電子照片檔案的管理制度不完善。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》和《高校電子文件歸檔管理辦法》的管規(guī)定，很多高校雖然制定了照片檔案管理制度，但不夠健全和完善，因此實(shí)際工作中不夠具體和規(guī)范。

（3）電子照片檔案來源零散。目前很多高校檔案館（室）都無法指派專人跟蹤拍攝學(xué)校重大活動(dòng)、重要會(huì)議和重要事件，尤其是具有重要保存價(jià)值的各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)。這些照片基本上還是由高校宣傳部門或各個(gè)單位直接參與拍攝，這樣使電子照片分散化的現(xiàn)象愈發(fā)嚴(yán)重，收集起來更加困難。

（4）電子照片檔案不能及時(shí)整理，存在著缺失或遺漏現(xiàn)象。電子照片一般只零散存儲(chǔ)于個(gè)人計(jì)算機(jī)上，歸檔時(shí)管理者只稍加整理，不經(jīng)篩選就直接交到檔案館（室），文字說明和批注很不具體。存儲(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量的好壞，存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)換，都會(huì)直接影響數(shù)碼照片的安全。

（5）保存條件不符合需求。當(dāng)前，高校檔案普遍存在著檔案庫(kù)房設(shè)施簡(jiǎn)陋，庫(kù)房無法和辦公室分開，內(nèi)部溫濕度更是達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，照片檔案保管更是沒有專業(yè)保管設(shè)備，導(dǎo)致照片檔案容易變質(zhì)、損壞。以吉林農(nóng)業(yè)檔案館為例，現(xiàn)在存在兩個(gè)問題：一是有149張長(zhǎng)照片由于年代久遠(yuǎn)，已經(jīng)有些破損，無法掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)。二是有56多照片只有老式底版，沒有照片，已經(jīng)沒有老式的洗相技術(shù)和藥水，無法將照片洗出來。

3 ?做好電子高校照片檔案工作，對(duì)促進(jìn)高校文化發(fā)展的幾點(diǎn)建議

（1）加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳，強(qiáng)化高校電子照片檔案收集意識(shí)，及時(shí)、定期收集，對(duì)照片的真?zhèn)魏唾|(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，如果不能將照片收齊，那么照片檔案的管理和利用就根本無從談起。

①通過校園網(wǎng)站、微信和微博等新媒體方式，檔案館（室）加大照片檔案重要價(jià)值性的宣傳，提高對(duì)照片檔案認(rèn)知度。另外，通過舉辦展覽，展示編研成冊(cè)的校史、院史、名人錄等方式，向全校師生宣傳照片檔案價(jià)值，以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館為例，我們將已經(jīng)館藏的20世紀(jì)50年代和60年代的老照片編研成冊(cè)。

②做好特色照片檔案的收集工作，可以公開向校內(nèi)外、尤其是離退休的老同志，或者已故老同志的家屬征集老照片，該校通過這種方式已經(jīng)征集到珍貴照片186張，豐富了館藏照片。

（2）加強(qiáng)高校重大事件（尤其是學(xué)生活動(dòng)）照片的收集工作。針對(duì)高校一些重大事件形成的照片，檔案館（室）還積極主動(dòng)地跟蹤收集，必要時(shí)主動(dòng)參與拍攝活動(dòng)，力求及時(shí)、準(zhǔn)確、清楚、完整。

（3）完善電子照片檔案規(guī)章制度，制定高校照片檔案歸檔實(shí)施細(xì)則，保證電子照片檔案按時(shí)歸檔該校為了對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)有效的管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際，制定《吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》和《吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)文件材料立卷歸檔暫行規(guī)定》。針對(duì)電子照片檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、照片文字說明、信息備注、保管條件等都做出詳細(xì)規(guī)定。

（4）對(duì)電子照片檔案進(jìn)行編研和開發(fā)利用，促進(jìn)高校文化發(fā)展，服務(wù)于社會(huì)。電子照片檔案因其形象生動(dòng)，時(shí)空感強(qiáng)，受到公眾的喜愛，有條件的檔案館要盡快建立照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，拓展照片檔案的利用范圍。

以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，館藏的22400張電子照片檔案中內(nèi)容涉及學(xué)校變遷、學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教學(xué)科研和校園文化4個(gè)主要方向，我們按照年代和事件發(fā)生的先后順序排列，每10年比編一個(gè)照片冊(cè)。每一年里的照片排列的順序依次是：學(xué)校變遷、學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教學(xué)科研和校園文化。

①學(xué)校變遷的排列順序是校門，遠(yuǎn)景，教學(xué)樓、學(xué)生宿舍和教工宿舍等。

②學(xué)校建設(shè)發(fā)展的排列順序是領(lǐng)導(dǎo)視察、合作交流、組織建設(shè)。

③教學(xué)科研的排列順序是教師教學(xué)科研、學(xué)生教學(xué)實(shí)習(xí)、教學(xué)設(shè)施。

④校園文化的排列順序是體育活動(dòng)、文藝活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)、畢業(yè)合影。每一系列照片中按照事件發(fā)生的先后順序排列。所有的老照片均保持原樣，未做任何修飾，將塵封的往事展現(xiàn)于世人面前，同時(shí)標(biāo)注上檔案號(hào)，便于查詢利用。

4 ?結(jié)語(yǔ)

總之， 電子照片檔案在促進(jìn)高校文化發(fā)展方面具有重大意義，高校在照片檔案促進(jìn)高校文化建設(shè)方面依然任重路遠(yuǎn)，加強(qiáng)照片檔案工作的宣傳力度，推進(jìn)照片檔案收集、管理和利用制度的建立，加快檔案的信息化，積極照片檔案信息資源的開發(fā)利用，為高校的文化發(fā)展助力。

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