事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路研究

摘要：新時期背景下，信息技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)融合不斷深化，促進了傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。在事業(yè)單位檔案管理工作中，通過實施信息化建設(shè)，能夠深入挖掘事業(yè)單位檔案資源的價值。本文從加強宣傳、信息系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計和人才隊伍建設(shè)等方面提出建議，以期加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進程，推動事業(yè)單位檔案管理向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，專業(yè)化信息系統(tǒng)種類、功能日益豐富，推動了事業(yè)單位檔案管理向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。由于事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)需求不統(tǒng)一，部分事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)沒有現(xiàn)成的實施經(jīng)驗借鑒，造成事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)一些問題。基于此，本文提出具體化建議。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)重視程度不足。當前，雖然事業(yè)單位專項信息系統(tǒng)數(shù)量、功能日益豐富，如OA辦公系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等，但由于事業(yè)單位對檔案管理工作重要性認識不足，檔案管理信息化建設(shè)滯后，雖然部分事業(yè)單位部署了檔案管理系統(tǒng)，但從整體而言，檔案信息系統(tǒng)與事業(yè)單位業(yè)務流程脫節(jié)，僅實現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)的部分功能，未能從檔案管理信息化建設(shè)整體層面進行規(guī)劃設(shè)計，導致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)處于初級階段，影響了事業(yè)單位管理經(jīng)驗的總結(jié)、積累與傳遞。究其原因，是由于事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)重視程度不足，僅將其作為輔助性部門、崗位，未能充分認識到檔案價值的整理與挖掘，對檔案信息化建設(shè)財力、人力投入不足，進而造成檔案信息化建設(shè)滯后的局面。

（二）未能實現(xiàn)信息系統(tǒng)整合。隨著檔案信息化不斷深化，檔案管理系統(tǒng)種類繁雜，其實現(xiàn)的功能存在一定的差異，部分檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位業(yè)務流程脫節(jié)，檔案數(shù)據(jù)格式不一、兼容性較差，無法滿足事業(yè)單位檔案收集、整理、歸檔、使用要求。同時，在信息化建設(shè)背景下，要求事業(yè)單位從頂層設(shè)計高度推動信息系統(tǒng)的融合應用，而部分檔案管理系統(tǒng)與信息系統(tǒng)兼容性交叉、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不完善、數(shù)據(jù)關(guān)系不嚴謹?shù)葐栴}，難以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與專業(yè)信息系統(tǒng)的無縫對接，給事業(yè)單位檔案信息化管理造成不利影響。

（三）檔案信息化人才隊伍有待進一步加強。在檔案信息化建設(shè)中，事業(yè)單位檔案信息化專業(yè)人才缺乏，缺乏精通計算機、信息管理、互聯(lián)網(wǎng)等專業(yè)技術(shù)的復合型人才，進而造成檔案信息化建設(shè)技術(shù)力量薄弱，造成事業(yè)單位檔案信息化與事業(yè)單位實際特點、業(yè)務流程脫節(jié)，制約了事業(yè)單位信息化建設(shè)進程。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新策略

（一）提高事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)重視程度。新時期背景下，積極推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是提高檔案管理工作效率的重要途徑。事業(yè)單位信息化建設(shè)需要多部門協(xié)調(diào)合作，需要事業(yè)單位加大財力、人力投入，只有加強檔案信息化建設(shè)重要性宣傳，提高事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的重視程度，才能營造良好的內(nèi)部環(huán)境。因此，應在事業(yè)單位內(nèi)部加大宣傳力度，增強檔案信息化建設(shè)的緊迫感、責任感。同時，應加強與業(yè)務部門之間的聯(lián)系，重點講解信息化建設(shè)在檔案資源利用、檔案收集與歸檔等方面的重要作用，強化各部門對檔案管理工作的支持力度，形成齊抓共管的事業(yè)單位檔案管理局面。

（二）加強信息系統(tǒng)規(guī)劃，實現(xiàn)系統(tǒng)無縫對接。新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理貫穿于業(yè)務、管理全過程，檔案管理信息化建設(shè)應面向事業(yè)單位業(yè)務特點，加強檔案信息化系統(tǒng)專項數(shù)據(jù)庫的研發(fā)與建設(shè)工作，促進檔案信息化建設(shè)與事業(yè)單位特點相適應。在建設(shè)過程中，應根據(jù)事業(yè)單位檔案信息形成、收集、保存、交換、訪問、查詢及共享的邏輯關(guān)系，合理確定事業(yè)單位信息化建設(shè)的工作流程，落實檔案信息化建設(shè)與事業(yè)單位業(yè)務流程的結(jié)合。

（三）加強信息化人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，專業(yè)化人才是信息建設(shè)的關(guān)鍵，因此，事業(yè)單位應積極培養(yǎng)、引進信息化人才，提高檔案部門信息化建設(shè)能力。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，事業(yè)單位應加強專業(yè)化培訓，首先，面向檔案管理崗位人員開展專業(yè)化操作培訓，提高檔案管理人員系統(tǒng)操作能力；其次，面向業(yè)務部門，應結(jié)合事業(yè)單位檔案管理制度，定期開展檔案管理系統(tǒng)操作培訓，切實提高檔案收集、整理、移交工作的規(guī)范性，促進檔案管理工作有序開展。

三、結(jié)語

新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理部門應積極研究檔案信息系統(tǒng)應用價值，加強檔案信息化建設(shè)宣傳，事業(yè)單位領(lǐng)導要加大對檔案信息化建設(shè)的支持力度，加強與業(yè)務部門合作，形成檔案信息化建設(shè)合力。同時，從事業(yè)單位業(yè)務規(guī)劃出發(fā)，科學規(guī)劃事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接，并通過信息化人才隊伍建設(shè)，保障事業(yè)單位信息系統(tǒng)高效應用，提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平。

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（作者簡介：劉曉莉，女，本科，吉林省德惠市松花江鎮(zhèn)文化站，研究方向：檔案管理）（責任編輯 肖英奎）