論事業單位財務檔案管理信息化特點與發展研究

杜微

摘要：在事業單位中，財務檔案屬于會計工作的一部分，因其影響著單位財務管理整體效率，所以也是事業單位中非常重要的管理工作。隨著時代發展，信息技術逐漸進入到財務管理工作當中，也為財務檔案管理工作提供了更多可能性。為提升財務檔案管理的便捷性、準確性和規范性，本文以財務財務檔案管理信息化為主要探究內容，分析實現信息化檔案管理工作的方式。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

事業單位中財務檔案管理工作負責保管和記錄單位各種與經濟活動相關的信息，為會計核算以及事業單位內其他管理工作的展開提供信息保障，也對事業單位發展起著非常重要的作用。信息時代的到來，使我國開始積極倡導會計檔案“互聯網+”行動，基于大數據背景下對財務檔案保管工作提出了新的要求。在《會計檔案管理辦法》中要求，單位應當使用計算機、網絡技術等來管理會計檔案。事業單位也要緊跟時代發展的步伐，合理運用信息技術展開各項工作。

一、財務檔案信息化管理概念和特點

（一）財務檔案信息化管理概念

財務檔案信息化管理概念可以分為三部分內容。首先，財務檔案管理人員應用信息技術可以準確、快速、完整的讀取電子儲存資料。而且制定出會計憑證、會計賬目、財務報表等內容需要進行審批、審核等過程。通過信息技術可以直接進行財務檔案的儲存、管理以及運用，有效提升實際工作效率，并可以長期保存;其次，根據相關規定，使用信息技術儲存財務檔案時，需按照謹慎性原則建立備份資料，形成電子財務檔案;最后，財務檔案管理服務對象是重要的會計核算資料，在信息時代下，事業單位管理工作也面臨新的挑戰。工作人員在進行財務檔案保管時，需要具有高度責任意識，避免在實際工作中出現失誤。實施信息化管理方式，可以有效的減少人為因素造成的失誤，通過分析財務檔案資料，為企業單位發展提供有利幫助。

（二）財務檔案信息化管理特點

（1）對載體要求較高

在以往財務檔案管理工作當中，事業單位會計工作主要是以紙質憑證、賬簿的方式入賬，對于需要儲存這些資料的財務檔案管理工作造成了一定困難，要求有獨立的空間和管理人員。同時，在查找紙質資料、閱讀資料時，也會耗費大量的時間去翻找，通過信息技術便可以有效解決這些問題。但財務檔案信息化管理對載體和環境也提出了更高的要求，比如，計算機對網絡有一定要求，需要在穩定的情況下才能順利運行，如果出現斷網的情況，那么財務檔案信息化管理工作也會陷入癱瘓狀態。其次，財務檔案網絡化管理在硬件設備上也有要求，如計算機存儲設備服務器、掃描儀等。如果缺少硬件設備，財務檔案管理工作就難以展開。最后，計算機需要置于防火、防潮、防磁的環境，同時信息軟件也需要定期進行升級和維護，才能更好的工作。

（2）網絡容易遭受破壞

財務檔案工作信息化管理包括了數字信息以及電子憑證，雖然通過網絡能夠為會計信息提供一個相對安全的環境，但是也存在安全隱患。比如，計算機中病毒，導致電子會計信息丟失，或者財務檔案管理人員在拷貝時隨意更改會計信息等。這影響會計資料的安全性和真實性，間接對事業單位穩定發展造成威脅。

二、加強事業單位財務檔案信息化管理的策略

（一）加大財務檔案信息化管理的重視程度

針對當前事業單位會計信息化管理中存在的問題，首先，事業單位管理人員需要先革新管理理念，組織單位內部財務檔案管理人員學習財務檔案信息化管理方式，并在后期展開定期培訓，使檔案保管工作不斷完善。通過系統化的培訓方式，提升財務檔案管理人員學習信息化管理方式，加強財務檔案管理人員信息素質，促進財務檔案信息化管理工作的有效性。其次，從財務檔案管理工作人員來說，其自身要充分認識到信息化管理方式的優勢，而傳統管理方式已經面臨淘汰，難以滿足事業單位發展需求。因此，財務檔案保管人員需要革新管理理念，并努力學習信息化管理方式，合理利用信息技術來提升事業單位會計信息保管的質量。同時，會計信息管理人員也需要定期向單位負責人展示信息化管理成果，使其他部門的人員配合檔案管理工作，全面提升事業單位管理工作的效率。

（二）財務檔案管理人員應加強信息化技術的利用

首先，在實際工作中，應當使財務檔案管理人員了解并掌握當前與事業單位財務檔案保管工作相關的政策規定，以及行業動態等，對當前社會信息化建設有基本的認知，積極的投入到事業單位信息化建設當中，將傳統集約化管理方式轉變為信息化管理方式。其次，事業單位在開展財務檔案管理工作中，需要加強對檔案管理人員信息技術能力的培訓，使其掌握基礎操作技術，熟練使用各種辦公軟件，提升檔案管理人員專業素養。在實際培訓工作中，主要是讓檔案管理人員熟悉如何使用信息技術來搜集、整理、儲存、查閱、更新等技術，保證后期財務檔案信息化管理工作可以順利展開。

（三）構建完善的事業單位財務檔案管理信息化制度

財務檔案信息化管理工作需要相應的制度支持，這是為后期管理工作奠定基礎，同時也對財務檔案管理工作人員起到一定約束作用?；诖?，事業單位應當結合實際工作情況建立完整的財務檔案信息化管理制度，從整體上協調管理工作，并維持財務檔案信息化管理工作的穩定性和安全性。首先，事業單位負責人應當在原有制度體系上，梳理和重新制定與信息化相關的規章制度，對不適用的信息制度進行修改，并在實際工作中不斷總結相關經驗，完善實際工作中存在的不足。其次，應使財務檔案管理人員嚴格按照信息化管理制度開展相關工作，進一步推動事業單位信息化建設進度。

（四）加強事業單位財務檔案管理信息化隊伍的建設

財務檔案管理人員是信息化建設的主體，對事業單位財務檔案管理工作起到了決定性作用。因此，事業單位除了加強人員培訓之外，也要適當引入高素質的信息化管理人員，并提升相關福利待遇，給財務檔案管理人員提供良好的工作環境，避免人員流失。通過這樣的方式，為事業單位建設較強的財務檔案信息化隊伍，管理人員能靈活運用大數據、云計算機等技術，為事業單位的發展提供源源不竭的動力。

三、反思

隨著信息時代發展，財務檔案與信息技術相融合是時代發展趨勢，但是在財務檔案信息化管理工作當中依然存在很多問題亟待解決。比如，財務檔案管理人員在開展信息化工作時，需要對原始檔案錄入到計算機當中。由于在未使用信息技術之前，財務檔案主要是通過紙質方式進行儲存，那些年代比較久遠的會計資料可能存在字跡模糊、憑證破損等情況，會在一定程度上，影響財務檔案信息化采集工作。同時，紙質檔案還存在分類不清晰、憑證丟失的情況，這也對信息化采集帶來了不利的影響。

其次，事業單位財務檔案管理工作主要負責整理和保管各種原始憑證、財務報表等與經濟活動相關的文件。在會計人員處理完畢之后，會將各種財務信息轉送到財務檔案管理部門，使用信息技術進行保管還會受到以下因素的影響。比如，檔案儲存時間太長、單位管理人員監管不利等都會使財務檔案信息管理的安全性遭到威脅。其次，雖然運用信息技術可以在網絡環境下展開辦公，但也容易使單位會計信息及遭到泄露，被不法人員利用等，對事業單位發展構成不利影響。

四、結語

事業單位在開展財務檔案管理工作的過程中，必須重視信息化建設，在符合時代發展需求的同時，加強對財務檔案管理工作創新力度，在提升工作人員信息化管理能力的基礎上，也提升事業單位綜合實力。因此，在實際開展信息化建設時，事業單位管理人員應構建信息化管理制度，并為單位內部財務檔案管理人員提供培訓機會，引進高素質、高能力的管理人員，從而將信息技術順利融入到財務檔案管理工作當中，提升管理效率。

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